Quelle est la durée de conservation des documents d’entreprise ?

Quelle est la durée de conservation des documents d’entreprise ?

5 ans, 10 ans, 20 ans… Combien de temps garder les documents civils et commerciaux ? Qu’en est-il concernant la durée de conservation des documents sociaux ? Pour que votre bureau ne se transforme pas en musée avec des documents datant du siècle dernier, vous devez connaître les durées de conservation des documents de votre entreprise. Aujourd’hui, Dougs fait un tour d’horizon très pratique sur ce sujet.

Sommaire : 

  1. Quels sont les délais de conservation des documents civils et commerciaux d’entreprise ?
  2. Quelle est la durée de conservation des documents de gestion du personnel ?
  3. FAQ : combien de temps faut-il garder ses documents d’entreprise en France ?

Quels sont les délais de conservation des documents civils et commerciaux d’entreprise ?

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales. La durée varie en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

Par exemple, les contrats conclus dans le cadre d’une relation commerciale, les documents bancaires et les documents établis pour le transport de marchandises doivent être conservés pendant 5 ans.

Les déclarations en douane doivent être conservées pendant 3 ans. Pour vous aider, vous allez pouvoir découvrir un tout petit peu plus bas dans cet article, un tableau qui récapitule l’ensemble des documents civils et commerciaux d’entreprise.

Combien de temps garder les déclarations d’impôts (sociétés, micro entrepreneurs, etc.) ?

Et si nous parlions déclaration d’impôts ? Que vous soyez gérant d’une société, d’une entreprise individuelle ou bien micro-entrepreneur (auto-entrepreneur). Les documents relatifs aux impôts sur le revenu et sur les sociétés doivent être conservés dans un délai de 3 ans. C’est également le cas pour la TVA, la CFE et la CVAE. 

Vous êtes dans l’obligation de pouvoir présenter vos BIC, BNC et BA durant un délai de 2 ans. Ce délai est d’1 année seulement en ce qui concerne les impôts locaux.

Combien de temps garder les factures, les chèques (clients, fournisseurs, etc.) ?

Les autres documents tels que les factures clients ou fournisseurs, les contrats conclus par voie électronique, les correspondances commerciales – c’est-à-dire les bons de commande ou les bons de livraison – doivent être conservés durant les 10 prochaines années.

En ce qui concerne les chéquiers, vous devez en tant que gérant de votre entreprise, conserver les talons chèques. Dans ce cas présent, la durée de conservation est de 5 ans.

Tableau : quels sont les documents légaux à conserver et combien de temps ?

Type de documentDurée de conservation
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ans
Correspondance commerciale5 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)5 ans
Document de transport de marchandises5 ans
Déclaration en douane3 ans
Police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat5 ans à partir de la fin du mandat
Titre de propriété, acte de vente de biens immobilierstoute la vie
Factures des travaux importants30 ans (conseillé à vie)
Décompte annuel des charges de copropriété10 ans
Contrat de bail, quittances de loyers et correspondances avec le bailleurtemps de location+5 ans
Prêt immobilier2 ans après la dernière échéance
Reconnaissance de dette30 ans à compter du remboursement
Livret de caisse d’épargne30 ans
Relevés de comptes, talons de chèques et bordereaux de remise d’argent5 ans
Dossiers de prêts10 ans après expiration du contrat
Tickets carte bancaireà jeter après vérification du débit
Contrat d’assurance relatif à la responsabilité civile (locaux, RC, exploitation)10 ans après la résiliation du contrat
Contrat d’assurance des biensdurée du contrat + 2 ans
Quittances de primes, avis d’échéance, lettre de résiliation de l’assurance2 ans
Dossier sinistre10 ans
Contrat de mariage, livret de famille, jugement d’adoption, acte de reconnaissance d’un enfant naturel, jugement de divorce, testament, acte de donationtoute la vie
Carnet de santé, certificat de vaccination, carte de groupe sanguin, dossiers médicauxtoute la vie
Justificatif de paiement de cotisation sociale, d’allocation familiale et décompte de versement de la sécurité sociale2 ans
Bulletin de salaire, certificat et contrat de travail, lettre de licenciement, solde de tout compte, arrêt de travail, diplômesau moins jusqu’à la retraite
Allocation chômage3 ans

Quelle est la durée de conservation des documents de gestion du personnel ?

La gestion du personnel est non seulement complexe mais elle oblige également à conserver les documents pendant une certaine durée. Ainsi, la durée de conservation des documents de gestion du personnel varie de 1 à 5 ans selon la nature du document. 

Cette durée de conservation des documents sociaux a cependant des minimas à respecter car l’administration fiscale ou sociale peut mener des contrôles et demander un accès à ces informations. 

Tableau : quels sont les documents à conserver et combien de temps ?

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ansart. L.3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salariéart. R.1221-26 du code du travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…5 ansart. 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ansart. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ansart. D.3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 anart. D.3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT. Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ansart. D.4711-3 du code du travail

Enfin, ne sous estimez jamais la nuisance que constitue l’absence de conservation des documents de gestion du personnel.

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FAQ : combien de temps faut-il garder ses documents d’entreprise en France ?

Combien de temps garder les papiers d’une entreprise fermée ?

Si vous avez tout bien suivi, vous avez alors compris que l’obligation de conservation des documents d’entreprise est une obligation légale. En fait, elle ne s’arrête tout simplement pas avec la fermeture de l’entreprise. Ainsi, les durées minimales de conservation des documents ont cours même lorsque l’entreprise n’existe plus.

Les documents commerciaux devront donc être conservés durant les 5 années suivant la fin d’activité de l’entreprise.

Les documents fiscaux doivent être conservés pendant 6 ans. 

Pour la plupart des autres documents, il faudra attendre 10 ans pour les jeter ou les détruire. On parle ici :

  • des factures clients ou fournisseurs ;
  • des bons de commande ou de livraison ;
  • des documents et pièces comptables. 

En ce qui concerne les documents sociaux, les délais de conservation varient selon leur nature.

Quand et comment détruire ses archives administratives à jeter ?

Lorsque les délais sont dépassés, il est alors possible de se débarrasser de ses vieux documents d’entreprise. Vous avez le choix. Recourir à un archivage externalisé ou conserver vos documents périmés dans un fichier électronique dédié sont des alternatives viables. 

Vous pouvez aussi être plus radical dans votre pratique et recourir à la destruction d’archives si vous ne souhaitez pas conserver vos documents au-delà de la durée légale. 

Pour ce faire, il est possible de faire appel à une entreprise spécialisée. Pas d’inquiétude à vous faire à ce sujet : son activité consiste à broyer les documents périmés de manière sécurisée, et à les recycler par la suite.

Quelles sont les sanctions en cas de non conservation de vos documents ?

Oui, vous avez bien entendu : dans certains cas, il existe des sanctions pour non conservation de vos documents d’entreprise. Les délais légaux doivent être respectés.

Par exemple, pour les documents fiscaux, selon l’article 1734 du Code général des impôts, il est précisé :

Qu’une amende de 10 000 € est “applicable en cas d’absence de tenue des documents demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.”

Vous voilà prévenus !

Sarah Jaouani

Responsable de la comptabilité et cofondatrice

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