Registre d’assemblées générales paraphé et coté : comment faire ?

Vous êtes chef d’entreprise et vous souhaitez en savoir plus sur le registre d’assemblées générales paraphé ? Ce document officiel est un recueil qui retrace les décisions prises au cours de la vie de votre entreprise et qui conserve une trace des procès-verbaux et des délibérations. Modifications statutaires, approbations des comptes doivent être scrupuleusement notées par vos soins en cas de contrôle de l’administration. Pour être en règle, vous devez impérativement faire coter et parapher votre registre d’assemblées générales. Vous avez 5 minutes ? Super, on vous explique tout !

Définition : qu’est-ce qu’un registre d’assemblées générales paraphé ?

Le registre d’assemblées générales se constitue de l’ensemble des décisions prises dans le cadre de votre société. Au cours de la vie de votre structure, il est souvent nécessaire de réunir les associés en assemblée générale pour prendre des décisions collectives. L’ensemble de ces décisions sont retranscrites sur des procès-verbaux. Mais ensuite, que faire de ces PV ? Et bien, ils doivent être conservés sur un registre, le registre d’assemblées générales ! Si vous êtes associé unique, il est question ici de vos procès-verbaux de décision de l’associé unique.

À quoi ça sert d’avoir un paraphe de registre d’assemblées générales (document paraphé) ?

Le registre d’assemblées générales paraphé est un classeur composé de 100 pages numérotées afin de s’assurer de l’ordre et de la chronologie de la retranscription de vos procès-verbaux. Il n’est pas possible d’intercaler ces documents entre 2 autres. Pourquoi ? Sinon, vous perdez la chronologie des PV. 

Tenir le registre d’assemblées générales vous permet en conséquence d’apporter :

• Une preuve de la bonne tenue de vos assemblées générales ;
• La validité des décisions qui ont été prises et retranscrites sur les procès-verbaux.

Ça peut notamment servir en cas de contrôle de l’administration fiscale ou de l’URSSAF. Et oui, l’administration peut vous demander de lui communiquer ce registre des assemblées générales afin de vérifier les décisions prises et leur conformité avec les déclarations fiscales et sociales réalisées par votre société.

Si vous décidez de transmettre votre société à une autre personne, lors d’une vente de vos titres par exemple, il est obligatoire de lui remettre le registre des assemblées générales afin qu’il puisse vérifier l’ensemble des décisions prises depuis la création de votre société. Il est donc très important de pouvoir apporter la preuve de la bonne tenue de ce registre.

Où acheter un registre d’assemblées générales (SASU, SCI, association) ? Quel tarif/prix ?

Le registre des assemblées générales paraphé est le plus souvent sous forme de classeur (noir) composé de 100 feuillets mobiles numérotés. Vous pouvez vous procurer un exemplaire en papeterie, en librairie spécialisée dans les domaines juridiques ou directement sur Internet. Pour ce qui est du prix d’un tel document, nous ne pouvons pas vous en dire plus. Mais pas d’inquiétude, partez du principe que ce classeur ne coûte que quelques dizaines d’euros. Et ce, que vous soyez en SASU, en SCI ou dans un cadre associatif !

Procédure : quel formalisme appliquer à l’ouverture du registre paraphé d’assemblées générales ?

Afin que le registre d’assemblées générales puisse servir en cas de litiges ou en cas de contrôle (de l’administration fiscale ou de l’URSSAF par exemple), vous devez respecter un certain formalisme. En effet, il est nécessaire de faire coter et parapher le registre d’assemblées générales. Rien de compliqué : ça consiste en une simple mention en première page du registre et sur les 100 autres pages qui le composent. Notez bien que vous ne pouvez pas coter et parapher votre registre d’assemblées générales vous-même. Nous vous conseillons de le faire faire auprès du greffe du tribunal de commerce ou en mairie.

Comment faire coter et parapher un registre par le greffe du tribunal de commerce ?

La première façon de faire coter et parapher votre registre d’assemblées générales est de s’adresser au tribunal de commerce le plus proche de chez vous et de demander sur place la côte et le paraphe de votre document officiel. Les frais de cette procédure sont autour de 3 € par registre, hors frais de port.

Vous pouvez réaliser cette formalité à distance en envoyant le registre par courrier (en envoyant par exemple uniquement les pages et conserver le classeur) au greffe du tribunal de commerce. Pensez à ajouter dans votre courrier une enveloppe affranchie pour le retour du registre. Le cas échéant, vous devrez aller le récupérer sur place.

Comment faire coter et parapher ce document officiel par le maire ?

Si vous ne pouvez pas faire coter et parapher les pages du registre d’assemblées générales par le greffe du tribunal de commerce, une autre option s’offre à vous. Rendez-vous en mairie et demandez à ce que votre document soit paraphé par le maire de votre commune. C’est une solution appréciable si vous êtes loin des greffes de tribunal de commerce de votre région. Et en plus, la cote et le paraphe de votre registre d’assemblées générales fait en mairie sont gratuits !

Comment tenir un registre d’assemblées générales paraphé ?

La tenue d’un registre d’assemblée générale paraphé est une obligation juridique pour votre entreprise. Cette obligation concerne :

• Toutes les sociétés civiles et commerciales (SCI, SARL, SAS, etc.) ;
• Toutes les sociétés unipersonnelles (EI, SASU, etc.).

Il doit avant tout contenir l’ensemble des procès-verbaux des assemblées générales, par ordre chronologique, incluant : 

• Date et lieu de l’AG ;
• Noms des associés présents ou représentés ;
• Résumé des débats ;
• Résolutions et résultats des votes.

Les procès-verbaux sont ensuite signés et établis sur le registre.

Pour la tenue de votre registre d’assemblées générales paraphé, vous pouvez établir vos procès-verbaux en les imprimant directement sur les pages du registre. Attention à bien respecter la numérotation des pages pour éviter les erreurs. Ensuite, vous devez signer toutes les pages.

Le saviez-vous ? Les SAS ont l’obligation d’ouvrir un registre des mouvements de titres. Dès la création de votre société, adoptez les bons réflexes en matière de formalisme. Ils sont essentiels à la bonne gestion de votre entreprise. Sans quoi, vous risquez quelques déboires avec l’administration. Autant les éviter, non ? 

Est-il possible d’obtenir un registre d’assemblées générales paraphé en version dématérialisée ?

Vous préférez une gestion dématérialisée plutôt qu’un registre d’assemblées générales paraphé ? Sachez qu’il existe de plus en plus de solutions en ligne. Cette méthode requiert des certifications d’horodatage et des signatures électroniques, indispensables pour certifier vos documents. Il existe à ce jour différents prestataires en la matière. Elle reste à ce jour incomplète et ne permet pas souvent de vous dispenser de la conservation des documents originaux.