Prélèvement à la source : tout ce que l'employeur doit savoir
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9 min.Déléguer la collecte de l’impôt aux entreprises : c’est le pari qu’a fait l’administration fiscale avec le prélèvement à la source. Sur le papier, le dispositif semble fluide. Dans la pratique, il oblige les employeurs à gérer une charge supplémentaire, mêlant paie, fiscalité et conformité.
Une erreur de taux, un oubli de reversement ou un simple retard peuvent entraîner des pénalités automatiques. Et dans un contexte de digitalisation des déclarations, la tolérance est mince. Alors, quelles sont les obligations légales ? Quels sont les risques concrets en cas de manquement ? Et surtout, comment éviter les pièges ? Autant de questions auxquelles il vaut mieux répondre avant d’être rattrapé par un contrôle.
Qu'est-ce que le prélèvement à la source ?
Entré en vigueur le 1er janvier 2019, le prélèvement à la source a profondément modifié la manière dont l’impôt sur le revenu est collecté. Désormais, il est prélevé directement sur la rémunération par l’employeur avant même qu’il ne soit versé au salarié. Autrement dit, au lieu de payer ses impôts en une fois l’année suivante, le salarié les règle chaque mois directement sur son salaire.
L’employeur joue un rôle d’intermédiaire en appliquant un taux de prélèvement à la source communiqué par la Direction générale des Finances publiques (DGFiP).
Le prélèvement à la source concerne plusieurs types de revenus :
- les salaires des employés ;
- les traitements des fonctionnaires ;
- les pensions de retraite ;
- les allocations chômage ;
- les indemnités journalières de Sécurité sociale (IJSS).
NB : si un salarié souhaite modifier son taux de prélèvement (par exemple, suite à un changement de situation), il doit en faire la demande directement auprès de la DGFiP. L’employeur applique uniquement le taux transmis par l’administration fiscale et ne peut ni le modifier ni l’adapter.
Qui doit payer le prélèvement à la source ?
Le prélèvement à la source concerne tous les contribuables imposables, mais la manière dont il est payé dépend de la situation de chacun.
Les salariés et les retraités
L’impôt sur le revenu reste à la charge du salarié ou du retraité, mais il est directement prélevé par l’employeur ou la caisse de retraite au moment du paiement du salaire ou de la pension. Ces organismes jouent simplement un rôle d’intermédiaire : ils collectent l’impôt et le reversent à l’administration fiscale.
Les travailleurs indépendants et les bailleurs
Contrairement aux salariés, les travailleurs indépendants (artisans, commerçants, professions libérales...) et les propriétaires bailleurs ne bénéficient pas d’un tiers collecteur comme un employeur. L’administration fiscale prélève directement leur impôt sur leur compte bancaire sous forme d’acomptes mensuels ou trimestriels.
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Les devoirs de l’employeur face au prélèvement à la source
Les obligations légales
L’employeur doit assurer la déclaration, le prélèvement et le reversement de l’impôt sur le revenu des salariés tout en respectant la confidentialité des données fiscales.
Déclarer le prélèvement à la source via la DSN
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un outil qui permet aux employeurs de transmettre chaque mois les informations sur les salariés aux organismes sociaux (France Travail, CPAM, Urssaf) et à l'administration fiscale. Elle inclut aussi la déclaration du prélèvement à la source.
Deux types de déclarations sont à effectuer :
- La déclaration mensuelle, qui regroupe toutes les informations sur les salariés et permet de payer les cotisations sociales ainsi que l'impôt prélevé sur leur rémunération.
- La déclaration évènementielle, requise uniquement en cas de changement dans la situation d’un salarié (arrêt de travail, fin de contrat…). Elle doit être transmise dans un délai de 5 jours ouvrés.
Certains employeurs ne sont pas soumis à la DSN, comme les employeurs étrangers qui emploient des salariés en France. Ils doivent utiliser un autre dispositif appelé PASRAU (Prélèvement à la Source pour les Revenus Autres).
Prélever l’impôt directement sur le salaire
L’employeur applique le taux de prélèvement transmis par l’administration fiscale (DGFiP).
L’impôt est prélevé sur le montant net imposable du salaire, après déduction des cotisations sociales et de la part déductible de la CSG (Contribution Sociale Généralisée). Ce montant constitue la base mensuelle de prélèvement utilisée pour calculer l’impôt dû.
Reverser les montants collectés à l’administration fiscale
L’employeur règle la retenue à la source (RAS) via un télérèglement effectué sur le site de l’administration fiscale.
Le délai de versement varie en fonction de la taille de l’entreprise :
- plus de 11 salariés : paiement le mois suivant ;
- moins de 11 salariés : option de paiement trimestriel, avec un règlement au plus tard le 15 du premier mois du trimestre suivant.
En cas de décalage de paie (salaire versé après la période d’emploi), le reversement intervient le mois où la retenue a été effectuée.
Protéger la confidentialité des données fiscales
L’employeur ne connaît que le taux d’imposition appliqué au salarié. Il ne peut en aucun cas accéder à d’autres sources de revenus. Il doit garantir la confidentialité de ces informations et respecter le secret professionnel.
Conséquences en cas de non-respect
Un employeur qui ne respecte pas ses obligations en matière de prélèvement à la source s'expose à des sanctions financières et, dans certains cas, à des sanctions pénales.
Sanctions fiscales
L’administration fiscale applique des amendes selon la nature de l’erreur commise :
- si l’employeur omet ou fait une erreur involontaire dans la déclaration, il encourt une amende correspondant à 5 % des sommes qui auraient dû être prélevées ou déclarées ;
- en cas de déclaration tardive, cette amende s’élève à 10 % ;
- si l’erreur ou l’omission est jugée volontaire, l’amende passe à 40 % des montants non déclarés ;
- en cas d’absence de reversement, l’amende peut atteindre 80 % des montants concernés.
Il est important de noter qu’une seule de ces amendes est appliquée en fonction de la gravité de l’infraction. Il n’y a donc pas de cumul entre elles. Toutefois, l’amende ne peut pas être inférieure à 250 euros par déclaration.
Sanctions pénales
Si l’absence de reversement est intentionnelle et répétée, l’employeur risque des sanctions pénales.
Un retard de plus d’un mois dans la déclaration et le paiement de l’impôt peut entraîner une amende pénale de 1 500 euros.
Application du taux de prélèvement par l’employeur
Comment le taux de prélèvement à la source est-il transmis à l'employeur ?
L’administration fiscale calcule le taux de prélèvement, qui est ensuite transmis automatiquement à l’employeur via la DSN. L’employeur a 60 jours pour l’appliquer après réception.
Différents types de taux
Il existe plusieurs types de taux applicables :
Taux personnalisé
Il s'agit du taux appliqué à l’ensemble du foyer fiscal, c'est-à-dire aux personnes déclarant leurs revenus ensemble, comme un couple marié ou pacsé avec des enfants à charge. Ce taux prend en compte tous les revenus du foyer.
Cependant, si les membres du couple ont des revenus très différents, ils peuvent choisir un taux individualisé. Dans ce cas, le taux de prélèvement est adapté aux revenus personnels de chaque conjoint ou partenaire (salaires, pensions, bénéfices industriels et commerciaux, etc.), sans modifier le montant total de l’impôt du foyer.
Taux non personnalisé (ou taux neutre)
Un salarié peut décider de ne pas transmettre son taux d'imposition personnalisé à son employeur. Dans ce cas, un taux neutre est appliqué, calculé uniquement en fonction du montant de la rémunération, sans prendre en compte la situation familiale.
Ce taux est également utilisé lorsque le salarié n’a jamais déclaré de revenus, si l’administration fiscale ne transmet pas le taux personnalisé à l’employeur, ou en cas de transmission tardive.
Où et comment récupérer le taux d’un salarié ?
Chaque mois, lors de l’envoi de la DSN, l’administration fiscale transmet en retour le taux de prélèvement applicable à chaque salarié.
Si le taux n’est pas disponible, l’employeur doit automatiquement appliquer le taux neutre, basé sur la rémunération du salarié.
Comment est calculé le prélèvement à la source ?
Comment connaître son taux d'imposition ?
Le taux de prélèvement à la source est défini par l'administration fiscale et peut être consulté de différentes manières :
- il est généralement indiqué sur le bulletin de salaire ;
- il est accessible dans l'espace personnel sur le site officiel des impôts.
Ce taux est réévalué chaque année après la déclaration de revenus et peut être modifié en cas de changement de situation (mariage, naissance, variation importante des revenus…).
Comment calculer son taux de prélèvement à la source ?
Le taux de prélèvement est calculé en fonction des revenus imposables déclarés et de la composition du foyer fiscal. Pour l'estimer, un simulateur officiel est disponible sur service-public.fr.
Les informations nécessaires pour effectuer ce calcul incluent :
- le montant des revenus imposables (salaires, pensions, bénéfices, etc.) ;
- la situation familiale (nombre de parts fiscales) ;
- les éventuelles réductions et crédits d'impôt appliqués.
Le taux obtenu s’applique ensuite aux revenus du foyer pour déterminer le montant prélevé chaque mois.
Transmission des prélèvements à l’administration fiscale
Les échéances fiscales à respecter
Les employeurs doivent envoyer la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et payer le prélèvement à la source avant une date limite. Cette échéance dépend de la taille de l’entreprise :
- entreprises de 50 salariés et plus : la DSN doit être envoyée et le paiement effectué au plus tard le 5 du mois suivant ;
- entreprises de moins de 50 salariés : la DSN et le paiement doivent être réalisés au plus tard le 15 du mois suivant.
Comment transmettre les informations via la DSN ?
La DSN est générée automatiquement à partir des données de paie et doit contenir les éléments suivants :
- le montant du prélèvement à la source : somme prélevée sur le salaire de chaque salarié au titre de l'impôt sur le revenu ;
- le taux de prélèvement appliqué : taux transmis par l'administration fiscale ou, à défaut, le taux neutre applicable ;
- l'assiette du prélèvement : montant du revenu soumis au PAS.
Pour effectuer la transmission :
- préparer la DSN : à l'aide du logiciel de paie, intégrer toutes les informations requises, y compris celles relatives au PAS.
- contrôler la conformité : vérifier que la DSN respecte les normes en vigueur et qu'elle est exempte d'erreurs.
- transmettre la DSN : envoyer la déclaration via le portail dédié (par exemple, net-entreprises.fr) avant la date limite applicable.
Il est essentiel de respecter ces étapes pour assurer une transmission correcte et éviter les sanctions potentielles liées à des erreurs ou des retards.
FAQ
Comment fonctionne le prélèvement à la source pour les salariés ?
Pour les salariés, l'impôt sur le revenu est directement prélevé par l'employeur lors du versement du salaire. L'administration fiscale calcule un taux de prélèvement basé sur la dernière déclaration de revenus du contribuable et le communique à l'employeur.
Le prélèvement à la source est-il obligatoire ?
Oui, depuis le 1ᵉʳ janvier 2019, le prélèvement à la source est obligatoire pour tous les contribuables percevant des revenus imposables, y compris les salariés. Ce dispositif vise à adapter le recouvrement de l'impôt aux variations de revenus en temps réel.
Comment obtenir le taux personnalisé d’un salarié ?
L'administration fiscale calcule le taux personnalisé de chaque contribuable en fonction de sa situation fiscale et de ses revenus déclarés. Ce taux est ensuite transmis à l'employeur via la Déclaration Sociale Nominative (DSN), un dispositif déclaratif mensuel utilisé par les entreprises.
Que faire si un salarié conteste le taux appliqué ?
Si un salarié estime que le taux de prélèvement appliqué est incorrect, il doit contacter directement l'administration fiscale pour vérifier et, le cas échéant, ajuster son taux. L'employeur applique le taux transmis par l'administration et n'est pas habilité à le modifier sans instruction officielle.
Comment changer son taux d’imposition ?
Un contribuable peut demander la modification de son taux de prélèvement en cas de changement significatif de sa situation personnelle ou professionnelle (mariage, naissance, variation importante de revenus, etc.). Cette démarche s'effectue en ligne sur le site officiel des impôts, dans l'espace personnel du contribuable. Après traitement de la demande, l'administration fiscale transmet le nouveau taux à l'employeur.
Maha est directrice des opérations. Chez Dougs, elle pilote le pôle formation des comptables et assure la coordination des opérations entre les différents services, garantissant une fluidité et une efficacité optimale.
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