Les notes de frais et les entrepreneurs, c’est une vraie relation de “je t’aime, moi non plus”. Certains en usent et en abusent, et d’autres les fuient comme la peste, parce qu’ils considèrent que ça fait beaucoup de travail pour récupérer quelques euros. Mais quand on fait les comptes, l’ensemble des dépenses que tu peux passer en note de frais sur un exercice, ça représente bien plus que quelques euros.
Retranscription de la vidéo "Optimiser ses dépenses grâce aux NOTES DE FRAIS"
Et il y a notamment pas mal de choses que tu prends en charge en tant que dirigeant, sans savoir que tu peux les répercuter à ta société. Ici, pas question de frauder, tu vas voir qu’il existe des moyens parfaitement légaux pour utiliser au maximum les notes de frais.
Alors le top pour régler les dépenses courantes liées à ton activité pro, c’est la carte société. Mais ça ne veut pas dire que les notes de frais ne peuvent pas te servir, bien au contraire.
Avant la création de ta société
Et l’utilité des notes de frais, ça commence très tôt, même AVANT la création de ta société ! Concrètement, il te faut quand même des factures au nom de ta future entreprise. Par exemple, si tu achètes du matériel de bureau, il faut que tu demandes une facture qui mentionne au moins la raison sociale de ta boîte.
Mais alors, on parle de quelles dépenses ? Et bien, il peut s’agir des frais de journal d'annonces légales, les frais de greffe du tribunal de commerce, les frais des honoraires d’avocat, de notaires, etc. Du moment que ces dépenses ont un lien avec la création de ta société, tu peux les passer en note de frais.
Et on peut même remonter plus loin dans le temps. Je te donne quelques pistes : si tu as acheté de la documentation, ou si tu as suivi une formation pour la création ou la gestion d’entreprise. Ou encore si tu t’es déplacé pour rencontrer des concurrents, des franchiseurs, des prospects…
Tout cela, ce sont des frais qui peuvent être remboursés par ta société, même s’ils ne datent pas de la semaine dernière, ça n’a pas d’importance.
Bon, il ne faut pas abuser non plus et remonter à 10 ans en arrière. Il faut qu’il y ait un lien direct avec la création de ton entreprise. Et dans ta note de frais, je rappelle que tu dois bien tout préciser et justifier avec des factures. Il faut faire preuve de bon sens.
Pendant la création de la société
On passe au stade suivant, c’est-à-dire PENDANT la création de la société. Si tu démarres ton activité, en général, tu utilises ton matériel personnel pour te lancer. Tu n’as pas encore investi dans de l’équipement dédié uniquement à un usage professionnel.
Par exemple, tu utilises ton téléphone personnel au démarrage de ta société. Et si tu n’as pas d’imprimante chez toi, mais que tu en as besoin pour ta boîte, tu l’achètes avec tes deniers personnels.
Tout ça, il faut absolument que tu le passes en notes de frais ! L’idée est de céder à ta société l’ensemble de ton matériel personnel, celui dont tu te sers dans le cadre de ton activité professionnelle.
Ça peut être ton ordinateur perso, des câbles, des luminaires, un grand écran, du matériel de bureau… Évidemment, tu les vends à un prix d’occasion. Ne t’amuse pas à gonfler la facture, ça peut te causer des soucis avec le fisc.
Petite précision : tu n'es pas imposable au titre de ce que tu vends à ta société, car il s’agit d’une opération ponctuelle. Tu n’en fais pas ton métier, tu ne réalises pas un chiffre d’affaires sur ces ventes.
Après la création de la société
Ça, c’était pendant la création de ta société. Mais ce n’est pas fini : APRÈS la création de ta société, tu as normalement ta CB professionnelle. Mais tu peux encore utiliser les notes de frais pour certains frais.
Je te donne un exemple : si ton siège social est chez toi, tu peux refacturer le loyer à ta société. Et c’est possible même si tu es locataire ! Pour cela, il faut faire un bail entre toi-même et ta société. Tu peux aussi faire passer ton abonnement internet en note de frais, ce qui te permet de récupérer directement la TVA. C’est pareil pour ta facture d’électricité.
Je rappelle qu’il y a quand même une imposition soit en BNC, micro BNC, micro BIC ou en revenus fonciers selon si tu es locataire ou propriétaire. Mais à la fin, tu es rarement perdant.
Un autre exemple : si tu n’as pas de véhicule de société et que tu utilises ton véhicule personnel pour tes déplacements professionnels, tu peux passer ces dépenses en notes de frais. Dans ce cas, tu utilises le système des indemnités kilométriques. Sur dougs.fr, on a des modules sur les IK pour te faciliter la vie. Je te mets le lien en description.
Point de vigilance sur les notes de frais
Je finis avec un point de vigilance sur les notes de frais ! Il s’agit du rattachement à l'exercice. Je te donne un exemple. On imagine que tu as créé ta société au 1ᵉʳ janvier et que tu clôtures au 31 décembre. Et puis le 30 décembre, tu te rends compte que tu as oublié de réaliser une note de frais pour plusieurs dépenses. Tu te dis, je suis fichu.
Et bien, non. À partir du moment où ces dépenses ont eu lieu dans le même exercice fiscal, c’est bon. Tu peux remonter jusqu’au 1ᵉʳ janvier.
Bien évidemment, je parle de cela pour tous les gens qui sont présidents, associés uniques en EURL, SASU, etc. Si tu as plusieurs associés, la moindre des choses c'est leur en parler. Ça évite de créer des difficultés entre vous. Et ça, c’est important pour la bonne marche de ta société !
Par contre, si ton exercice est clos et que ça y est, le bilan est rendu : et bien, c’est fini. Tu ne peux pas faire passer une charge antérieure sur un nouvel exercice fiscal. C’est la base, chaque exercice doit avoir ses propres charges.
Voilà, avec ça, les notes de frais ne doivent plus avoir de secret pour toi ! Si tu as encore des questions, on se retrouve dans les commentaires.
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