Recouvrement facture : comment ça marche en TPE et PME ?

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Qu’est-ce qu’un recouvrement de facture ?

En français, le mot recouvrer signifie récupérer, reconquérir ou reprendre. Appliqué au monde de l'entreprise, le recouvrement représente l’action de se faire payer d’un débiteur.

Procédure de recouvrement : définition

Une procédure de recouvrement de créances intervient dans une entreprise pour exiger de débiteurs qu’ils s'acquittent d'une dette contractée et non payée dans les temps. Il peut s'agir d'une carte bancaire expirée, d’un chèque sans provision, ou simplement d’un virement absent, voire partiel. La procédure la plus courante pour les entrepreneurs est la relance qui permet une résolution à l'amiable. Mais, d’autres méthodes de recouvrement existent en cas d’impayé, notamment sur le plan judiciaire.

Factures à recouvrer : des procédures avant et après échéance

Le recouvrement d’une facture revient donc à encaisser, toucher ou percevoir le produit d’une vente. Le concept de recouvrement s’utilise souvent en cas d’échéance de paiement dépassée. Mais, dans l’absolu, et pour accélérer le paiement client, le recouvrement peut comporter une démarche préalable, avant l’arrivée du délai fixé au contrat ou mentionné sur la facture. Dans ce cas, l’entreprise réalise un rappel sous forme de pré-relance. Elle reprécise au débiteur qu’il doit honorer ses dettes avant tel jour.

Recouvrer une facture impayée : combien ça coûte à votre entreprise ?

Parvenir à encaisser une facture peut coûter du temps et de l’argent, mais c’est une dépense bien faible par rapport à la perte sèche que représente un impayé définitif pour votre entreprise.

La procédure amiable de recouvrement interne : un coût qui se limite au temps passé pour les relances clients

Lorsque l’entreprise prend en charge elle-même les démarches, comme les rappels et les relances des clients, le coût de l'opération est assez faible. Il se limite au temps passé par le service comptabilité ainsi que par les commerciaux, en contact régulier avec ces débiteurs. S’y ajoutent les envois de lettres recommandées avec accusé de réception, quand les impayés persistent et que plusieurs relances s’avèrent nécessaires.

Le recouvrement externe amiable et judiciaire : une démarche plus coûteuse, mais qui peut rapporter gros

Selon la persistance du débiteur à ne pas payer sa dette, les frais de recouvrement augmentent peu à peu, surtout si l’entreprise fait appel à une société de recouvrement. Si le recours à une procédure judiciaire s’impose auprès de la juridiction compétente (tribunal de commerce ou tribunal judiciaire), alors les frais progressent.

Le coût financier de la trésorerie trop basse

Notez aussi que plus vous attendez avant de recevoir l’argent qui vous est dû, plus la trésorerie dont vous ne disposez pas vous coûte cher. En effet, vous affrontez parfois un découvert bancaire de ce fait, et au minimum, vous ne pouvez pas réaliser de placements financiers, du fait de rentrées de cash qui manquent. Si la quantité d’impayés augmente, cela peut mettre votre entreprise dans une situation délicate, voire difficile.

Quels sont les différents types de recouvrement pour les professionnels ?

Le recouvrement de créances ne se résume pas dans l’envoi de lettres pour supplier le client de payer pour le produit reçu ou service rendu. Pour autant, vous ne devez pas poursuivre en justice un débiteur dès le moindre impayé ! Vous risqueriez de mettre en péril la relation commerciale. Découvrez, les techniques de recouvrement autorisées par le droit, afin de vous assurer que vos factures sont réglées dans le délai convenu au contrat, ou du moins avec le retard minimum.

Recouvrement amiable : une démarche auprès du débiteur, sans intervention de la justice

Que faire en cas de facture impayée ? Commencez par le recouvrement amiable. Ce type de procédures de recouvrement des factures se réalise sans l’intervention d’un juge. Elles s’opèrent soit au sein de l’entreprise, soit par le recours à une société de recouvrement extérieure. Le commissaire de justice, anciennement appelé huissier, a également le droit au niveau de la loi de vous aider dans le recouvrement amiable. Dans ce cas, il n’agit pas dans le cadre d’une décision de justice.

Les relances et pré-relances des clients

La facture entre deux entreprises vaut reconnaissance de dette de votre client. Faire une relance ne coûte rien et rappelle à vos clients leur obligation de rembourser cette dette. Évoquez les conditions générales de vente auxquelles ils ont adhéré lors de la commande du produit ou du service.

Évitez de demander juste au débiteur d’honorer la somme due. Précisez le numéro de la relance, la référence de la facture impayée ainsi que le produit ou la prestation de services concernés. Mentionnez sur le document de rappel la somme due, la méthode de règlement acceptée ainsi que le délai supplémentaire offert pour le paiement le cas échéant. Vous pouvez envoyer ce rappel en lettre simple. Toutefois, utiliser un recommandé avec avis de réception s’avère plus persuasif, surtout si c’est la 3e lettre de relance, par exemple.

Le plus souvent, mieux vaut se limiter à trois relances de ce type. Utilisez une autre méthode de recouvrement en cas d'échec : le recouvrement amiable externalisé ou le recouvrement judiciaire judiciaire.

La mise en demeure du client, une étape indispensable avant le recouvrement judiciaire

Une mise en demeure pour factures impayées est un processus obligatoire pour passer ensuite à une poursuite judiciaire par injonction. Lorsque les relances restent sans effet, rédigez une lettre de mise en demeure. Ce document de relance envoyé au client par lettre recommandée comporte les mentions obligatoires suivantes :

• coordonnées du débiteur (le client) et du créancier (votre entreprise en tant que fournisseur) ;
• date de la lettre de relance ;
• résumé du litige, produits et services concernés ;
• demande de règlement et montant de la somme ;
• indication des pénalités de retard en cas de paiement tardif (si les CGV le mentionnent) ;
• délai de paiement accordé ;
• mention “mise en demeure” ;
• signature et tampon du créancier.

La voie légale du recouvrement judiciaire : la solution quand les relances amiables échouent

Une fois que vous avez épuisé les recours à l'amiable, les relances et la mise en demeure, l'étape suivante s’opère devant la justice. La première démarche pour commencer sur le plan judiciaire, c’est l'injonction de payer. Ce document exige de passer directement par le tribunal de commerce (dans le cas d'un client "entreprise") ou le tribunal judiciaire (pour un client du type particulier). D’autres procédures existent.

L’injonction de payer, une procédure en justice à connaître

En tant que créancier, vous envoyez ou déposez une demande au greffe du tribunal concerné. Vous pouvez faire la démarche vous-même. Mais, la loi autorise aussi à engager un avocat ou un commissaire de justice (ex-huissier).

Attention : le tribunal compétent n'est pas le même selon la nature des acteurs présents dans le litige : deux commerçants, ou un commerçant et un particulier, voire une vente entre deux particuliers.

S'il s'agit d'un particulier et un professionnel ou deux particuliers, le tribunal compétent est le tribunal judiciaire. Dans le cas où le litige concerne deux professionnels (commerçants, artisans, etc.), c’est le tribunal de commerce qui intervient.

La procédure judiciaire de l'injonction comprend une particularité : elle ne comporte pas d’audience et n’est pas contradictoire. Ainsi, le juge prend sa décision seulement à partir des éléments fournis (documents commerciaux) par le créancier, sans s'adresser au débiteur. En cas de jugement favorable, le juge délivre une ordonnance au créancier portant injonction de payer. Face à un jugement défavorable, le créancier peut avoir recours à une procédure judiciaire classique, afin de tenter de recouvrer le montant impayé.

Le greffe remet au créancier une copie certifiée conforme de la requête ainsi qu’une copie de l'ordonnance d'injonction de payer, avec la mention "formule exécutoire". Ainsi, un tel document a valeur juridique. L'ordonnance d'injonction constitue donc un ordre donné par la justice que le créancier ou fournisseur transmet au débiteur, son client.

Si, au contraire, le juge rejette la demande, le créancier ne dispose d'aucun recours. Toutefois, il peut encore engager une procédure judiciaire classique.

Les autres procédures en justice pour recevoir le paiement d’une facture impayée sans délai

Le référé-provision représente une condamnation prononcée par un juge quand le dossier fournit suffisamment de preuves sur l'obligation de paiement du débiteur. Le créancier doit effectuer la demande par la saisie du tribunal compétent, en passant par un commissaire de justice. Si la demande est recevable, le juge émet une ordonnance exécutoire de plein droit à titre provisoire. Par ce système, le juge octroie une avance financière sur le montant dû, soit une provision. Un commissaire de justice la remet ensuite au débiteur qui doit s’exécuter. 

L’assignation en paiement est une procédure de recouvrement à enclencher devant le tribunal par assignation et pour une créance certaine, liquide et exigible. Notez qu’en cas de factures impayées d’un montant supérieur à 10 000 euros, vous avez l’obligation de vous faire assister pour ce processus par un avocat. Une audience se tient avant la mise en délibéré de la décision du juge. Pour des sommes de moins de 5 000 euros, un essai de recouvrement amiable doit obligatoirement précéder cette procédure d’assignation en paiement.

La procédure simplifiée pour les créances inférieures à 5 000 euros

Pour accéder à ce processus, faites appel à un commissaire de justice. Un dossier est à constituer sur la plateforme spécialisée dans ces petites créances. Le débiteur peut ensuite accepter ou refuser cette procédure simplifiée.

La société de recouvrement et les frais

Vous rencontrez régulièrement des problèmes de recouvrement ? Vous souhaitez gagner du temps, ou simplement vous libérer de cette chasse aux impayés de vos clients ? Dans toutes ces situations, vous pouvez engager une agence de recouvrement.

Les frais de recouvrement de créances impayées ne sont pas fixes. Ils dépendent de l'étendue du travail de l'agence retenue. Une relance peut coûter une quinzaine d'euros et la société peut prendre un pourcentage de la somme récupérée. En outre, les procédures judiciaires demandent l'intervention d'un avocat pour écrire les courriers et contacter l'administration.

Ce sont des procédures qui se montent à plusieurs centaines d'euros. C'est donc une solution de facilité sur le principe. Mais, elle peut s’avérer très coûteuse en frais de recouvrement, si vous ne disposez pas d’un flux important de clients ou un montant significatif d’impayés.

Comment organiser son recouvrement de factures ?

Toute perte sèche avec une facture impayée demande beaucoup d’énergie sur le plan commercial, pour récupérer la somme perdue avec de nouvelles ventes. Aussi, recouvrer son argent auprès des débiteurs de l’entreprise est un acte de bonne gestion à organiser avec les bonnes routines.

Qui peut faire un recouvrement de créances impayées ?

Le recouvrement de facture impayée est de la responsabilité de la société créancière :

• l’entrepreneur ;
• dans certains cas, sur sa délégation, son cabinet comptable ;
• une agence de recouvrement qui sert d'intermédiaire. 

Dans le cas d'une procédure judiciaire, vous pouvez faire appel à un huissier (appelé commissaire de justice aujourd’hui) pour la procédure. Bien que le tribunal soit à l'origine de l'injonction de payer, le recouvrement de la somme va directement à l'entreprise, sans passer par le ministère public.

Comment comptabiliser les créances, dettes et frais de recouvrement ?

En comptabilité, le terme de "créances douteuses"désigne les factures impayées par un client en difficulté financière ou avec un dépassement conséquent du délai de paiement. Ces sommes dues font partie de votre comptabilité et s’isolent dans un compte spécifique, à l’actif du bilan.

Les pénalités ou "frais de recouvrement" se constatent dès que le créancier les applique (facturation des intérêts de retard, conformément aux conditions prévues sur la facture). Comptablement, l’entreprise rattache donc ces pénalités à l’exercice concerné par le retard de paiement. C’est aussi le cas, via une provision, quand vous n’avez pas encore facturé ces sommes à la date de clôture. Vous enregistrez alors un montant de produits financiers à recevoir de vos clients indélicats. Pour en savoir plus, consultez le dossier sur les créances et dettes.

La procédure de recouvrement est un acte de bonne gestion pour accélérer les encaissements dans votre entreprise. Dans de nombreuses situations, négliger les relances de factures impayées ou l'analyse du risque client peut mettre en péril votre trésorerie. En tant qu’expert-comptable en ligne, Dougs peut vous aider à y voir clair et à structurer le travail administratif autour des relances et du recouvrement. Besoin d’échanger avec un spécialiste sur des solutions pour un impayé ou un retard de paiement ? Prenez contact ici pour organiser un rendez-vous personnalisé.