Comprendre les management fees : fonctionnement, fiscalité et bonnes pratiques en holding

Management fees en entreprise holding : définition et traduction en français

Les management fees sont les "frais de gestion" en français. Ce sont des frais liés à la gestion d'une société filiale par une société mère. Dans ce montage financier spécifique à la holding, votre société filiale est cliente de votre société mère. Il s'agit de facturer aux filiales certains services que la société mère réalise : marketing, juridique, comptabilité…

Ce système des management fees est encadré par des règles pour éviter les abus.

Management ou consulting fees : les règles

Ce cas se présente lorsque la holding réalise des prestations destinées à l'ensemble du groupe. Cela concerne essentiellement des services fonctionnels.

Par exemple, il peut s’agir :

- de l’embauche d'une secrétaire pour gérer la facturation des filiales ;

- du recrutement d’un spécialiste en communication pour le marketing du groupe ;

- ou de consultations juridiques.

Mais soyez vigilant sur un point : en aucun cas, les prestations facturées ne doivent couvrir des tâches qui relèvent en principe du mandat social du dirigeant (personne physique) de la société. Dans le cas contraire, l’administration peut rejeter les déductions opérées et appliquer des pénalités. Voyons maintenant l'avantage sur le plan fiscal.

Les avantages des management fees : comptabilisation et fiscalité (frais déductibles, régime mère-fille...)

Pourquoi les "management fees" sont si populaires ? Parce qu'une entreprise en holding a tout à y gagner. Facturer avec une holding vers une filiale vous offre deux avantages :

• Cette filiale peut comptabiliser ces facturations comme des charges externes, qu'on déduit ensuite du résultat pour faire baisser son imposition.
• La holding ne sera plus considérée comme passive mais "active", un statut qui comprend aussi l’accès au régime mère-fille et la possibilité d'intégration fiscale.

Là encore, quelques précautions sont nécessaires. Pour éviter tout différend avec l’administration fiscale, votre montage ne doit pas avoir une motivation principalement fiscale. Il en va de même pour les refacturations. Faute de quoi, vous vous exposez à un rejet de votre comptabilité et à l’application de pénalités.

Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la holding.

La convention ou contrat de management fees

Vous ne pouvez pas facturer des services à votre filiale sans officialiser cette relation. C’est pourquoi vous devez réglementer cette relation avec une convention de management fees. C’est un document qui établit les règles de cet accord entre les deux entreprises, pour faciliter la facturation mais aussi la lisibilité de cette relation pour l'administration fiscale.

Dans cette convention, on précise les services rendus, l'objectif poursuivi, les frais concernés, les modes de rémunération et, plus généralement, les liens entre chaque structure.

La rédaction de ces accords n’est pas sans risque et peut s’avérer très complexe. Nous vous conseillons d’être accompagné par des juristes professionnels pour sécuriser votre montage.

Qu'est-ce qu'un compte de frais de gestion ?

Le compte de frais de gestion est la catégorie de compte dans laquelle votre comptable va placer les dépenses liées à la mise en place des management fees. Ces charges externes seront soumises à TVA et classées dans un compte de services extérieurs.

Comment calculer et comptabiliser les management fees ?

Le montant des management fees est décidé dans la convention de management fees entre la filiale et la société mère de la holding, sur une année complète. Ils peuvent néanmoins être facturés mensuellement par la holding à la filiale. Le montant des prestations de services est calculé sur la base du coût de réalisation. Voyons comment choisir ses tarifs et comptabiliser ces mouvements.

Tarifs : le risque des management fees

Attention à ne pas surévaluer vos prestations pour faire augmenter "artificiellement" les charges déductibles de la filiale : l'administration le remarquera. Il est donc important de prendre certaines précautions pour les management fees :

• Choisir un prix raisonnable pour les prestations, en utilisant des montants correspondant au travail fourni
• Choisir un prix facturé cohérent au regard du service rendu
• Assurer la conservation de preuves de l’existence des prestations facturées (bon de commande, facture, etc.)

Il n'y a pas de règles strictes à suivre pour facturer les frais de gestion, tant que vous restez sur des tarifs comparables à ce que les entreprises de votre secteur facturent pour ces services.

Un conseil : évitez à tout prix les facturations floues sous forme de “forfait”. Votre facturation doit être bien lisible avec une méthode de calcul claire (temps passé, clé de répartition, coût + marge…) dans la convention de management fees.

Comment comptabiliser les management fees (frais de gestion) ? Quel compte comptable utiliser ?

Les management fees sont généralement comptabilisés comme des frais de service. Voici dans le détail comment fonctionne la comptabilisation des management fees, avec les catégories correspondantes :

• débit du compte 628 divers
• débit du compte 44566 TVA sur autres biens et services
• crédit du compte 401 fournisseurs

Il se peut également que la société mère ait acquis du matériel pour l’ensemble des filiales. Dans ce cas, lorsqu’elle refacture les biens, ils sont comptabilisés chez la filiale selon leur nature : petit matériel, fournitures administratives, locations…

Comment justifier les management fees ?

La justification des frais de gestion doit se faire grâce à la convention de management fees. Elle va assurer à l'administration fiscale que, dans le cas de la filiale (SAS, SCI, SARL…), vous ne payez pas pour des services que vous pourriez effectuer vous-même, et que ces services correspondent à l'objet social de l'entreprise.

Il en va de même si la société mère (holding) vous facture des prestations de services ou des produits qui ne sont pas nécessaires à votre bon fonctionnement ou ne remplissent pas un impératif social. Vous devrez garder toutes les pièces justificatives liées à ces échanges.

Faites donc bien attention à respecter les règles, sous peine de rejet des dépenses et d’application de pénalités. Les risques juridiques peuvent aller jusqu'à une condamnation pour abus de biens sociaux. Pour être sûr que vous êtes dans le bon cas de figure, n'hésitez pas à faire appel à un professionnel expert-comptable.

Les management fees autorisés

Tout d'abord, les frais doivent correspondre à des nécessités pour l'entreprise, c’est-à-dire à des prestations de services à réaliser (tâches de gestion, conseils…). Voici quelques exemples :

• Service juridique
• Service marketing
• Service ressources humaines
• Service comptabilité
• Service financier

Ensuite, il ne faut pas oublier trois règles fondamentales :

• Les frais doivent impacter directement la société bénéficiaire
• Vous devez justifier de leur efficacité pour le bien de votre entreprise
• Les frais doivent être justifiés et avoir une trace (facture, documents échangés…)

La TVA sur les management fees

Les management fees, ou "frais de gestion", sont soumis à la TVA. La plupart du temps, les services rendus à la filiale seront majorés du taux normal de TVA de 20%. Cette TVA doit être mentionnée sur les factures produites par la société mère (holding). Pour s'assurer que vous êtes dans le bon cas de figure côté TVA (régime, montant…), il est conseillé d'avoir un bon expert-comptable !

Envie d'en savoir plus ? Consultez notre article sur la comptabilité en holding.

Management fees ou dividendes : quelle différence de fiscalité ?

La différence de fiscalité entre dividendes et management fees est une question de timing :

• Les dividendes sont prélevés sur le résultat net après calcul et paiement de l'IS.
• Les management fees sont déduits du résultat avant l'IS.

C'est pourquoi ces frais de gestion ou management fees sont une charge déductible pour la filiale, ce qui n’est pas le cas des dividendes. De plus, vos frais de gestion sont soumis à la TVA, tandis que les dividendes ne le sont pas.

Les deux mécanismes présentent des avantages fiscaux distincts. Les dividendes bénéficient du régime mère-fille avec une quasi-exonération. Les management fees, eux, constituent des charges déductibles qui réduisent le résultat imposable.