Comment gérer une facture annulée dans sa comptabilité ?

Une facture mal rédigée, ça peut être un gros problème pour vos clients s'ils n'ont pas la bonne date, la bonne somme de notée, ou même les conditions de paiement. Mais c'est aussi dangereux pour votre entreprise en cas de contrôle fiscal, quel que soit votre domaine d'activité ! Vous avez émis une facture mais vous vous rendez compte qu’elle comporte des erreurs ? Ne vous inquiétez pas, il existe des solutions, et ce n'est pas si compliqué. Voici comment rectifier vos situations de facture à annuler !

Qu'est-ce qu'une facture d'annulation ?

Du point de vue légal, il n’existe pas à proprement parler de “facture d’annulation”. L'annulation de la facture consiste simplement ici à corriger une facture comportant des erreurs, avec un autre version de la facture, comportant un numéro de facture différent.

Facture d'avoir et facture rectificative

Vous pouvez alors recourir à une facture d’avoir, venant intégralement annuler la facture précédente. Vous ferez référence à cette dernière dans la facture d’avoir nouvellement émise et rédigerez une nouvelle facture en bonne et due forme. Ou vous pouvez émettre une facture rectificative. Elle apporte alors un complément au premier document : remise oubliée, facturation d’une prestation complémentaire… De la même manière, vous ferez référence au document d’origine. Dans les deux cas, il s'agit de faire une facture avec son propre numéro de facture, distinguée de la facture à annuler.

Est-il possible d'annuler une facture ? Est-ce légal ?

Vous souhaitez simplement déchirer la facture erronée et repartir de zéro ? Ce n’est normalement pas possible. Les logiciels de facturation ne permettent pas de modifier une facture qui a été définitivement émise. Annuler une facture n'est pas donc pas "possible" puisque vous devrez respecter la numérotation des factures, et celle qui la remplacera aura un autre numéro. 

Qui peut annuler une facture ?

Seul l’émetteur de la facture peut en principe l’annuler ou la modifier. Attention, annuler une facture n'est pas aussi simple que la déchirer, supprimer le fichier (si c'est un facture électronique), et se mettre d'accord avec le client. Pour annuler une facture, il faut justifier l'annulation par un document rectificatif ou un avoir. 

Pourquoi annuler une facture ?

Corriger votre facture fait généralement suite à la constatation d’une erreur. Il peut s'agir d'une erreur sur les sommes mentionnées, la quantité des produits, la date d'émission, les conditions de paiement, le montant de la tva... Vous pouvez vous en rendre compte par vous même, ou cela peut vous être signalé par votre client. Il est important d’être réactif dans ces corrections pour créer rapidement une facture d'avoir ou/et une nouvelle facture, et préserver de bonnes relations commerciales.

Comment modifier une facture ?

Soit vous émettez un avoir, dont le montant représente la dette totale ou partielle de votre client, selon la situation. Soit vous émettez une facture rectificative.

Les règles pour la modification d'une facture

Dans les deux cas, il est important de faire référence au document à corriger. Sur cette nouvelle version de la facture, on utilise alors souvent la mention  “annule et remplace la facture n° xxxxx”.

Dans tous les cas, les factures rectificatives et les avoirs émis doivent répondre aux mêmes conditions de validité que les factures initiales (mentions obligatoires, numérotation continue etc).

Erreur sur une facture : Comment annuler une facture non payée ?

Est-il possible d'annuler une facture non réglée ?

Dès lors qu’elle est émise, réglée ou non, on n’annule pas une facture en la mettant à la corbeille. Cela laisserait une incohérence dans la bonne continuité que doit représenter la numérotation de vos factures. Ce qui risque de ne pas plaire à l’administration fiscale…

Dans ce cas, vous devez émettre une nouvelle facture qu'on appelle la facture rectificative. Elle comporte la mention “annule et remplace la facture n°xxx”. 

Est-il possible d'annuler une facture déjà réglée ?

Lorsque la facture a déjà été payée par votre client, il y a deux cas de figure : 

• Soit vous souhaitez en réduire le montant final : dans ce cas, vous émettez un avoir et votre client pourra le déduire d’un prochain achat. Ou vous le remboursez, tout simplement. Elle fera alors apparaître un montant “net à déduire”.
• Soit il manque certains éléments et le prix est finalement supérieur. Vous pouvez alors émettre une facture complémentaire afin d’obtenir le règlement des sommes restant dues.

Quel délai pour annuler une facture ?

Idéalement, dès la constatation de l’erreur ou de la correction à apporter. Les textes ne mentionnent pas de délais précis en la matière. Mais mieux vaut être diligent.

Les sanctions si une facture erronée n'est pas corrigée ?

Tout dépend de la nature des éléments à corriger. S’il s’agit de mentions obligatoires ou de non conformités de ce type, vous vous exposez à des amendes : 15 euros par mention manquante ou erronée. 

Le code général des impôts sanctionne toute personne qui a délivré une facture ne correspondant pas à une livraison ou à une prestation de service réelle. Déclarer des factures non conformes au service réel peut vous mettre en infraction fiscale. L’amende peut être égale à 50% des sommes concernées en cas de livraison ou prestation fictive. 

De plus, une entreprise qui ne respecte pas son obligation de facturation s’expose à ces sanctions pécuniaires  : 

• Pour une entreprise individuelle :  jusqu'à 75 000 €
• Pour une société : jusqu'à 375 000 €

FAQ sur l'annulation d'une facture

Comment annuler une facture comptabilisée en double ?

Il faut dans ce cas émettre une facture d’avoir, qui fera référence à la facture initiale à annuler. C'est tout simplement une version de la facture où le crédit de la première facture devient le débit et inversement. On appelle ça une contre-passation.  

Comment passer une écriture d'annulation ?

Du point de vue comptable, votre facture d’avoir s’enregistre comme votre facture de vente, mais à l’envers ! Le crédit et le débit sont inversés, ce qui permet d'annuler l'opération et la facture précédente, en conservant une trace toute modification. 

Comment faire une facture d'avoir ?

La facture d’avoir comporte toutes les mentions obligatoires de la facture d’origine. Vous y insérez la mention de crédit en faisant référence à la facture qu’elle corrige. 

Pour éviter toute erreur, nous vous conseillons d’utiliser un logiciel de facturation conforme aux exigences légales.