Que faire quand on recrute pour la première fois ?

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Votre entreprise a besoin d’intégrer un nouvel élément afin de poursuivre sa croissance ? Qui recruter ? Comment recruter ? Que faire quand on recrute pour la première fois ? Et comment bien intégrer vos nouveaux venus ? Notre article va ainsi répondre à l’ensemble de vos questions sur la première embauche, avec de très grandes précisions concernant le formalités administratives que vous allez devoir aborder lors de ce recrutement dans votre entreprise !

Comment être sûr de bien recruter pour la première fois ?

Tout d’abord, sachez que vous n’êtes pas obligé de gérer un recrutement seul ! En effet, il existe un certains nombre de professionnels dont le métier est de trouver les meilleurs employés pour les entreprises leur demandant. Cela vous aidera certainement dans votre recherche d’employés si vous êtes prêt à y mettre un certain prix.

On recrute pour la première fois – Quelles sont toutes les étapes ?

On peut résumer une embauche en 3 points :

  • Définition du poste à remplir, du profil recherché, de ses qualifications et de ses compétences, ainsi que de vos techniques de recrutement ainsi que des moyens que vous êtes prêt à mettre à disposition pour son bon déroulement.
  • Servez vous des moyens définis dans l’étape précédente afin de déterminer de vos moyens d’actions mis en oeuvre dans ce recrutement : Trouvez le meilleur profil  que vous recherchez.
  • Intégrer votre nouvel arrivant : Accueillez le, intégrez le à son poste et au sein de l’entreprise. Et enfin vous pouvez vous attaquer aux formalités administratives liées l’embauche pour le poste : Rédiger le contrat de travail, déclarer l’embauche au organismes sociaux, …

Quelles sont les formalités administratives liées à l’embauche ?

La DPAE

Vous ne pouvez employer de salarié tant que vous n’avez pas rempli votre DPAE auprès de l’URSSAF. L’objectif de la DPAE est de remplir le principal des obligations imposées, via une seule formalité. Vous devez faire parvenir cette déclaration de DPAE dans les 8 jours précédents l’embauche.

L’affiliation de l’entreprise à une caisse de retraite complémentaire

Suivant les 3 mois de la date de votre inscription au RCS, et ce même sans embauche, vous allez devoir tout de même adhérer à un groupe de protection sociale AGIRC (cadres) et ARRCO (non-cadres). Selon certains domaines professionnels, la caisse compétente pourra être désignée d’office, sinon, elle sera géographique.

Comment employer un salarié étranger

En tant que chef d’entreprise, vous avez la possibilité d’embaucher toute personne originaire de l’Espace Economique Européen et de la Suisse sans avoir à leur vérifier quelconque autorisation de travail.

Pour employer un étranger, vous devrez faire parvenir votre demande de vérification par lettre datée, signée et recommandée avec AR au moins 2 jours avant l’embauche (ou via courrier électronique avec une copie du titre présenté paf l’étranger).

Vous recevrez la réponse de la préfecture sous deux jours ouvrables à compter de la réception. En absence de réponse, cela vaut accomplissement de votre obligation de vérification.

En revanche, vous n’avez pas à remplir toutes ces obligations si le candidat vous présente un justificatif d’inscription à la liste de demandeurs d’emploi provenant de Pôle emploi.

Devez vous inscrire votre salarié sur le registre unique du personnel ?

N’oubliez pas de faire figurer l’embauche de votre nouvel employé, ainsi que toutes les informations relatives à cette embauche, sur le registre unique du personnel de votre entreprise.

Comment employer un contrat CDD ?

Si votre entreprise fait partie des secteurs commerçant, industriel, artisanal ou des services, vous serez alors dans l’obligation de remettre un BIAF à votre salarié. Ce BIAF (Bordereau Individuel d’Accès à la Formation), à lui donner en même temps que son contrat de travail, est censé l’informer sur ses droits à congé-formation.

Concernant les secteurs d’activités restants, vous avez la possibilité de remettre ce BIAF à la fin du contrat. Vous pouvez retrouver un exemplaire de ce BIAF sur ce site web.

Comment se passe la visite d’information et de prévention ?

Depuis 2016, un décret a permis de déterminer certaines conditions relatives à cette visite : il prévoit soit une première visite d’information et de prévention, soit un examen médical d’aptitude à l’embauche si le salarié est exposé à des risques professionnels.

Vous pouvez ainsi retrouver les coordonnées du service de santé au travail le plus proche auprès de la DIRECCTE de votre ville / région.

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Qu’est ce que le DUER (Document Unique d’Evaluation des Risques) ?

Le DUER répertorie les dangers pour la sécurité et la santé des employés et participe à l’analyse des risques. Ce DUER doit être disponible pour :

  • les salariés ;
  • les membres du CHSCT ;
  • des délégués du personnel ;
  • du médecin du travail ;
  • de l’inspection du travail ;
  • des services de prévention des organismes professionnels de santé ;
  • de sécurité et des conditions de travail ;
  • ainsi que des inspecteurs de radioprotection si nécessaire.

Vous devez le tenir à jour au minimum chaque année.

Quels sont les affichages obligatoires en entreprise ?

En tant qu’employeur, vous êtes tenu de vous assurer de l’affichage de certains documents :

  • L’adresse, le nom et le téléphone de l’inspecteur du travail concerné géographiquement ;
  • L’adresse, le numéro de téléphone du médecin du travail et des services de secours d’urgence ;
  • L’avis d’existence d’une convention collective ;
  • Le règlement intérieur si il y en a un ;
  • Les horaires de travail et les durées de repos ;
  • Une information stipulant l’interdiction de fumer dans les locaux de l’entreprise ;
  • Les modalités d’accès au document unique d’évaluation des risques ;
  • Les dispositions des articles faisant référence au harcèlement sexuel et moral en entreprise.

Ces affichages figurent à une place facile d’accès et sur les lieux ou le travail est effectué. Afin de tenir compte de l’évolution des technologies, il n’y a pas d’obligation quant au support, l’obligation d’information pouvant se remplir « par tout moyen ».

Quels sont les documents à remettre à vos nouveaux employés ?

Quand vous embauchez un nouvel employé, vous devez lui fournir une copie de la DPAE (Déclaration Préalable À l’Embauche) ou une copie de l’accusé de réception provenant de l’URSSAF (ou d’autre organisme destinataire de cette déclaration). Vous avez rempli vos obligations à partir du moment ou le salarié embauché dispose d’un contrat de travail écrit ; ou figure la mention de l’organisme destinataire. Un manquement à cette disposition impose une amende de l’ordre de 750 €.

À propos de l'auteur : Sarah Jaouani est responsable de la comptabilité et cofondatrice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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