Comment déduire ses frais de restauration ?

Quels frais de repas déductibles ? C’est une question qui revient fréquemment au moment de se mettre à table. 

En qualité de dirigeant, vous engagez des frais de repas pour inviter des clients, des fournisseurs, des salariés, des associés ou tout simplement vous mêmes. Alors, les frais de restaurant sont ils systématiquement déductibles ? Et bien non. Pourtant l’enjeu est de taille car si les frais de repas ne sont pas déductibles, cela reviendra à devoir payer plus d’impôt.

Dans ce sens, l’administration fiscale nous rappelle certaines conditions. Pour information, 2 situations peuvent se présenter : il s’agit de frais de déjeuner d’affaires ou de frais de repas individuel.

Les conditions initiales pour déduire ses frais de repas

Tout d’abord, les frais dits de représentation sont admis en déduction des résultats de l’entreprise si ils sont :

• liés à des dépenses professionnelles ;
• justifiés.

Les frais de déjeuner d’affaires sont déductibles

Pour mémoire, on parle de déjeuner d’affaires quand vous invitez des clients, des prospects ou toute autre personne dans l’intérêt de la société. Vous devrez disposer des éléments suivants :

• avoir une note faisant apparaître la TVA (pour la récupérer) ;
• avoir une vraie facture au nom de votre entreprise si le montant dépasse 150 euros TTC ;
• les noms des invités sur la note de restaurant et les entités représentées (nom de la société, prospect, client …).

En cas de contrôle fiscal, l’inspecteur pourra juger de l’importance de la note du restaurant, notamment si vous invitez dans un 3 étoiles.

Quelles sont les conditions pour déduire ses frais de repas ?

Reprenons dans l’ordre : les frais de repas doivent remplir plusieurs conditions. Tout d’abord ces frais doivent :

• constituer des dépenses nécessitées par l’exercice de la profession. A titre d’exemple, les frais de repas qui accompagnent des déplacements chez un client ou dans un salon professionnel ;
• se justifier par la distance entre le lieu d’exercice et le domicile ;
• s’accompagner d’une pièce justificative.

Des frais de repas déduits, mais avec des restrictions si vous invitez

Une dépense est professionnelle à partir du moment où vous l’engagez dans l’intérêt de l’entreprise. Ainsi, nous pourrions retenir l’exemple d’une invitation d’un prospect pour obtenir un contrat. Bien évidemment, la nature de l’entreprise facilitera la compréhension de cette invitation. Par exemple, il sera plus complexe pour un médecin généraliste d’expliquer ce type d’invitation qu’un dirigeant d’entreprise de BTP. Mais, pour autant, rien n’est impossible dans un sens comme dans l’autre. C’est avant tout une explication économique qui préside lors de justification.

Parallèlement, les frais de repas doivent reposer sur des justificatifs. Il est admis qu’un simple ticket de caisse faisant apparaître la somme à payer avec la TVA est admise par l’administration fiscale. Pour autant, en dépassant 150 euros, nous ne pouvons que vous conseiller de demander une vraie facture faisant apparaître le nom de votre société.

N’oubliez pas de faire un peu de littérature sur votre ticket ou votre facture en notant précisément le nom des invités et le contexte. Cela évitera des ennuis lors d’un contrôle Urssaf ou fiscal.

Les frais de restauration qui ne sont pas déduits sont les suivants :

• les frais de repas pour convenances personnelles comme inviter son conjoint marié, Pacsé ou autre ;
• des frais de repas en famille, ou en weekend ;
• les frais de repas en dehors de toute obligation professionnelle ;
• et bien d’autres cas car la liste est illimitée.

Quel montant de frais de repas sont déduits si vous mangez seul ?

Il s’agit donc de frais de repas individuels. Comme les précédents, ils doivent se réaliser dans l’intérêt de la société. Oubliez donc le restaurant en bas de chez vous où vous allez de temps en temps quand le repas préparé par votre conjoint(e) a brûlé.

En effet, Les frais supplémentaires de repas se déduisent si la distance entre le lieu d’activité et le domicile fait obstacle à ce que le dirigeant rentre déjeuner chez lui. C’est une appréciation au cas par cas relevant à la fois de la nature de l’activité, de la durée de la pause déjeuner et enfin de la distance.

Par ailleurs, l’administration fiscale considère seulement le supplément entre le prix du repas et les frais minimum de repas comme rendus nécessaires par l’exercice de la profession. Pour information, le forfait repas 2018 est fixé à 4,80 euros. Le forfait jour est de 9,60 euros.

La dépense déductible correspond donc à la différence entre les frais de repas réellement engagés et l’évaluation forfaitaire de l’avantage en nature nourriture. Ainsi, si votre repas du midi coûte 15 euros, seule la dépense déductible est de 10,20 euros (15 euros – 4,80 euros).

Cependant au-delà de la limite d’exonération des indemnités pour frais de repas des salariés (18,60 euros), la dépense engagée est considérée comme excessive et n’est pas déductible en théorie. En pratique, en cas de contrôle URSSAF ou fiscal, l’inspecteur jugera de la situation.

Exemple de déjeuner déductible :

• Le dirigeant déjeune pour 18,60 euros. Il peut déduire de son résultat la somme de : 18,60 € – 4,80 € = 13, 80 € ;
• il déjeune pour 30 euros et il déduit 13,80 € car le plafond est dépassé ;
• enfin, il déjeune pour 15,60 €. Il déduit 10,80 €. Pas plus, car les frais d’un dirigeant ne peuvent pas être pris en forfait. Cela repose obligatoirement sur les frais dépensés.

Dans tous les cas de figure, pensez toujours à noter le nom, les qualités des personnes invitées et le contexte de vos frais de repas déductibles. Si vous souhaitez d’avantages d’informations sur vos charges déductibles de votre bénéfice, consultez cet article !