Comment faire une approbation des comptes annuels ?

L’approbation des comptes, de quoi s’agit-il ?

Pourquoi réaliser une approbation des comptes ? Quelles sont les obligations de cette démarche ?

Avant tout, il peut être utile de préciser que la Loi impose à toute société déclarée au Registre du Commerce et des Sociétés de tenir des comptes. Ces comptes servent pour l’administration fiscale. Mais avant cela, ils servent à garantir une transparence entre associés et une visibilité pour les tiers extérieurs comme les banquiers par exemple.

Il est donc désormais plus simple de comprendre que ces comptes annuels servent de support aux actionnaires et/ou associés afin de contrôler l’état de la société. Ou plus spécialement de s’en faire une idée.

Quand on parle d’approbation des comptes, on désigne cette étape de contrôle de l’assemblée générale, qui se déroule une fois l’exercice terminé, avant de les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce.

Qui doit se charger de la réaliser et qui concerne-t-elle ?

Cela dépend de votre régime juridique

Pour les SA, SAS et SARL : toutes ces sociétés doivent déposer leurs comptes sociaux auprès du greffe du tribunal de commerce.

En revanche, pour les SCI, seules celles soumises à l’impôt sur les sociétés doivent remplir cette obligation de dépôt de comptes annuels.

Concernant les complexités liées à l’approbation des comptes, même histoire ! Elles dépendent de la forme juridique sélectionnée ainsi que la taille de l’entreprise en question.

Comment faire une approbation des comptes annuels ?

À quel moment devez-vous convoquer les associés ou actionnaires ?

Convocation d’une assemblée générale dans une SARL

Vous devez vous réunir dans les 6 mois qui suivent la clôture de l’exercice ! Sauf si vos statuts en ont décidé autrement en raccourcissant le délai.

Dans une SARL, le gérant convoque les associés à l’assemblée générale ordinaire. La convocation doit être transmise 15 jours au moins avant la date de l’assemblée aux associés, sauf si les statuts de la SARL prévoient des délais plus longs.

En principe, la convocation est envoyée par lettre recommandée. Toutefois :

• les statuts peuvent imposer une convocation par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) ou par voie postale ou électronique, S’il s’agit d’une convocation électronique, l’associé concerné doit donner son accord 20 jours au moins avant la date de l’assemblée.
• par ailleurs, la convocation verbale des associés est possible.

Parallèlement, la convocation précise les éléments suivants :

• mentions relatives à la société (dénomination sociale, SIREN, siège social, etc.),
• date, heure et lieu de la réunion,
• ordre du jour de l’assemblée,
• modalités de représentation des associés.

Enfin, il faut joindre à la convocation :

• les comptes annuels,
• le rapport de gestion,
• le texte des projets de résolutions,
• le cas échéant, le rapport des commissaires aux comptes.

Convocation d’une AG dans une SAS

Dans les SAS, ce sont les statuts qui déterminent l’organe chargé de convoquer les associés à l’assemblée générale annuelle. Généralement, c'est le Président qui est retenu pour le faire.

Les documents à joindre seront les mêmes qu’en SARL avec en sus le cas échéant le rapport du président quand il n’y a pas de commissaire aux comptes.

Que contient cette approbation des comptes ?

Divers documents comptables doivent être inclus dans votre approbation des comptes, tels que le bilan de la société, son compte de résultat, ainsi que l’annexe permettant de les expliquer. La Loi exige également un rapport de gestion pour les sociétés commerciales, sauf quelques exceptions. D’autres sociétés comme les SA se verront également exiger d’autres documents connexes.

Étant donné l’importance de cette déclaration et sa récurrence, l’État a rendu obligatoire pour certaines sociétés de recourir à un commissaire aux comptes. Avec la loi Pacte, les nominations ont changé. Désormais, sauf mandat en cours, les seuils sont :

• total bilan 4 millions d’euros minimum ;
• chiffre d’affaires 8 millions d’euros au minimum ;
• 50 salariés au minimum.

Comment déposer les comptes annuels de votre société au greffe ?

En tant que société, vous êtes obligé d’établir vos comptes et de les communiquer. Le greffe s’occupera de les recevoir et publiera ces comptes, moyennant 40 euros environ.

Vous avez le choix, concernant ce dépôt, entre le réaliser en main propre (une décharge vous sera remise dans ce cas), en ligne, ou alors via courrier (le recommandé avec AR n’est pas nécessaire).

Quels sont les documents nécessaires pour le dépôt des comptes annuels au greffe ?

Plusieurs éléments font partie de ce dépôt :

• le bilan de votre société ;
• le compte de résultat ;
• l’annexe de vos comptes (le cas échéant si vous dépassez certains seuils) ;
• l’extrait de procès-verbal d’approbation de vos comptes, notamment l’affectation du résultat.

Afin qu’ils soient consultables par tous, le greffe les publie sauf demande de confidentialité des comptes de votre part.

Comment faire un procès-verbal d'approbation des comptes ?

Qu’est-ce qu’un procès-verbal d’approbation des comptes ?

Il s’agit d’un document officiel rédigé à l’issue de l’assemblée générale annuelle (ou décision de l’associé unique), dans lequel les associés ou l’associé unique :

• approuvent ou rejettent les comptes de l’exercice écoulé (bilan, compte de résultat, annexe) ;
• décident de l’affectation du résultat (dividendes, mise en réserve, report à nouveau) ;
• et parfois donnent quitus au dirigeant pour sa gestion.

Le PV est une obligation légale dans toutes les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés ou tenues de déposer leurs comptes.

Quand faut-il le faire ?

Le procès-verbal d’approbation des comptes doit être établi au plus tard dans les 6 mois suivant la clôture de l’exercice comptable.

Qui rédige et signe le PV ?

• Dans une SASU ou une EURL : l’associé unique prend la décision seul, sans assemblée. Il rédige une décision unilatérale d’approbation.
• Dans une SARL ou une SAS à plusieurs associés : une assemblée générale ordinaire est convoquée, et un procès-verbal d’AG est établi.

Le PV est généralement rédigé par le gérant ou le président, puis signé par les associés présents ou représentés (selon les statuts).

Comment rédiger un procès-verbal d’approbation des comptes ?

Mentions obligatoires à inclure :

Identité de la société :

• dénomination sociale ;
• forme juridique ;
• adresse du siège ;
• numéro SIREN / RCS.

Date et lieu de l’assemblée (ou de la décision pour l’associé unique).

Ordre du jour :

• approbation des comptes annuels ;
• affectation du résultat ;
• quitus au dirigeant ;
• éventuellement, renouvellement du mandat ou changement statutaire.

Constat du quorum et des voix (dans les sociétés à plusieurs associés).

Résumé des décisions prises :

• approbation ou rejet des comptes ;
• affectation du résultat détaillée (dividendes, réserve légale, report, etc.) ;
• vote du quitus éventuel.

Signatures :

• associé unique ou tous les associés présents / représentés.

Comment éviter cette approbation de comptes annuels ?

Certaines sociétés représentent des cas particuliers pouvant atténuer, voire carrément oublier, cette obligation d’approbation de comptes. C’est notamment le cas pour les sociétés unipersonnelles et les petites entreprises.

Les SASU et EURL sont-elles exemptes de ce système ?

On ne vous apprend rien : les SASU et EURL ne représentent qu’un seul associé. Il est donc logique que les formalités soient plus allégées.

Confidentialité des comptes annuels : quelles entreprises sont concernées ?

Certaines entreprises peuvent choisir de ne pas rendre publics leurs comptes annuels, en tout ou partie. Cette option de confidentialité s’exerce en déposant une déclaration spécifique auprès du greffe du tribunal de commerce, en même temps que les comptes.

Cependant, toutes les sociétés ne peuvent pas bénéficier de cette mesure. Certaines en sont exclues de plein droit, notamment :

• les sociétés appartenant à un groupe (filiales ou holdings),
• les sociétés cotées,
• les établissements de crédit ou sociétés de financement,
• les compagnies d’assurance et de réassurance,
• et plus généralement, toutes les entités soumises à des obligations spécifiques de transparence.

La confidentialité peut s’appliquer selon la taille de l’entreprise :

• micro-entreprises (art. L123-16-1 du Code de commerce) : confidentialité possible sur l’ensemble des documents (bilan, compte de résultat, annexe).
• petites entreprises (art. L123-16 du Code de commerce) : confidentialité limitée au compte de résultat uniquement.

Lorsqu’une entreprise opte pour la confidentialité, seules les administrations publiques, les autorités judiciaires et la Banque de France conservent l’accès aux comptes. Les tiers — comme les concurrents, fournisseurs ou clients — ne pourront pas consulter les données financières déposées.

Micro-entreprises : une confidentialité élargie

Selon l’article L123-16-1 du Code de commerce, une entreprise est considérée comme une micro-entreprise si elle ne dépasse pas deux des trois seuils suivants :

• 450 000 € de total de bilan,
• 900 000 € de chiffre d’affaires net,
• 10 salariés en moyenne sur l’exercice.

Les micro-entreprises, qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales exerçant une activité commerciale, ont la possibilité de demander la confidentialité de l’intégralité de leurs comptes annuels, à savoir le bilan, le compte de résultat et l’annexe.

Petites entreprises : une confidentialité partielle

De leur côté, les petites entreprises — telles que définies à l’article L123-16 du Code de commerce — sont celles qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants :

• 7,5 millions d’euros de total de bilan,
• 15 millions d’euros de chiffre d’affaires net,
• 50 salariés en moyenne au cours de l’exercice.

Les entreprises relevant de cette catégorie, mais qui ne sont pas classées comme micro-entreprises, peuvent quant à elles demander la confidentialité de leur compte de résultat uniquement. Le bilan et l’annexe demeurent alors accessibles au public.

Des obligations supplémentaires pour les groupes d’entreprises

Certaines sociétés doivent également présenter des comptes consolidés. Il s’agit de sociétés exerçant des contrôles (directs ou indirects) sur d’autres organismes. Ces sociétés en groupes doivent donc déposer leurs comptes agrégés, accompagnés d’un rapport de gestion du groupe et d’un autre de leur commissaire aux comptes.

Que se passe-t-il en cas de faute de présentation d’approbation des comptes ?

Plusieurs sanctions peuvent se présenter en cas de manquement à vos obligations d’établissement, de présentation ou de dépôt des comptes annuels. Soit le président, soit le gérant ou bien le conseil d’administration doivent remplir ces formalités. Sinon, ce dernier peut s’exposer à des sanctions civiles, voire pénales.

De plus, le dirigeant retardant ses obligations de réunion en assemblée générale peut commettre une faute de gestion.

Par ailleurs, en cas de non-respect des délais de dépôt des comptes sociaux, un juge peut le contraindre.

Généralement, tout manquement au dépôt de comptes sociaux se voit sanctionner d’une amende pouvant avoisiner les 1 500 €.

Le dépôt des comptes et leur approbation ne sont donc pas des étapes à négliger sous peine de sanction !