Relance facture : pourquoi est-ce important de bien s’y prendre ?

En quoi consiste la relance d’une facture pour une entreprise ?

Le mot relance peut vous sembler agressif ou intrusif. C’est pourtant le vocabulaire consacré pour réclamer le paiement d’une facture à un client.

Définition d’une relance de facture client

Le processus de relance des factures de vente consiste à s’adresser périodiquement aux clients pour leur rappeler leurs obligations de paiement de leurs dettes. C’est donc une démarche à la fois administrative et commerciale. Vous devez surveiller votre comptabilité pour ne pas réclamer des sommes déjà réglées ou agir trop tôt par rapport à une date d’échéance.

Vous devez aussi adopter une attitude commerciale pour ne pas froisser ou blesser inutilement votre débiteur, tout en vous montrant suffisamment ferme. L’objectif de la relance facture est bien de récupérer votre dû, sans casser la relation avec votre client. C’est donc un processus normal et courant de bonne gestion.

Quelle est la différence entre une pré-relance et une relance auprès de vos clients ?

Certaines entreprises, notamment dans des pays comme les États-Unis, ont pour habitude de relancer leurs clients même avant le délai de paiement prévu. C’est une pratique appelée pré-relance. L’envoi de ce type de lettre ou de mail se réalise en toute bienveillance, systématiquement et sans délai.

L’envoi de cette pré-relance constitue un simple rappel des échéances qui arrivent, avec la mention des factures et des dates de paiement convenues. Ainsi, vous réduisez les risques de retard de paiement, notamment si la pièce s’est perdue. Le client vous le signale et vous pouvez lui adresser une copie de la facture. Vous évitez alors qu’elle bascule en facture échue et impayée.

Quels modes de relances retenir pour ses factures clients ?

Plusieurs solutions existent pour relancer ses clients de façon amiable. Elles font partie d’un processus plus large, le recouvrement de factures. Les relances interviennent en effet dans les premières étapes qu’une entreprise gère généralement seule, en interne, sans recourir à des sociétés de recouvrement extérieures, notamment lors d’une action judiciaire.

La relance d’une facture non échue, échue ou impayée s’effectue :

• par téléphone ;
• par SMS ;
• par email ;
• par courrier postal simple ;
• par lettre recommandée.

Le mode de relance dépend de l’organisation de l’entreprise, mais surtout de l’étape dans le processus de relance. Vous commencez par des contacts informels, comme le téléphone ou le SMS. Si les retards persistent, vous durcissez la relance, notamment avec des recommandés et la menace de recourir à un huissier, par exemple.

Quels sont les différents modes de recouvrement de facture en entreprise ?

Les solutions de recouvrement de factures fluctuent selon la gravité des retards de paiement et les enjeux en matière de montants. Ainsi, la gestion des impayés clients et des retards comporte généralement plusieurs phases :

• des tentatives de recouvrement amiable, réalisées par l’entreprise souvent, avec essentiellement la mise en place de relances ;
• en cas d’échec des voies amiables, la recherche de solutions judiciaires pour des factures impayées, avec l’injonction de payer notamment.

Par ailleurs, des solutions de financement court terme vous permettent d’encaisser la trésorerie avant les échéances des factures. Mais, des relances efficaces évitent de trop recourir au crédit, à l’affacturage ou à l’escompte bancaire.

Pourquoi est-ce essentiel de relancer ses clients régulièrement ?

Vous hésitez à mettre en place l’envoi de lettres de relance à vos clients ? Vous avez peur de leur réaction ? Pourtant, c’est une pratique de gestionnaire en bon père de famille.

Comment le poste client et les délais de paiement influent-ils sur le niveau de trésorerie de l’entreprise ?

Le poste client dans votre comptabilité correspond à de l’argent dont vous ne disposez pas encore. À l’actif de votre bilan, les créances peuvent représenter plusieurs semaines de chiffre d’affaires, en fonction des délais de paiement que vous accordez aux acheteurs. Et, si les acheteurs ne respectent pas les échéances mentionnées sur les factures, les encours augmentent d’autant. Cet argent dort chez vos clients au lieu de venir améliorer votre propre situation en banque.

L’encours de factures non réglées, un levier pour réduire le BFR et améliorer la situation de trésorerie

Le besoin en fonds de roulement ou BFR correspond à un ratio financier très important pour la trésorerie d’entreprise. C’est le volant d’argent nécessaire pour faire fonctionner l’exploitation. En effet, souvent, vous réalisez des achats fournisseurs et vous les payez, bien avant de vendre vos stocks, de facturer les clients et d’encaisser le produit de la vente. Ce décalage s’appelle le BFR. Plus vous réduisez le BFR, moins vous avez besoin de trouver du cash.

Le calcul du BFR s’effectue ainsi :

BFR = (stocks + créances clients) - dettes d’exploitation (fournisseurs, dettes sociales et dettes fiscales).

Ainsi, si vous parvenez à réduire le poste des créances clients, vous abaissez automatiquement le besoin en fonds de roulement. Inversement, si les impayés clients s’accumulent, votre BFR augmente.

Les factures, une solution pour trouver de l’argent, à commencer par les relances

Ainsi, les créances correspondent à de la trésorerie dont vous ne disposez pas encore. C’est un poste comptable à regarder de près. Plus vous parvenez à accélérer les règlements des clients, plus vous améliorez le solde disponible sur votre compte bancaire. Aussi, une fois que vous avez terminé la facturation de la période, préoccupez-vous rapidement des relances clients. C’est de l’énergie à consacrer utilement au suivi administratif et au recouvrement.

Une bonne situation de trésorerie aide au développement de l’entreprise

L'existence de disponibilités en banque vous facilite la vie. Vous souhaitez réapprovisionner votre stock en marchandises, sans tirer trop sur le délai de paiement de vos fournisseurs ? C’est mieux d’avoir la possibilité de payer ses achats rapidement.

Cet argent sur le compte fait aussi partie des moyens pour envisager la croissance de votre activité, sans trop recourir au financement bancaire. Toutes les bonnes pratiques de gestion, dont la relance facture auprès de chaque client, sont les bienvenues pour améliorer vos liquidités.

La lettre de relance de factures non réglées, une manière de montrer son professionnalisme aux clients

Enfin, un autre argument pour soigner ses relances de factures, c’est l’aspect commercial ! Bizarrement, oui, l’envoi de lettres de ce type à vos clients contribue à montrer votre professionnalisme. Les acheteurs se disent que leur fournisseur est bien organisé et suit ses affaires de près.

Vous pensez que la relance est mal perçue et abîme la relation client ? Détrompez-vous ! Tout dépend évidemment de la manière de procéder. Restez poli, cordial et bienveillant, surtout pour la première étape de relance. Utilisez de préférence un modèle de lettre ou de mail aisément accessible sur le Web.

Qu’est-ce qu’une procédure de relance dans une entreprise ?

La relance d’une facture impayée (en cas de retard), tout comme la pré-relance du client de façon préventive, avant échéance, demande de l’organisation. C’est d’autant plus important quand le nombre de clients ou de factures est élevé. L'utilisation d’une lettre modèle, voire d’un logiciel de recouvrement, aide à automatiser le processus.

Comment relancer une facture en retard de paiement, poliment, mais fermement ?

Lorsque le client est en retard pour régler, cela signifie que la facture présente une date d’échéance dépassée. À ce stade, ce n’est pas encore un impayé. Il peut s’agir d’un simple oubli. Peut-être que votre acheteur conteste le montant à régler (litige) ou a égaré la facture. Contactez ce débiteur dès le lendemain de la date d’échéance, par téléphone, SMS ou mail. Précisez dans cet échange qu’à votre connaissance, le paiement ne vous est pas parvenu pour tel numéro de facture. Restez poli et bienveillant.

Quelles sont les étapes d’une procédure de relance en entonnoir ?

Voici les phases classiques de relance d’une facture, avec une pression croissante mise sur le client :

• Pré-relance éventuelle, avant l’échéance, soit un rappel de la date de paiement convenue.
• Première relance, dès le jour qui suit l’échéance, ou au pire, une fois par semaine, pour tous les clients concernés. C’est un moyen d’aller chercher des informations sur le motif du retard de chaque créancier.
• Seconde relance, environ une semaine après la première, plutôt par écrit, pour formaliser le rappel, avec un ton plus ferme.
• Troisième relance amiable, environ deux semaines après la seconde, avec une lettre recommandée avec accusé de réception. C’est une mise en demeure de payer. Elle spécifie que, sans règlement client, une action judiciaire démarrera avec mise du dossier au contentieux.

Comment réclamer une facture à un client quand elle est impayée ?

Lorsque les différentes étapes de relance amiable sont réalisées et que la facture demeure impayée, vous devez passer à la vitesse supérieure. C’est en général la fin des tentatives de recouvrement en interne de votre entreprise (service comptabilité, commercial ou direction). Vous devez ensuite entamer une action en justice :

• injonction de payer ;
• le référé-provision avec ordonnance exécutoire de plein droit à titre provisoire ;
• l'assignation en paiement ;
• sans oublier la procédure simplifiée pour des créances de moins de 5 000 euros.

Ces possibilités offertes aux entreprises sont détaillées dans l’article sur le recouvrement de factures.

Certaines de ces actions auprès de cabinets de recouvrement ou de commissaires de justice (anciennement appelés huissiers) présentent un coût pour l’entreprise. Mais ces frais de recouvrement valent la peine de s’en préoccuper, surtout quand les sommes impayées en jeu sont importantes.

Comment réduire le risque d’impayés et le besoin de relancer souvent ses clients ?

La relance client est indispensable. Mais, vous pouvez aussi agir en amont de l'émission des factures, afin de diminuer la menace d’impayé au maximum.

L’analyse du risque client et la prise de garantie

Vendre c’est bien, encaisser la vente c’est nettement mieux ! Un impayé définitif représente une perte sèche pour votre entreprise. Ceci demande ensuite de réaliser de nombreuses nouvelles transactions commerciales pour récupérer l’équivalent de la somme perdue.

Par exemple, si la marge sur l’opération est de 20 %, et que vous avez une facture impayée de 1 000 euros hors taxes, vous devez vendre 5 fois le même produit pour compenser la perte financière.

Plusieurs solutions existent pour la gestion du risque d’impayé client. Analysez au maximum les risques d’impayés avant d’accepter les commandes de prospects. Vérifiez la solvabilité des entreprises. Souscrivez une assurance crédit pour couvrir le risque financier. Éventuellement, émettez une facture d’acompte à la commande pour réduire le montant à payer après livraison du produit ou du service. Négociez des conditions de paiement comme le paiement comptant dès réception.

Une facturation conforme aux devis signés pour limiter les litiges

Un autre point non négligeable pour éviter les retards de paiement et les multiples relances, c’est la qualité de votre facturation. Mieux vaut prendre soin de cette tâche administrative. Ainsi, vous limitez les échanges ou les litiges qui rallongent le délai d'encaissement. D’ailleurs, facture et devis vont de pair et se gèrent idéalement dans le même outil.

L’utilisation d’un logiciel de facturation professionnel vous procure ces différents process et vous cadre le format et les mentions obligatoires légales. Dougs, expert-comptable à distance, vous propose une solution de facturation en ligne totalement gratuite. Vous avez alors l’assurance de créer vos factures de façon rigoureuse et sécurisée en juste quelques clics. L’idéal pour réduire le retard client et donc pour limiter le travail de relance !

La facturation électronique, un plus pour accélérer les paiements en 2027

Parmi les processus pour sécuriser et accélérer la facturation, notez l’importance de la dématérialisation obligatoire des factures en France. Dans toutes les entreprises, la facture électronique devient incontournable, dès septembre 2026 en réception de vos fournisseurs, puis pour les TPE et PME, au plus tard en septembre 2027 pour l’émission.

Cette réforme fiscale de la facture électronique conduit à des formats de factures normés et structurés, dont Factur-X, et un circuit de transmission cadré, par des plateformes PDP. En outre, le cycle de vie d’une facture sera tracé de l’émission au paiement. Tout ceci réduira les retards de paiement, avec moins d’erreurs, plus de traçabilité, plus de visibilité et donc moins de relances.

La gestion des relances est un travail dont le résultat se compte en monnaie sonnante et trébuchante. Ce serait dommage de négliger cette tâche ou de la réaliser de façon occasionnelle, sans procédure, et avec du retard. Plus vous intervenez rapidement après l’échéance de chaque facture, plus vous maximisez les chances de récupérer la somme, sans action judiciaire. Et, parmi les bonnes pratiques pour limiter les impayés, Dougs recommande en outre d’adopter son logiciel de facturation en ligne, 100 % conforme et 100 % gratuit. Envie d’essayer ? En quelques clics, créez votre première facture.