Durée de conservation des documents civils, commerciaux et sociaux

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5 ans, 10 ans, 20 ans… combien de temps garder les documents civils et commerciaux ? Qu’en est il concernant la durée de conservation des documents sociaux ? Pour que votre bureau ne se transforme pas en musée avec des documents qui datent du siècle dernier, vous devez connaître les durées de conservation. Dougs vous éclaire.

Durée de conservation des documents civils et commerciaux

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans l’exercice de son activité doit être conservé pendant certaines durées minimales. La durée varie en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s’y rapportent.

Type de documentDurée de conservation
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale5 ans
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ans
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la livraison ou de la prestation
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ans
Correspondance commerciale5 ans
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…)5 ans
Document de transport de marchandises5 ans
Déclaration en douane3 ans
Police d’assurance2 ans à partir de la résiliation du contrat
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protection
Dossier d’un avocat5 ans à partir de la fin du mandat
Titre de propriété, acte de vente de biens immobilierstoute la vie
Factures des travaux importants30 ans (conseillé à vie)
Décompte annuel des charges de copropriété10 ans
Contrat de bail, quittances de loyers et correspondances avec le bailleurtemps de location+5 ans
Prêt immobilier2 ans après la dernière échéance
Reconnaissance de dette30 ans à compter du remboursement
Livret de caisse d’épargne30 ans
Relevés de comptes, talons de chèques et bordereaux de remise d’argent5 ans
Dossiers de prêts10 ans après expiration du contrat
Tickets carte bancaireà jeter après vérification du débit
Contrat d’assurance relatif à la responsabilité civile (locaux, RC, exploitation)10 ans après la résiliation du contrat
Contrat d’assurance des biensdurée du contrat + 2 ans
Quittances de primes, avis d’échéance, lettre de résiliation de l’assurance2 ans
Dossier sinistre10 ans
Contrat de mariage, livret de famille, jugement d’adoption, acte de reconnaissance d’un enfant naturel, jugement de divorce, testament, acte de donationtoute la vie
Carnet de santé, certificat de vaccination, carte de groupe sanguin, dossiers médicauxtoute la vie
Justificatif de paiement de cotisation sociale, d’allocation familiale et décompte de versement de la sécurité sociale2 ans
Bulletin de salaire, certificat et contrat de travail, lettre de licenciement, solde de tout compte, arrêt de travail, diplômesau moins jusqu’à la retraite
Allocation chômage3 ans
durée de conservation des documents sociaux

Durée de conservation des documents de gestion du personnel

La gestion du personnel est non seulement complexe mais elle oblige également à conserver les documents pendant une certaine durée. Ainsi, la durée de conservation des documents de gestion du personnel varie de 1 à 5 ans selon la nature du document. Cette durée de conservation des documents sociaux a cependant des minimas à respecter car l’administration fiscale ou sociale peut mener des contrôles et demander un accès à ces informations. 

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ansart. L.3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salariéart. R.1221-26 du code du travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…5 ansart. 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ansart. L.244-3 du code de la sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ansart. D.3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation1 anart. D.3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail. Vérification et contrôle du CHSCT. Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie5 ansart. D.4711-3 du code du travail

Enfin, ne sous estimez jamais la nuisance que constitue l’absence de conservation des documents de gestion du personnel.

Sarah Jaouani
À propos de l'auteur : Sarah Jaouani est responsable de la comptabilité et cofondatrice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.

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