Retard de paiement : contexte, gestion et conséquences

Qu’est-ce qu’un retard de paiement ?

La notion de retard de paiement suppose de clarifier plusieurs termes : le délai de paiement et la date d’échéance légale ou contractuelle. La réglementation encadre les retards de paiement. Ceci est vrai, quelle que soit la nature de la somme à régler par un débiteur à un créancier.

Définition du retard de paiement

L’entreprise qui vous octroie un délai pour payer un montant, soit votre dette, vous accorde un crédit. Cette possibilité de paiement différé suit un cadre précis. Quand le débiteur dépasse l’échéance prévue pour le règlement, ceci constitue un retard de paiement. C’est un manquement à l’obligation de régler la somme, que ce soit une prestation de service, des marchandises, des impôts, le remboursement d’un prêt ou d’une avance, etc.

Quel délai légal de paiement s’applique entre professionnels ?

Chaque type de paiement suit des règles qui lui sont propres. Une entreprise doit réaliser différents types de règlements : factures, salaires, charges sociales, annuités d’emprunt, impôts et taxes, TVA, etc. Pour chaque catégorie d’engagements financiers, le contrat ou la loi fixe les règles.

Par exemple, l’entreprise de moins de 50 salariés doit verser les cotisations Urssaf au plus tard le 15 du mois qui suit la période de paie. Peu importe la date de paiement des salaires.

Retards de paiement : les cas de figure en entreprise

La notion de retard de paiement concerne tous les types de dettes ou de créances. À chaque cas de figure, vous rencontrez des règles spécifiques et des conséquences ou sanctions financières en cas d’enfreinte des règles.

Quel est le délai légal de paiement des impôts ?

Un avis d’impôt comporte toujours la mention de la date d'échéance. C’est donc la date maximale à laquelle le contribuable doit réaliser le paiement de sa dette. Lorsque vous rencontrez des difficultés financières ponctuelles pour honorer vos obligations dans le délai, mieux vaut prendre les devants, sans attendre le dépassement de la date.

Demandez un délai de paiement supplémentaire, soit un échelonnement de la dette. Ceci vaut pour les particuliers comme pour les professionnels. Notez toutefois que certaines dettes fiscales ne vous autorisent pas en France à demander des délais de paiement :

• prélèvement à la source (PAS) ;
• acomptes d’impôt sur le revenu ;
• acomptes de CFE ;
• intérêts de retard de recouvrement ;
• droits de mutation (liés à une formalité).

Qu’est-ce qu’un retard de paiement pour un prêt ou un crédit ?

La notion de délai de paiement s’utilise aussi pour des dettes financières. Lorsque l’emprunteur ne parvient pas à honorer ses échéances, conformément au tableau d’amortissement annexé à son contrat de prêt, il essaie d’obtenir un délai. Il commence généralement par une demande à l’établissement de crédit.

S’il n’obtient pas de report amiable de ses mensualités, il peut utiliser les dispositions de l’article L.314-20 du Code de la consommation. Ce texte comporte des mesures de protection. Ainsi, le juge peut lui accorder des délais avec des reports d’échéance.

Quel est le délai légal pour payer une facture et éviter le retard de paiement ?

Les entreprises sont tenues de respecter des règles en matière de délais de paiement des factures. Même si elles ont la faculté de négocier les échéances, elles doivent toutefois le faire dans le cadre prévu par la loi.

Dès lors que le bien ou le service ne se paie pas comptant ou à réception, la vente prévoit une date d’échéance future. C’est la date maximale pour réaliser le règlement.

Le fonctionnement de ces délais est expliqué en détail dans l’article sur les délais de paiement pour des factures. La date par défaut correspond à un délai de 30 jours après la réception du bien ou la livraison du service, sauf si le contrat précise autre chose. Notez également que certaines activités doivent suivre des délais spécifiques, plus courts que ceux prévus pour le cas général.

Quelles sont les conséquences d’un retard de paiement ?

La première conséquence immédiate du retard de paiement pour un client, c’est l'apparition d’une facture impayée. Pour un prêt dont l’échéance est dépassée, de la TVA ou n’importe quel autre type de règlement, il en va de même. Ce statut peut s’aggraver si toutes les mesures entreprises pour récupérer la somme restent sans effet.

Les impacts des retards de règlement sur la trésorerie de l’entreprise

Quels que soient les modalités de paiement et les délais accordés à un débiteur, l’absence de règlement impacte négativement la trésorerie du créancier. La somme due n’est pas payée à la date convenue. L’entreprise qui établit ses prévisions de trésorerie à partir de ses échéanciers se trouve potentiellement en difficulté. En effet, la rentrée d’argent programmée ne se réalise pas. C’est alors essentiel de mettre en place des mesures de recouvrement de factures, afin d'accélérer au maximum les encaissements clients.

Les conséquences financières des retards pour le débiteur

Le débiteur ou client qui ne paie pas ce qu’il doit à son créancier ou fournisseur garde donc la trésorerie correspondante sur son propre compte bancaire. Souvent, il ne respecte pas les délais, parce que sa trésorerie est justement défaillante ! Dans tous les cas, ce non-paiement constitue un coup de canif dans le contrat conclu. Aussi, il reçoit des relances des factures régulières et pressantes de son fournisseur. Et, il doit lui verser, en plus du montant facturé, des pénalités, selon le taux convenu contractuellement.

Comment calculer les pénalités de retard de paiement ?

Un retard de paiement conduit un professionnel à réclamer la somme due, majorée des pénalités prévues par les textes. Pour les factures impayées, le vendeur peut ainsi émettre une facture pour ces sommes à ajouter au règlement attendu. Elles comprennent :

• les intérêts de retard, selon le taux retenu par l’entreprise et selon le nombre de jours écoulés depuis la date d’échéance de chaque facture ;
• l’amende forfaitaire de 40 euros par facture non réglée.

Consultez notre article qui traite des pénalités pour retard de paiement pour disposer de plus d’informations et d’un exemple de calcul d’une telle indemnisation.

Qu’est-ce que les frais de recouvrement ?

Les entreprises qui font face à des retards de paiement sont pénalisées financièrement. Plusieurs jours passent sans encaisser les sommes dues par leurs clients.

C’est souvent utile de confier le processus de recouvrement à des professionnels dont c’est le métier. De telles sociétés spécialisées ou commissaires de justice facturent des frais de recouvrement sous forme d’honoraires. Il peut aussi s’agir tout simplement des frais postaux, comme l’envoi de recommandés.

Inversement, si vous répercutez des pénalités financières pour retard de paiement à vos clients, ceci représente une indemnisation, donc un produit pour vous. Ces intérêts et sanctions financières figurent alors dans les produits financiers de votre entreprise.

Vous cherchez à comprendre où enregistrer ces frais ou ces produits ? Qu’il s’agisse de procédures amiables ou judiciaires, consultez l’article sur la comptabilisation des frais de recouvrement.

Comment réduire au maximum les retards de paiement des clients ?

Vous l’aurez compris, le retard de paiement, quelles que soient sa nature et sa raison, pénalise l’entreprise qui attend l’argent en provenance de son client. Pour réduire au minimum l'impact de ce phénomène, vous avez tout intérêt, en tant que créancier, à vous organiser. Le mieux pour la gestion est de prendre le mal à la racine, autant que possible.

Soigner sa facturation et ses devis

Le droit applicable en matière de délais de paiement c’est une chose. Une des meilleures garanties de recevoir vite le montant qui vous est dû pour de la marchandise ou un service vendu, c’est d’établir vos devis et factures de façon méticuleuse. Évitez absolument des documents :

• peu clairs, trop vagues ou qui se contredisent ;
• sans les mentions obligatoires prévues par les textes ;
• avec des erreurs de tarif, de quantités, de calcul, etc.

Pour sécuriser ces processus, mieux vaut recourir à un logiciel pour devis et facturation. Il vous garantit la conformité aux textes, tant pour le format des pièces que pour le contenu des documents.

Limiter les prises de commandes à risque ou prendre des garanties

Plus l'entrepreneur analyse les risques que peut représenter un client en amont de la vente, plus il limite les retards de paiement et les impayés. En fonction du montant de la commande envisagée, surtout avec un prospect, mieux vaut prendre des précautions.

Voici des méthodes à mettre en place pour une gestion sereine :

• analyser la solvabilité du client ;
• définir un montant plafond à ne pas dépasser pour l’encours de factures en attente de paiements ;
• souscrire une assurance crédit (avec aussi un plafond à ne pas dépasser) ;
• demander le paiement d’un acompte à la commande, voire de plusieurs acomptes pour une prestation de longue durée, comme dans le bâtiment ;
• exiger une autre garantie de paiement de votre client (son banquier ou sa société mère, par exemple).

Réaliser des relances régulières et organisées pour les factures impayées

Gérer ses impayés c’est d’abord tout faire pour éviter que le retard de paiement se transforme en perte définitive. Le dépassement de la date d’échéance reste peu grave s’il se produit une fois et s’explique par un litige ou un simple oubli administratif. Les retards de paiement s’accumulent, se répètent et durent ? Ces délais sous-entendent souvent que l'acheteur éprouve des difficultés financières importantes.

Dans tous les cas, les relances sont essentielles. Elles doivent démarrer dès le moindre retard, voire même avant l’échéance, sous forme de rappel bienveillant. Relancer un client exige de l’organisation et un suivi sans faille. À chaque relance pour les mêmes factures non réglées, vous augmentez la pression auprès du client. Notamment, lors de la seconde relance, pensez à lui réclamer les pénalités, soit les intérêts et l’amende forfaitaire par facture en retard.

Si le processus amiable ne permet pas d’obtenir le règlement, passez à la voie judiciaire pour les sommes qui en valent le coup. Plusieurs solutions existent pour du recouvrement judiciaire. Parlez-en à votre expert-comptable pour savoir ce qui serait le plus judicieux pour votre entreprise.

Les retards de paiement fragilisent les entreprises. Ils peuvent détruire la marge commerciale obtenue par vos vendeurs. Vendre c’est bien, mais encaisser le fruit de la vente, c’est indispensable. Pour bien démarrer la partie administrative d’une opération client, commencez par des devis et des factures impeccables. Dougs, expert-comptable à distance, vous offre un logiciel de facturation gratuit et en ligne. C’est la meilleure manière d’abandonner le tableur pour ces tâches et de sécuriser vos documents. Envie d’essayer sans aucun engagement ? Quelques clics suffisent.