Factures et devis : différences, complémentarité et organisation

Différences entre facture et devis

Chaque document administratif suit un objectif précis. Une facture n’est pas un devis et un devis ne peut servir de facture comme justificatif comptable.

Qu’est-ce qu’un devis et quel est son but ?

Un devis correspond à un document écrit destiné à communiquer toutes les informations nécessaires sur un produit ou service, à un client ou prospect. L’acheteur potentiel se sert du devis pour comparer plusieurs propositions commerciales et réaliser son choix de façon éclairée.

Le devis comporte la description du bien, de la marchandise ou de la prestation de service, ainsi que son prix. C’est une offre commerciale qui mentionne une durée de validité précise pendant laquelle le futur client peut réfléchir avant de s’engager.

Une fois signé par les deux parties, le devis devient un contrat et les engage. Il convient donc de bien faire la différence entre le devis émis et le devis signé.

Comment définir une facture ?

La facture est un document écrit émis par un vendeur ou fournisseur et à destination d’un acheteur ou client. C’est une pièce commerciale, mais aussi un justificatif pour votre comptabilité.

La facture reprend les conditions de vente des produits livrés et des services rendus, dont la description, la quantité, le poids, la qualité, le prix, etc. Elle mentionne les délais et modalités de paiement. Sauf pour les factures pro forma ou d’acompte, les factures sont établies après la réalisation intégrale de la vente (livraison).

En fonction du client, particulier, professionnel du privé ou du secteur public, les règles de facturation diffèrent. Ce document administratif et commercial peut prendre de nombreuses formes, selon les besoins de l’entreprise :

• facture classique ;
• facture d’achat ;
• facture acquittée ou quittance ;
• facture d’acompte ;
• facture d’avoir ;
• note de débours ;

mais aussi, facture pro forma.

Quelles sont les différences essentielles entre le devis et la facture ?

Elles sont principalement au nombre de trois :

• Le devis s'établit avant la vente, et donc avant la facture. L’émission de cette dernière intervient après la livraison de la marchandise ou du service, sauf pour le cas des factures d’acompte.
• La facture est obligatoire, dans tous les cas de vente à des professionnels, quelle que soit sa nature. En revanche, le devis, dans la majorité des situations, reste un document facultatif. Consultez la page sur le site Entreprendre.Service-Public.fr qui détaille les situations qui rendent le devis obligatoire.
• La valeur juridique diffère. Un devis non signé ne présente aucune valeur de contrat. La facture, dès son émission, peut servir, elle, de preuve juridique.

Quelle est la différence entre une facture pro forma et un devis ?

La proposition commerciale et le devis sont des offres qui attendent une validation du prospect ou du client pour se transformer en contrat. La facture pro forma reste en dehors de la comptabilité. Elle n’a aucune valeur légale, contrairement à un devis signé qui engage le signataire. La facture pro forma sert à détailler les conditions commerciales sans aucun engagement des parties, fournisseur et client potentiel.

Pourquoi et comment soigner la préparation de ses devis clients ?

Le devis constitue une première étape de formalisation des échanges commerciaux entre un fournisseur et son client.

Le devis, une offre commerciale de contrat

Les relations commerciales comprennent parfois des échanges physiques entre les acheteurs et les vendeurs. Mais, dans la plupart des cas, au téléphone, en présentiel ou sur internet, l’émission d’un devis ou d’une offre commerciale vient ensuite.

Plus vous prenez soin de tout indiquer scrupuleusement sur le devis, plus vous facilitez le processus d’achat chez votre prospect. Le fait d’établir un devis sans erreurs et avec les mentions obligatoires instaure la confiance et évite les discussions et allers-retours.

Quelle est la valeur juridique d’un devis pour une entreprise ?

Le devis devient un document juridique dès lors qu’il porte la signature du client. En outre, pour faire foi sur le plan légal, et engager les parties, le devis doit comporter des mentions obligatoires. En effet, un devis avec des erreurs de ce type est non conforme. 

Les mentions obligatoires du devis

Voici les éléments à inclure systématiquement, à la création d’un devis, facultatif comme obligatoire :

• coordonnées de votre entreprise ;
• coordonnées du client ;
• date du devis et date de la prestation ou de la livraison envisagée ;
• durée de validité du devis ;
• détail du produit ou de la prestation (libellé des articles, quantités et prix unitaires hors taxes) ;
• en cas de main-d’œuvre, son coût ;
• en cas de frais de déplacement, leur montant ;
• le total de la somme à payer hors taxes (HT), la TVA et le total toutes taxes comprises (TTC) ;
• les conditions de paiement ;
• la mention de la TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts, le cas échéant.

D’autres mentions spécifiques obligatoires existent dans certains secteurs d’activité, comme le bâtiment.

Peaufiner son devis pour cadrer les éléments de la future facture

Plus les entrepreneurs sont précis sur leurs devis, plus ils gagnent du temps dans les échanges avec les clients et plus ils facilitent le processus de facturation. En effet, la facture qui intervient après la livraison du bien comme du service reprend les éléments convenus sur le devis.

Si vous avez omis quelque chose sur le devis, comme une minoration du prix, votre client risque de contester la facture. Ceci entraîne du retard au niveau des paiements et votre trésorerie en pâtit. Vous devez de nouveau vous mettre d’accord avec vos clients sur un éventuel complément de facturation ou émettre un avoir.

Pourquoi réaliser sa facturation client en partant des devis émis par l’entreprise ?

Que vous soyez auto-entrepreneur, dirigeant ou gérant d’une TPE ou d’une PME, finalement, toute action de vente démarre avec le devis. La facture finalise l’opération, avant le paiement de la transaction. Dans la mesure où les données qui figurent sur le devis se retrouvent sur la facture, en particulier les mentions obligatoires expliquées précédemment, partir du devis pour facturer semble préférable.

Quelles sont les mentions obligatoires pour une facture de vente ?

L’article sur les mentions obligatoires sur facture vous donne toutes les clés pour ne rien oublier dans votre processus de facturation. Notamment, pensez à insérer les nouvelles données rendues obligatoires par le décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, dans le cadre de l’arrivée de la facture électronique obligatoire. Il s’agit des 4 informations suivantes :

• Le SIREN du client ;
• l'adresse de livraison des produits ;
• la catégorie de l'opération ;
• l’option pour le paiement de la TVA sur les débits, pour les prestataires de service, le cas échéant.

Pourquoi la transformation d’un devis en facture fait-elle gagner du temps et limite les risques d’erreurs ?

Reprenez le devis et convertissez-le en facture. Ainsi, vous ne perdez pas de temps, vu que ce document comporte l’essentiel des données pour la facturation des clients. En plus, cela évite de saisir les informations deux fois. C’est donc aussi une réduction du risque d’erreurs. Enfin, avec ce mode de fonctionnement, vous visualisez rapidement les devis émis non validés, les devis validés et non facturés ainsi que ceux facturés.

Pourquoi adopter un logiciel unique pour factures et devis ?

Pour transformer un devis en facture aisément, gratuitement ou pas, mieux vaut disposer d’un outil ou d’une application aux multiples fonctionnalités : deviser, facturer et convertir le devis en facture.

Rationaliser ses tâches administratives autour des ventes

Le fait d’utiliser un logiciel de facturation et de devis :

• Réduit le temps de travail administratif, par l’absence de ressaisie (qui peut générer des erreurs et donc de l’énergie perdue pour corriger ensuite).
• Vous garantit une meilleure conformité sur le plan des mentions obligatoires, vu qu’elles sont en grande partie identiques.
• Donne une vision centralisée en un seul lieu de toutes les transactions commerciales, de l’émission du devis au paiement de la facture.

Disposer d’un suivi simple et centralisé de la gestion commerciale

Avec un tel logiciel pour émettre devis et factures, tous les intervenants dans l’entreprise accèdent aux données d’un dossier client à un seul endroit. Cet outil centralise tous les échanges d’informations et de documents dans le cadre d’une transaction commerciale. Il est souvent relié à un outil CRM (gestion de la relation client). Chaque pièce est unique et porte son propre numéro, sans risque de doublons.

Tout le monde dans l’entreprise gagne en efficacité. Il devient simple d’extraire des analyses commerciales, tant sur le carnet de commandes que sur les devis signés, livrés et facturés, par exemple.

Que faut-il penser des logiciels en ligne de facturation et de devis gratuits ?

Pour réaliser ces devis et factures au sein d’une unique application informatique, vous avez le choix. Dénicher sur le Web une solution gratuite de ce type semble facile, tout comme consulter des avis en ligne sur ce type d’outils.

Réalisez des essais pour vérifier l’ergonomie des logiciels et leur simplicité d’utilisation. Analysez les fonctionnalités, y compris pour l’édition et l’archivage des documents. Assurez-vous des règles d’accès et du respect de la confidentialité comme du RGPD le cas échéant.

Enfin, prenez garde aux points de conformité :

• à la loi anti-fraude TVA ;
• aux formats de la facture électronique pour 2026 et 2027, comme Factur-X  ;
• aux mentions obligatoires.

Les avantages de Dougs pour vos devis et factures, mais pas seulement

Dougs est un cabinet d’expertise comptable en ligne. Il vous procure toutes les prestations utiles pour votre comptabilité, la gestion de la paie, ainsi que la facturation. Ses experts épaulent les entrepreneurs. Ils leur apportent des conseils éclairés dans tous les domaines du pilotage d’entreprise.

Dougs fournit gratuitement des outils pour factures et devis, parce que c’est un préalable à la bonne gestion administrative de toute activité. Ce socle doit être disponible et fiable, pour tout entrepreneur, quelle que soit la taille de sa structure. Et, qui de mieux qu’un expert-comptable pour vous fournir ce service et vous garantir la conformité avec la réglementation ?

L’aventure entrepreneuriale est un parcours semé d’embûches. Ce que vous pouvez sécuriser mérite assurément de l’être ! Les devis et factures entrent dans cette catégorie de tâches administratives que vous pouvez mettre sous contrôle, grâce à un bon outil de facturation gratuit en ligne. C’est justement ce que Dougs vous propose. Le plus simple pour vous faire votre propre opinion, c’est de créer votre premier devis ou facture en ligne.