Quelle est la durée de conservation des documents d’entreprise ?
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5 min.5 ans, 10 ans, 20 ans… Combien de temps garder les documents comptables, civils et commerciaux ? Qu’en est-il concernant la durée de conservation des documents sociaux ? Pour que votre bureau ne se transforme pas en musée avec des documents datant du siècle dernier, vous devez connaître les durées de conservation des documents de votre entreprise. Aujourd’hui, Dougs fait un tour d’horizon très pratique sur ce sujet.
Quelle est la durée de conservation des documents comptables ?
Pour les documents comptables, la règle de conservation est très simple : tout document comptable doit être conservé au minimum 10 ans à compter de l'émission. Cela concerne donc tous les documents émis lorsque vous ou votre expert-comptable réalisez votre comptabilité (bilan comptable, compte de résultat, annexes…). Mais n’oubliez pas qu’il est aussi nécessaire de conserver les justificatifs de ces calculs (factures, bons de commande…).
Quels sont les délais de conservation des documents civils et commerciaux d’entreprise ?
Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales. La durée varie en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
Par exemple, les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.
Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans. Pour vous aider, vous allez pouvoir découvrir un tout petit peu plus bas dans cet article, un tableau qui récapitule l’ensemble des documents civils et commerciaux d’entreprise.
Combien de temps garder les déclarations d’impôts (sociétés, micro entrepreneurs, etc.) ?
Et si nous parlions déclaration d’impôts ? Que vous soyez gérant d’une société, d’une entreprise individuelle ou bien micro-entrepreneur (auto-entrepreneur). Les documents relatifs aux impôts sur le revenu et sur les sociétés doivent être conservés dans un délai de 3 ans. C’est également le cas pour la TVA, la CFE et la CVAE.
Vous êtes dans l’obligation de pouvoir présenter vos BIC, BNC et BA durant un délai de 2 ans. Ce délai est d’1 année seulement en ce qui concerne les impôts locaux.
Combien de temps garder les factures, les chèques (clients, fournisseurs, etc.) ?
Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales – c’est-à-dire les bons de commande ou les bons de livraison – doivent être conservés durant les 10 prochaines années.
En ce qui concerne les chéquiers, vous devez en tant que gérant de votre entreprise, conserver les talons chèques. Dans ce cas présent, la durée de conservation est de 5 ans.
Tableau : quels sont les documents légaux à conserver et combien de temps ?
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans |
|---|---|
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Correspondance commerciale | 5 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Titre de propriété, acte de vente de biens immobiliers | toute la vie |
| Factures des travaux importants | 30 ans (conseillé à vie) |
| Décompte annuel des charges de copropriété | 10 ans |
| Contrat de bail, quittances de loyers et correspondances avec le bailleur | temps de location+5 ans |
| Prêt immobilier | 2 ans après la dernière échéance |
| Reconnaissance de dette | 30 ans à compter du remboursement |
| Livret de caisse d’épargne | 30 ans |
| Relevés de comptes, talons de chèques et bordereaux de remise d’argent | 5 ans |
| Dossiers de prêts | 10 ans après expiration du contrat |
| Tickets carte bancaire | à jeter après vérification du débit |
| Contrat d’assurance relatif à la responsabilité civile (locaux, RC, exploitation) | 10 ans après la résiliation du contrat |
| Contrat d’assurance des biens | durée du contrat + 2 ans |
| Quittances de primes, avis d’échéance, lettre de résiliation de l’assurance | 2 ans |
| Dossier sinistre | 10 ans |
| Contrat de mariage, livret de famille, jugement d’adoption, acte de reconnaissance d’un enfant naturel, jugement de divorce, testament, acte de donation | toute la vie |
| Carnet de santé, certificat de vaccination, carte de groupe sanguin, dossiers médicaux | toute la vie |
| Justificatif de paiement de cotisation sociale, d’allocation familiale et décompte de versement de la sécurité sociale | 2 ans |
| Bulletin de salaire, certificat et contrat de travail, lettre de licenciement, solde de tout compte, arrêt de travail, diplômes | au moins jusqu’à la retraite |
| Allocation chômage | 3 ans |
Quelle est la durée de conservation des documents de gestion du personnel ?
La gestion du personnel est non seulement complexe mais elle oblige également à conserver les documents pendant une certaine durée. Ainsi, la durée de conservation des documents de gestion du personnel varie de 1 à 5 ans selon la nature du document.
Cette durée de conservation des documents sociaux a cependant des minimas à respecter car l’administration fiscale ou sociale peut mener des contrôles et demander un accès à ces informations.
Tableau : quels sont les documents à conserver et combien de temps ?
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | art. L.3243-4 du code du travail |
|---|---|---|
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | art. R.1221-26 du code du travail |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | art. D.3171-16 du code du travail |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an | art. D.3171-16 du code du travail |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT. Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | art. D.4711-3 du code du travail |
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FAQ : combien de temps faut-il garder ses documents d’entreprise en France ?
Combien de temps garder et conserver les papiers d’une entreprise fermée ?
Si vous avez tout bien suivi, vous avez alors compris que l’obligation de conservation des documents d’entreprise est une obligation légale. En fait, elle ne s’arrête tout simplement pas avec la fermeture de l’entreprise. Ainsi, les durées minimales de conservation des documents ont cours même lorsque l’entreprise n’existe plus.
Les documents commerciaux devront donc être conservés durant les 5 années suivant la fin d’activité de l’entreprise.
Les documents fiscaux doivent être conservés pendant 6 ans.
Pour la plupart des autres documents, il faudra attendre 10 ans pour les jeter ou les détruire. On parle ici :
- des factures clients ou fournisseurs ;
- des bons de commande ou de livraison ;
- des documents et pièces comptables.
En ce qui concerne les documents sociaux, les délais de conservation varient selon leur nature.
Quand et comment détruire ses archives administratives à jeter ?
Lorsque les délais sont dépassés, il est alors possible de se débarrasser de ses vieux documents d’entreprise. Vous avez le choix. Recourir à un archivage externalisé ou conserver vos documents périmés dans un fichier électronique dédié sont des alternatives viables.
Vous pouvez aussi être plus radical dans votre pratique et recourir à la destruction d’archives si vous ne souhaitez pas conserver vos documents au-delà de la durée légale.
Pour ce faire, il est possible de faire appel à une entreprise spécialisée. Pas d’inquiétude à vous faire à ce sujet : son activité consiste à broyer les documents périmés de manière sécurisée, et à les recycler par la suite.
Quelles sont les sanctions en cas de non conservation de vos documents ?
Oui, vous avez bien entendu : dans certains cas, il existe des sanctions pour non conservation de vos documents d’entreprise. Les délais légaux doivent être respectés.
Par exemple, pour les documents fiscaux, selon l’article 1734 du Code général des impôts, il est précisé :
“Qu’une amende de 10 000 € est “applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.”
Vérifiez donc à chaque clôture d'exercice que vous avez conservé tous les documents, factures, justificatifs reçus au fil de l'année. En cas de contrôle fiscal, qui peut intervenir au début comme à la clôture d'exercice, l'addition peut être salée. N'oublions pas que la plupart de ces documents justifieront votre chiffre d'affaires déclaré. La suspicion de fraude peut remonter à 10 ans, voilà pourquoi on conserver absolument le document original concernant le compte de résultat, le bilan comptable etc... Vous l'aurez compris : conserver ses documents, c'est essentiel pour votre entreprise, sous tous les aspects.
