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Comment faire coter et parapher le registre d’Assemblée Générale ?

Le registre d’Assemblée Générale est un recueil retraçant les décisions prises au cours de la vie d’une entreprise et conservant une trace des procès-verbaux des délibérations. Modifications statutaires, approbations des comptes doivent être scrupuleusement notées en cas de contrôle de l’administration. Pour être en règle, il est impératif de faire coter et parapher votre registre d’Assemblée Générale.

Où acheter un registre d’Assemblée Générale ?

Le registre des assemblées générales est le plus souvent sous forme de classeur (noir) composé de 100 feuillets mobiles numérotés. Vous pouvez vous procurer un exemplaire en papeterie, en librairie spécialisée dans les domaines juridiques ou directement sur Internet. Les pages numérotées permettent d’inscrire chronologiquement les procès-verbaux des délibérations de l’Assemblée Générale sans pouvoir intercaler de pages. Cela donne une valeur probante au registre en cas de litiges sur les décisions prises.

Quel formalisme appliquer à l’ouverture du registre ?

Afin que le registre des Assemblées Générales puisse servir en cas de litiges ou en cas de contrôle (de l’administration fiscale ou de l’URSSAF par exemple), il faut respecter un certain formalisme. En effet, il est nécessaire de faire coter et parapher le registre. Cela consiste en une mention en première page du registre et sur les cent pages qui le composent, qui sont inscrite soit par la Mairie, soit par le Greffe du tribunal de commerce. Coter et parapher sont des étapes indispensables à l’ouverture de votre registre d’Assemblée Générale. Vous ne pouvez pas coter et parapher votre registre d’Assemblée Générale vous-même. 

Comment faire coter et parapher un registre par le greffe du Tribunal de commerce ?

La première façon de faire coter et parapher un registre des Assemblées Générales est de s’adresser au greffe du Tribunal de commerce. Vous pouvez vous rendre au Tribunal de commerce le plus proche de chez vous et demander sur place la cote et le paraphe de votre registre. Il est également possible de procéder à l’envoi de vos documents par courrier en recommandé avec avis de réception. Les frais de cette procédure sont autour de 3 € par registre, hors frais de port.

Comment faire coter et parapher un registre par le maire ?

Si vous ne pouvez pas faire coter et parapher les pages du registre d’Assemblée Générale par le greffe du Tribunal de commerce, une autre option s’offre à vous. Vous pouvez vous rendre en mairie et demander à ce que votre document soit paraphé par le maire de la commune. Une solution appréciable pour les entrepreneurs se situant loin des greffes de Tribunal de commerce. Contrairement à ces derniers, la mairie cote et paraphe vos documents gratuitement

Vous préférez une gestion dématérialisée ? Sachez qu’il existe de plus en plus de solutions en ligne. Cette méthode requiert des certifications d’horodatage et des signatures électroniques, indispensables pour certifier vos documents. Elle reste à ce jour incomplète et ne permet pas souvent de se dispenser de la conservation des documents originaux. 

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Checklist

Comment tenir un registre d’Assemblée Générale ?

La tenue d’un registre d’Assemblée Générale est une obligation juridique de l’entreprise. Elle concerne toutes les sociétés civiles et commerciales (SCI, SARL, SAS, etc.), y compris les sociétés unipersonnelles (EURL, SASU, etc.). Il doit avant tout contenir l’ensemble des PV des Assemblées Générales, par ordre chronologique, incluant : date et lieu de l’AG, noms des associés présents ou représentés, résumé des débats, résolutions et résultats des votes. Les procès-verbaux sont ensuite signés et établis sur le registre.

Le saviez-vous ? Les SAS ont l’obligation d’ouvrir un registre des mouvements de titres.

Dès la création de votre société, adoptez les bons réflexes en matière de formalisme. Ils sont essentiels à la bonne gestion de votre entreprise. Sans quoi, vous risquez quelques déboires avec l’administration. Autant éviter, non ? 

En savoir plus sur les obligations juridiques des entreprises

David Bernier

Référent juridique

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