Mandat de facturation électronique : guide pratique pour votre entreprise

À quoi sert un mandat de facturation électronique ?

À l’approche de la réforme de la facturation électronique, certaines entreprises choisissent de confier à leur expert-comptable le choix de leur plateforme agréée (ex-PDP). Cette délégation repose sur un mandat spécifique. Je vous présente son rôle et les droits qu’il accorde à votre expert-comptable.

Une autorisation donnée à un tiers pour agir en votre nom

Le mandat de facturation électronique permet à une entreprise d’autoriser son expert-comptable à désigner, en son nom, la plateforme agréée qui sera utilisée dans le cadre de la réforme. Ce document formalise cette délégation et encadre les pouvoirs confiés au professionnel.

Le mandat intervient généralement lorsque l’entreprise souhaite être accompagnée dans le choix et la mise en place de sa solution de facturation électronique. Il évite à l’entrepreneur d’effectuer lui-même certaines démarches administratives liées à la réforme.

Le lien entre mandat, plateforme agréée (ex-PDP) et réforme

Les plateformes agréées (ex-PDP) assurent la transmission des factures électroniques et participent au respect des obligations prévues par la réforme.

Les plateformes agréées gèrent notamment :

• la transmission des factures ;
• le contrôle des formats ;
• le suivi des échanges ;
• le e-reporting des données de facturation.

Les factures doivent être transmises dans un format de la facturation électronique réglementé : Factur-X, UBL ou CII selon les cas. La plateforme agréée s'assure que vos documents respectent ces exigences à chaque échange.

Le mandat permet donc à l’expert-comptable de désigner une plateforme agréée au nom de votre entreprise dans un cadre formel.

Pourquoi certaines entreprises hésitent-elles à signer un mandat ?

La signature d’un mandat peut susciter des interrogations, notamment lorsqu’il autorise un expert-comptable à désigner une plateforme agréée au nom de l’entreprise. Je vous présente les principales craintes exprimées par les entrepreneurs et les points à vérifier avant de signer.

Les craintes fréquentes autour des coûts et de l’engagement

Certaines entreprises hésitent à signer un mandat par peur de perdre le contrôle sur le choix de leur plateforme ou de s’engager dans une relation difficile à modifier par la suite.

D’autres s’interrogent sur l’étendue des pouvoirs confiés à leur expert-comptable et souhaitent précisément comprendre les démarches qui pourront être réalisées en leur nom.

Le mandat a justement pour objectif d’encadrer cette délégation dans un cadre clair et formalisé.

Peut-on changer de plateforme après la signature ?

Oui, la signature d’un mandat ne vous prive pas de votre liberté de choix. La réforme prévoit un mécanisme de portabilité qui permet de changer de plateforme agréée si nécessaire.

Avant de signer, vérifiez notamment :

• les droits accordés à votre expert-comptable ;
• les modalités de désignation de la plateforme ;
• les éventuels frais associés aux services proposés ;
• les conditions de portabilité de vos données.

Une lecture attentive du mandat permet de comprendre précisément la portée de l’autorisation accordée.

Qui peut utiliser un mandat de facturation électronique ?

Après avoir vu les principaux points de vigilance, je vous aide maintenant à identifier les entreprises concernées par ce mandat. Vous verrez également dans quels cas un expert-comptable peut intervenir dans le cadre de la réforme.

Les entreprises concernées par le mandat

Le mandat de facturation électronique concerne les entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation s’inscrit dans le cadre du Code général des impôts et de la réforme de la facturation électronique. Le calendrier de la facturation électronique, fixé par la loi de finances pour 2024, prévoit une mise en œuvre progressive selon la taille de l'entreprise.

Les entreprises concernées doivent gérer :

• les livraisons B2B nationales entre entreprises ;
• certaines opérations de e-reporting ;
• les transactions B2C avec les particuliers ;
• certaines transactions transfrontalières.

Cette réforme s’applique aux petites comme aux grandes structures, y compris certaines succursales d’entreprises étrangères soumises à la TVA en France.

Le rôle de l’expert-comptable et des plateformes

L’expert-comptable peut accompagner votre entreprise dans le choix et la mise en œuvre de sa solution de facturation électronique. Lorsqu'un mandat a été signé, il peut désigner la plateforme agréée utilisée par votre entreprise dans le cadre de la réforme.

Cette délégation permet de simplifier certaines démarches et de bénéficier d'un accompagnement dans le déploiement de la facturation électronique.

Que devez-vous vérifier avant de signer un mandat ?

À ce stade, vous avez une vision plus claire du rôle du mandat PA et des acteurs concernés. Je vous aide maintenant à identifier les clauses importantes et les points à contrôler avant toute signature. L’objectif est de garder une bonne maîtrise de vos engagements.

Les clauses importantes à lire attentivement

Le mandat doit préciser clairement les missions confiées au prestataire. Certaines clauses peuvent concerner :

• la gestion des factures électroniques ;
• l’accès aux données ;
• l’archivage ;
• les démarches auprès de l’administration.

Vous devez aussi vérifier :

• la durée du mandat ;
• les conditions de résiliation ;
• les éventuels frais ;
• les responsabilités de chaque partie.

Ces éléments permettent de mieux comprendre vos engagements et de respecter les exigences légales liées à la réforme.

Les points à contrôler pour garder votre liberté de choix

Avant toute signature, gardez à l’esprit que la réforme prévoit un mécanisme de portabilité permettant de changer de plateforme si nécessaire. En revanche, il reste important de vérifier les modalités pratiques de récupération de vos données et la compatibilité de vos outils avec la solution retenue. Une incompatibilité logicielle peut compliquer l’intégration des données et ralentir la transition.

Il est donc important de vérifier :

• l’accès à vos documents ;
• la récupération des données ;
• la compatibilité avec votre système de facturation électronique.

Une organisation claire et une bonne formation des équipes facilitent aussi l’application des nouvelles obligations réglementaires.

Quels avantages le mandat peut-il apporter à votre entreprise ?

Signer un mandat peut simplifier votre passage à la facturation électronique. En confiant certaines démarches à votre expert-comptable, vous gagnez du temps et limitez les risques d’erreur liés à la mise en conformité.

Cette délégation présente plusieurs avantages :

• une gestion simplifiée des démarches liées à la réforme ;
• une meilleure centralisation des données avec les outils utilisés par votre expert-comptable ;
• un accompagnement plus pertinent grâce à une meilleure visibilité sur vos flux de facturation ;
• une conformité facilitée grâce à l’intervention d’un professionnel habitué à ces obligations.

Vous pouvez ainsi vous concentrer sur votre activité tout en bénéficiant d’un accompagnement adapté pour le déploiement de la facturation électronique.

Quelles conséquences en cas de non-conformité ?

Le non-respect des obligations liées à la facturation électronique peut entraîner plusieurs conséquences pour les entreprises concernées. Les sanctions dépendent des règles fixées par l’administration fiscale et du calendrier de conformité prévu par la réforme.

Une entreprise qui n’utilise pas une plateforme agréée peut rencontrer des difficultés dans la gestion de ses factures et de ses obligations de e-reporting.

En cas de non-conformité, les risques peuvent inclure :

• des amendes ;
• des pénalités administratives ;
• des restrictions sur certaines opérations commerciales ;
• des conséquences juridiques.

Pour limiter ces risques, les entreprises doivent régulièrement vérifier la conformité de leurs outils et de leurs procédures liées à la plateforme publique de facturation (PPF) et aux plateformes agréées.

Mon conseil

Voici le conseil que je donne le plus souvent à mes clients :