5 ans, 10 ans, 20 ans… combien de temps garder les documents civils et commerciaux ? Qu’en est il concernant la durée de conservation des documents sociaux ? Pour que votre bureau ne se transforme pas en musée avec des documents qui datent du siècle dernier, vous devez connaître les durées de conservation. Dougs vous éclaire.
Durée de conservation des documents civils et commerciaux
Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales. La durée varie en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.
| Type de document | Durée de conservation |
|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Correspondance commerciale | 5 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Titre de propriété, acte de vente de biens immobiliers | toute la vie |
| Factures des travaux importants | 30 ans (conseillé à vie) |
| Décompte annuel des charges de copropriété | 10 ans |
| Contrat de bail, quittances de loyers et correspondances avec le bailleur | temps de location+5 ans |
| Prêt immobilier | 2 ans après la dernière échéance |
| Reconnaissance de dette | 30 ans à compter du remboursement |
| Livret de caisse d’épargne | 30 ans |
| Relevés de comptes, talons de chèques et bordereaux de remise d’argent | 5 ans |
| Dossiers de prêts | 10 ans après expiration du contrat |
| Tickets carte bancaire | à jeter après vérification du débit |
| Contrat d’assurance relatif à la responsabilité civile (locaux, RC, exploitation) | 10 ans après la résiliation du contrat |
| Contrat d’assurance des biens | durée du contrat + 2 ans |
| Quittances de primes, avis d’échéance, lettre de résiliation de l’assurance | 2 ans |
| Dossier sinistre | 10 ans |
| Contrat de mariage, livret de famille, jugement d’adoption, acte de reconnaissance d’un enfant naturel, jugement de divorce, testament, acte de donation | toute la vie |
| Carnet de santé, certificat de vaccination, carte de groupe sanguin, dossiers médicaux | toute la vie |
| Justificatif de paiement de cotisation sociale, d’allocation familiale et décompte de versement de la sécurité sociale | 2 ans |
| Bulletin de salaire, certificat et contrat de travail, lettre de licenciement, solde de tout compte, arrêt de travail, diplômes | au moins jusqu’à la retraite |
| Allocation chômage | 3 ans |
Durée de conservation des documents de gestion du personnel
La gestion du personnel est non seulement complexe mais elle oblige également à conserver les documents pendant une certaine durée. Ainsi, la durée de conservation des documents de gestion du personnel varie de 1 à 5 ans selon la nature du document. Cette durée de conservation des documents sociaux a cependant des minimas à respecter car l’administration fiscale ou sociale peut mener des contrôles et demander un accès à ces informations.
| Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
|---|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | art. L.3243-4 du code du travail |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | art. R.1221-26 du code du travail |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite… | 5 ans | art. 2224 du code civil |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | art. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | art. D.3171-16 du code du travail |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an | art. D.3171-16 du code du travail |
| Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT. Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | art. D.4711-3 du code du travail |
Enfin, ne sous estimez jamais la nuisance que constitue l’absence de conservation des documents de gestion du personnel.
