Comment faire une approbation des comptes annuels ?

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Comme chaque année, toutes les sociétés de la simple SCI familiale à la SA cotée en Bourse, doivent réaliser une assemblée générale d’approbation des comptes ! Parallèlement, la plupart de ces sociétés devront communiquer également un extrait du PV d’AGO aux greffes du tribunal de commerce.

Comment se déroule cette approbation de comptes ? Qui doit se charger de la réaliser ? A quel moment devez vous la faire ? Que doivent faire les actionnaires ou les associés ? Quelles sont les obligations en la matière ? Aujourd’hui, vous l’avez compris, nous répondons à toutes vos questions concernant l’approbation des comptes annuels !

L’approbation des comptes, de quoi s’agit-il ? 

Pourquoi réaliser une approbation des comptes ? Quelles sont les obligations de cette démarche ?

Avant tout, il est peut être utile de préciser que la Loi impose à toute société déclarée au Registre du Commerce et des Sociétés de tenir des comptes. Bien évidemment ces comptes servent pour l’administration fiscale. Mais avant cela, ils servent à garantir une transparence entre associés et une visibilité pour les tiers extérieurs comme les banquiers par exemple.

Il est donc désormais plus simple de comprendre que ces comptes annuels servent de support aux actionnaires et/ou associés afin de contrôler l’état de la société. Ou plus spécialement de s’en faire une idée.

Quand on parle d’approbation des comptes, on désigne cette étape de contrôle de l’assemblée générale, qui se déroule une fois l’exercice terminé, avant de les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce.

Qui doit se charger de la réaliser et qui concerne-t-elle ?

Cela dépend de votre régime juridique

Pour les SA, SAS et SARL : toutes ces sociétés doivent déposer leurs comptes sociaux. auprès du greffe du tribunal de commerce.

En revanche, pour les SCI, seules celles soumises à l’impôt sur les sociétés doivent remplir cette obligation de dépôt de comptes annuels.

Concernant les complexités liées à l’approbation des comptes, même histoire ! Elles dépendent de la forme juridique sélectionnée ainsi que la taille de l’entreprise en question.

Comment faire une approbation des comptes annuels ?

Comment se déroule l’approbation des comptes annuels ?

A quel moment devez-vous convoquer les associés ou actionnaires ?

Convocation d’une AG dans une SARL

Vous devez vous réunir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice ! Sauf si vos statuts en ont décidé autrement en raccourcissant le délai.

Dans une SARL, le gérant convoque les associés à l’assemblée générale ordinaire. La convocation doit être transmise 15 jours au moins avant la date de l’assemblée aux associés, sauf si les statuts de la SARL prévoient des délais plus longs.

En principe, la convocation est envoyée par lettre recommandée. Toutefois :

  • Les statuts peuvent imposer une convocation par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par voie postale ou électronique, S’il s’agit d’une convocation électronique, l’associé concerné doit donner son accord 20 jours au moins avant la date de l’assemblée.
  • Par ailleurs, la convocation verbale des associés est possible.

Parallèlement, la convocation précise les éléments suivants :

  • Mentions relatives à la société (dénomination sociale, SIREN, siège social…),
  • Date, heure et lieu de la réunion,
  • Ordre du jour de l’assemblée,
  • Modalités de représentation des associés.

Enfin, il faut joindre à la convocation :

  • les comptes annuels,
  • le rapport de gestion,
  • le texte des projets de résolutions,
  • le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes.

Convocation d’une AG dans une SAS

Dans les SAS, ce sont les statuts qui déterminent l’organe chargé de convoquer les associés à l’assemblée générale annuelle. Généralement c’est le Président qui est retenu pour le faire.

Les documents à joindre seront les mêmes qu’en SARL avec en sus le cas échéant le rapport du président quand il n’y a pas de commissaire aux comptes.

Que contient cette approbation des comptes ?

Divers documents comptables doivent être inclus dans votre approbation des comptes, tels que le bilan de la société, son compte de résultat, ainsi que l’annexe permettant de les expliquer. La Loi exige également un rapport de gestion pour les sociétés commerciales sauf quelques exceptions. D’autres sociétés comme les SA se verront également exiger d’autres documents connexes.

Etant donné l’importance de cette déclaration et sa récurrence, l’Etat a rendu obligatoire pour certaines sociétés de recourir à un commissaire aux comptes. Avec la loi Pacte, les nominations ont changé. Désormais, sauf mandat en cours, les seuils sont :

  • Total bilan 4 millions d’euros minimum ;
  • Chiffre d’affaires 8 millions d’euros au minimum ;
  • 50 salariés au minimum.

Comment déposer les comptes de votre société ?

En tant que société, vous êtes obligé d’établir vos comptes et de les communiquer. Le greffe s’occupera de les recevoir et publier ces comptes, moyennant 40 euros environ.

Vous avez le choix, concernant ce dépôt, entre le réaliser en main propre (une décharge vous sera remise en ce cas), en ligne, ou alors via courrier (le recommandé avec AR n’est pas nécessaire).

Quels sont les éléments à faire parvenir ?

Plusieurs éléments font partie de ce dépôt :

  • Le bilan de votre société ;
  • Le compte de résultat ;
  • L’annexe de vos comptes (le cas échéant si vous dépassez certains seuils) ;
  • L’extrait de procès verbal d’approbation de vos comptes, notamment l’affectation du résultat.

Afin qu’ils soient consultables par tous, le greffe les publie sauf demande de confidentialité des comptes de votre part.

Comment éviter cette approbation de comptes annuels ?

Certaines sociétés représentent des cas particuliers pouvant atténuer, voire carrément oublier cette obligation d’approbation de comptes. C’est notamment le cas pour les sociétés unipersonnelles et les petites entreprises. 

Les SASU et EURL sont-elles exemptes de ce système ? 

On ne vous apprend rien : les SASU et EURL ne représentent qu’un seul associé. Il est donc logique que les formalités soient plus allégées.

Les petites entreprises doivent-elles déclarer leurs comptes ?

Les petites entreprises peuvent opter pour la confidentialité

Depuis la Loi Macron de 2015, les petites entreprises, sous réserve de respecter certains seuils, ont le choix de présenter des comptes simplifiés ou abrégés, voire de conserver une confidentialité vis-à-vis de certaines données comptables. 

Les entreprises concernées jusqu’ici par la confidentialité du dépôt des comptes sont les sociétés commerciales remplissant au moins deux des critères suivants :

  • Un total du bilan inférieur à 350.000€ ;
  • Un chiffre d’affaires inférieur à 700.000€ ;
  • Moins de 10 salariés.

NB : Cette mesure ne concerne ni les holdings, ni les sociétés cotées en bourse, les sociétés membres de groupes, les sociétés de financement, de crédit ou d’assurance.

Des obligations supplémentaires pour les groupes d’entreprises

Certaines sociétés doivent également présenter des comptes consolidés. Il s’agit de sociétés exerçant des contrôles (directs ou indirects) sur d’autres organismes. Ces sociétés en groupes doivent donc déposer leurs comptes agrégés, accompagnés d’un rapport de gestion du groupe et d’un autre de leur commissaire aux comptes.

Que se passe-t-il en cas de faute de présentation d’approbation des comptes ?

Plusieurs sanctions peuvent se présenter en cas de manquement à vos obligations d’établissement, de présentation ou de dépôt des comptes annuels. Soit le président, soit le gérant ou bien le conseil d’administration doivent remplir ces formalités. Sinon, ce dernier peut s’exposer à des sanctions civiles, voire pénales.

De plus, le dirigeant retardant ses obligations de réunion en assemblée générale peut commettre une faute de gestion.

Par ailleurs, en cas de non respect des délais de dépôt des comptes sociaux, un juge peut le contraindre. 

Généralement, tout manquement au dépôt de comptes sociaux se voit sanctionné d’une amende pouvant avoisiner les 1 500 €.

Le dépôt des comptes et leur approbation ne sont donc pas des étapes à négliger sous peine de sanction !

Nous espérons que cette explication sur comment faire une approbation des comptes annuels vous aura aidé à en comprendre tous les rouages et obligations !

À propos de l'auteur : Sarah Jaouani est responsable de la comptabilité et cofondatrice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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