7 min.Facture : guide complet pour créer des factures conformes
Avez-vous vérifié que votre processus de facturation est vraiment fiable de l’émission jusqu’au paiement ?
Une erreur de facturation peut retarder un règlement, compliquer une correction ou perturber le suivi de votre activité. Avec la facturation électronique, la correction des factures devient également plus encadrée.
En tant qu'expert-comptable chez Dougs, j'accompagne les entrepreneurs dans la gestion de leurs factures. Dans cet article, je réponds aux questions les plus fréquentes sur la facturation, du respect des mentions obligatoires au choix d'un logiciel de facturation gratuit, et vous apporte des conseils pratiques pour gérer votre activité en toute sérénité.
EN BREF
- Une facture doit comporter les mentions obligatoires : identité des parties, numéro, dates, opérations, montants, TVA et conditions de paiement.
- Un acompte nécessite une facture dédiée. Une facture déjà émise se corrige par un avoir ou une facture rectificative selon la situation.
- Entre professionnels, le délai de paiement est de 30 jours par défaut. Des pénalités et une indemnité de 40 € peuvent s’appliquer en cas de retard.
- Depuis le 1ᵉʳ septembre 2026, toutes les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’émission et l’e-reporting s’appliquent aux grandes entreprises et ETI, puis aux PME et micro-entreprises en septembre 2027.
- Un logiciel adapté facilite la conformité, le suivi des encaissements et les relances.
Qu'est-ce qu'une facture et quand faut-il en émettre une ?
La facture est un document comptable, fiscal et juridique qui détaille une vente ou une prestation. Entre professionnels, elle est obligatoire. Avec un particulier, elle ne l'est pas systématiquement : une boulangerie, par exemple, n'établit pas une facture pour chaque achat en magasin. Pour certaines prestations de services à un particulier, une note doit toutefois être remise lorsque le montant dépasse 25 € TTC.
Les mentions obligatoires d'une facture : la liste complète
Une facture conforme doit comporter plusieurs informations imposées par la loi. Je vais vous montrer ce qu'elle doit contenir pour vous éviter une amende.
Ce que toute facture professionnelle doit contenir
Son contenu est réglementé par l'article L441-9 du Code de commerce et l'article 289 du CGI. Une mention absente expose à 15 € d'amende par omission, dans la limite de 25 % du montant de la facture.
Voici ce que chaque facture B2B doit mentionner :
- Vos coordonnées : raison sociale, adresse du siège social, adresse de facturation si différente, numéro SIREN et numéro de TVA intracommunautaire.
- Les coordonnées de votre client : raison sociale, adresse, numéro de TVA intracommunautaire pour les professionnels assujettis.
- Le numéro de facture : unique, basé sur une numérotation chronologique continue et sans rupture.
- Les dates : date d'émission, date de réalisation ou de livraison si différente, date d'échéance du règlement.
- Le détail des opérations : désignation précise, quantité, prix unitaire hors taxes, numéro de bon de commande si votre client en a émis un.
- Les montants : total hors TVA, taux de TVA, montant de TVA, total TTC.
- Les conditions de paiement : taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement (40 €).
Vous voulez approfondir votre connaissance ? Retrouvez également notre article complet sur les mentions obligatoires d'une facture.
Chaque facture doit être conservée 6 ans minimum pour des raisons fiscales, 10 ans sur le plan comptable. Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, ajoutez la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Des modèles de factures PDF personnalisables vous permettent de sécuriser ces mentions sans risque d'oubli.
Les quatre nouvelles mentions obligatoires liées à la réforme
La réforme de la facturation électronique ajoute quatre nouvelles mentions obligatoires selon le calendrier applicable à l’entreprise.
- Le numéro SIREN de votre client, s'il est professionnel.
- L'adresse de livraison des biens, si elle est différente de l'adresse du client.
- La nature des opérations : livraisons de biens, prestations de services, ou les deux.
- La mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits », si vous avez opté pour ce mode de TVA.
Ces quatre mentions s’appliqueront aux PME et micro-entreprises à partir de septembre 2027, avec leur obligation d’émission électronique.
Ressource à télécharger
Le guide de la facturation électronique
C'est quoi, la réforme de la facturation électronique ?
Quelles sont vos obligations ?
Qu'est-ce que cela va vous apporter, concrètement ?
Facture d'acompte ou d'avoir : quelle référence pour quelle situation ?
Certaines situations nécessitent un type de facture spécifique. Je vais vous expliquer dans quels cas utiliser chaque type de facture et quelles mentions elle doit contenir.
La facture d'acompte : quand l'émettre et que doit-elle contenir ?
Un acompte est un versement partiel effectué par votre client avant la livraison ou la réalisation de la prestation. Dès que vous en encaissez un, vous devez émettre une facture d'acompte. Cette obligation est prévue par l'article 289 du CGI. La facture d’acompte doit comporter les mentions obligatoires applicables, dans la mesure où les informations sont déjà connues au moment de son émission. Vous pouvez également rappeler la référence du devis ou de la commande concernée pour faciliter le suivi.
Exemple concret : vous signez un devis de 4 000 € HT. Vous demandez 30 % à la commande, soit 1 200 € HT. Vous émettez une facture d'acompte de 1 200 € HT, avec TVA si vous êtes assujetti. Depuis le 1ᵉʳ janvier 2023, la TVA est exigible sur les acomptes, aussi bien pour les prestations de services que pour les livraisons de biens.
Comment corriger une facture déjà émise ?
Une facture déjà émise ne doit pas être directement modifiée ou supprimée. Pour la rectifier, vous pouvez notamment émettre une facture qui annule et remplace la précédente ou utiliser une note d’avoir selon la situation. En pratique, l’avoir suivi, si nécessaire, d’une nouvelle facture permet de conserver une trace claire de la correction.
L'avoir reprend toutes les mentions obligatoires de la facture initiale, auxquelles s'ajoutent la mention « avoir », la référence à la facture corrigée et le montant rectifié avec TVA. La mention « net à payer » devient « net à déduire » ou « net à créditer ».
Délais de paiement et pénalités de retard : ce que la loi impose
Les règles de délais de paiement d’une facture entre professionnels ne relèvent pas de la simple négociation avec le client. Elles sont encadrées par le Code de commerce, et les connaître, c'est protéger votre fonds de roulement.
Par défaut, le délai de paiement entre professionnels est fixé à 30 jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Par accord écrit, il peut être porté jusqu’à 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou, sous conditions, à 45 jours fin de mois. Des dérogations sectorielles existent dans certains domaines spécifiques.
En cas de retard, votre client vous doit automatiquement des pénalités. Leur taux doit figurer sur la facture dès l'émission. À cela s'ajoute une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, due de plein droit dès le premier jour de retard, sans mise en demeure préalable. Pour les situations de retards persistants, un suivi rigoureux de vos encaissements et des rappels de paiement automatiques vous évitent souvent des difficultés de trésorerie.
Facturation électronique obligatoire : ce qu’elle change pour vous
La facturation électronique obligatoire transforme progressivement la manière dont les factures circulent entre professionnels. Je vous explique ce qu’elle implique concrètement et les échéances qui s’appliquent selon votre entreprise.
Le calendrier de la réforme selon la taille de votre entreprise
Il ne s’agit plus simplement d’envoyer un PDF par e-mail. Les factures électroniques concernées par la réforme sont émises, transmises et reçues via une plateforme agréée, dans un format électronique conforme. Le Portail public de facturation (PPF) assure notamment les fonctions d’annuaire et de concentrateur des données destinées à l’administration fiscale.
Deux dates à retenir :
- Depuis le 1ᵉʳ septembre 2026 : toutes les entreprises concernées doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI doivent également les émettre et réaliser leur e-reporting.
- À partir du 1ᵉʳ septembre 2027 : les PME et micro-entreprises devront à leur tour émettre leurs factures électroniques et réaliser leur e-reporting.
Modifier une facture électronique : comment la corriger ?
Une facture déjà émise ne doit pas être directement modifiée ou supprimée. Avec la facturation électronique, les corrections passent par un circuit de rectification traçable. Une fois la facture transmise via une plateforme agréée, vous devez utiliser le mécanisme de correction adapté, par exemple un avoir ou une facture rectificative. Certains logiciels de facturation permettent de gérer facilement les avoirs et les factures rectificatives depuis une application mobile. Chez Dougs, nous proposons justement un logiciel de facturation gratuit qui intègre ces fonctionnalités. Vous bénéficiez également de modèles conformes à la réforme, du paiement en ligne, de rappels automatiques, d'une synchronisation bancaire et de nombreuses intégrations.
Mon conseil
La facture est au cœur de votre activité. Plus votre processus de facturation est fiable et automatisé, plus vous gagnez du temps pour développer votre entreprise.
EN RÉSUMÉ
Une facturation fiable repose sur des factures conformes, des délais maîtrisés et un suivi rigoureux jusqu’au paiement.
Vérifiez les mentions obligatoires, utilisez le bon document selon la situation et suivez la procédure de rectification adaptée lorsqu’une facture déjà émise doit être corrigée.
Surveillez vos échéances et vos encaissements. Entre professionnels, prévoyez les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 €. Tenez également compte des obligations de facturation électronique déjà applicables et de l’échéance de septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.
Chez Dougs, nous vous aidons à sécuriser et simplifier votre facturation grâce à des outils adaptés aux nouvelles obligations.
FAQ sur la facture
Un outil efficace doit vous permettre de personnaliser vos modèles, d'ajouter une case acompte, d'envoyer automatiquement vos documents et de gérer la facturation récurrente. Les fonctionnalités avancées incluent le paiement en ligne, les rappels de paiement, la synchronisation bancaire et une connexion CRM. Pour les structures actives à l'international, vérifiez aussi la gestion des devises et le multilingue.
Pour les micro-entrepreneurs, vérifiez que l’outil gère les mentions obligatoires, les données clients et la réception des factures électroniques, déjà obligatoire. Il doit également vous préparer à l’obligation d’émission prévue en septembre 2027.
Créez vos factures à partir de modèles PDF personnalisables, avec synchronisation automatique et téléchargement en un clic. Le délai légal de paiement est de 30 jours par défaut. En cas de retard, les pénalités sont dues automatiquement dès la date d'échéance. Des rappels de paiement intégrés à votre outil de facturation limitent les difficultés de trésorerie.
Émilie Fatkic
Expert-comptable
Entre deux sessions de conseil client, supervision de bilans comptables, management et formation de ses équipes, elle s’adonne à sa passion : la rédaction de contenus. Elle met sa plume et son expertise au service de sujets de fond sur la création d’entreprise et la comptabilité.
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