Facture restaurant : guide pour le commerçant et ses clients

Qu’est-ce qui distingue la facture restaurant d’une note de restaurant ?

Les restaurants comme les bars doivent respecter une réglementation particulière en matière d'affichage, notamment des prix, tant pour les boissons que les plats servis. De la même manière, à l’issue des repas, l’addition remise au client est obligatoire. Elle peut prendre plusieurs formes. La note de frais et la facture poursuivent des objectifs différents.

Définition de la facture de restaurant

Ce document justificatif remis au client en fin de repas s’adresse à une entreprise. Le restaurant l’émet en deux exemplaires, dont un qu’il conserve pour sa propre comptabilité. C’est un document qui ressemble à la plupart des factures classiques, avec des mentions obligatoires, une date d’émission, un numéro unique et chronologique, etc. La facture de restaurant donne le détail des produits et des services consommés.

Particularités de la note de restaurant

Demander l’addition pour un particulier dans un établissement de restauration conduit en général à obtenir une note de restaurant. Sur le fond, l’objectif est similaire à la facture. Ce document, bien que plus simple et succinct, comporte le même type d’information. Mais, il s’adresse à un particulier, et ne contient donc pas les mentions comme son identification. La note sert de preuve et protège le consommateur d’un point de vue juridique.

La note, même si elle concerne des particuliers, devient obligatoire dès lors que le montant dépasse les 25 euros toutes taxes comprises. Si le consommateur l’exige, dans tous les cas, le restaurant doit également l’établir.

Quelles sont les obligations d’un restaurant en matière de factures clients ?

Les restaurants doivent établir une addition pour chaque client à l’issue du repas. Que vous demandiez la note, l’addition, ou en anglais « the bill please », le serveur vous apporte un justificatif qui fait office de preuve. Mais, pour les entreprises, et donc leurs collaborateurs en mission, la facture s’impose. Pour de telles dépenses professionnelles, pour leurs notes de frais ou non, le restaurateur doit respecter les règles en vigueur.

Les cas où l'émission d’une facture est obligatoire pour un repas

Dès lors que le client est assujetti à la TVA, la facture s’impose. Et, demain, ce sera d’ailleurs une facture électronique, selon la réforme fiscale qui se prépare. Il s’agit ici d’une transaction économique entre deux professionnels. La facture s’émet et s’archive pendant dix ans, en tant que pièce justificative.

Quand une entreprise veut récupérer la taxe à la valeur ajoutée, elle doit détenir une facture qui la détaille. Avec la dématérialisation obligatoire de la facturation, les choses se clarifient encore davantage, comme l’explique la dernière partie de l'article.

C’est au consommateur qui séjourne dans le restaurant de préciser sa situation, au plus tard au moment de demander l'addition. S’il est connu du restaurateur et dispose d’un compte client en tant qu’entreprise dans la comptabilité de ce dernier, c’est évidemment plus simple. Mais, ceci n’est pas une obligation.

Les sanctions encourues par le restaurateur en cas de facture non conforme

Le restaurant qui émet des factures à des entreprises sans respecter la réglementation encourt des sanctions financières. C’est aussi le cas en l’absence de remise de factures. Voici les risques qui existent, notamment en cas de contrôle fiscal ou de contrôle de la répression des fraudes (DGCCRF).

Absence de facture restaurant pour un client du type entreprise

Le restaurateur peut devoir payer une amende administrative de 375 000 euros pour une société. Pour une personne physique, le montant s'élève à 75 000 euros. Cette sanction peut même se voir doublée en cas de récidive dans les deux ans.

Facture restaurant émise non conforme

Comme pour toute facture professionnelle, l’amende fiscale de 15 euros par mention omise ou erronée peut s’appliquer. La partie qui suit détaille ces éléments obligatoires que vous devez insérer sur chaque facture en tant que restaurateur. Cette pénalité est plafonnée à 25 % du montant total de la facture.

Comment établir une facture de restaurant correcte en montant et en présentation ?

En tant que restaurateur, voici comment faire une facture sans se tromper. Vous devez maîtriser les règles de contenu ainsi que la taxe à la valeur ajoutée notamment. Mieux vaut, en plus de vous inspirer de modèles, utiliser un logiciel de facturation.

Les mentions obligatoires sur les factures d'entreprises de restauration

Les professionnels de la restauration doivent respecter les règles générales pour facturer des entreprises. Dougs les a détaillées, dans un article spécial, les mentions obligatoires sur facture.

Voici en synthèse les éléments à prévoir :

• les coordonnées du restaurant (dénomination sociale, statut juridique, SIRET ou SIREN, RCS, adresse, numéro de TVA) ;
• l’identité du client (coordonnées, forme juridique, adresse et adresse de facturation le cas échéant, numéro de TVA, SIREN, catégorie de l’opération) ;
• la date et le numéro de la facture ;
• les informations relatives aux produits consommés (désignation, quantité, prix unitaires HT, taux de TVA applicables) ;
• montant total HT et montant TTC de la facture ;
• modalités de paiement et date d’échéance, ainsi que les éléments relatifs à l’escompte commercial et aux pénalités pour retard de paiement ;
• et par usage, le code NAF.

Les règles à connaître pour la TVA appliquée par les restaurateurs

Le second aspect important pour créer des factures d’entreprise correctes c’est la gestion de la TVA. Ceci n’est pas un simple travail pour le comptable, car la facturation s'établit pendant le coup de feu en général, quand le consommateur demande son addition. 

C’est donc dès le passage à la caisse du client en fin de repas que vous devez disposer de la bonne information en matière de TVA pour chaque produit. Une fois émise, une facture erronée détectée par le service comptabilité peut toutefois faire l’objet d’une facture d’avoir et d’une facture rectificative, mais c’est peu productif.

Le fait de facturer de la TVA ne dépend pas de vos clients pour des transactions commerciales réalisées en France. C’est votre situation en tant que vendeur ainsi que votre activité (exonérée ou assujettie) qui compte. Quant aux taux de TVA, ils dépendent des produits ou services vendus.

Notez que les restaurants qui sont soumis à la franchise en base de TVA doivent mentionner sur leurs factures la phrase : « TVA non applicable en vertu de l’article 293B du CGI ».

Voici quelques sources d’informations détaillées pour savoir comment procéder :

• La facture : avec ou sans TVA ?
• Le cas de la franchise en base de TVA ;
• Les taux de TVA sur les produits alimentaires et les boissons, selon la page entreprendre.Service-Public.fr, soit le taux plein de 20 %, le taux intermédiaire de 10 % et le taux réduit de 5,5 % selon les cas.

Où trouver un modèle de facture restaurant ?

Vous pouvez consulter les modèles à adresser à une entreprise et publiés par le gouvernement pour les micro-entrepreneurs. De nombreux sites web offrent aussi le téléchargement d’exemples. Mais, Dougs vous met toutefois en garde sur le fait d’utiliser un modèle de facture récupéré sur le Net et qui ne serait pas conforme aux obligations légales. En plus, la réglementation évolue actuellement !

Adopter une solution de facturation professionnelle

La meilleure solution pour éviter des erreurs ou omissions consiste à abandonner le tableur Excel ou le traitement Word pour créer des factures de vente. Quant à l’établissement du document à la main sur papier libre, cette option encore légale va prochainement disparaître pour la facturation entre assujettis à la TVA.

Le mieux est d’adopter rapidement un outil de facturation conforme et professionnel. Dougs vous offre cette possibilité dès maintenant, d’autant plus que son logiciel est totalement gratuit et sans aucun engagement.

Comment bien gérer vos dépenses professionnelles dans des restaurants ?

Du côté du consommateur, c’est aussi important de bien s’organiser pour les dépenses de restaurant réalisées par une entreprise. Qu’il s’agisse de déplacements professionnels de collaborateurs, de repas de services, d’invitations de clients, partenaires ou prospects, les règles comptables et fiscales sont à connaître.

Comment comptabiliser les factures de restaurant dans une entreprise ?

L'enregistrement des factures ou des notes intervient parfois bien après l'événement qui a généré la dépense professionnelle. Plusieurs cas de figure existent en entreprise, en fonction de l’organisation :

• La société dispose d’un compte client dans cet établissement et reçoit les factures périodiquement au service comptabilité. Dans ce cas, généralement, l’entreprise de restauration joint à la facture les détails (tickets de caisse signés avec les mentions des personnes ayant déjeuné chaque jour, par exemple).
• Les salariés ou dirigeants règlent directement sur place, à chaque passage dans ce restaurant. Ils demandent un justificatif au restaurateur et se font rembourser par l’employeur par le système des notes de frais. Si la facture ou note de restaurant est établie sans mentionner qu’il s’agit d’une entreprise, la TVA ne peut pas se récupérer. Pour cela, il convient de faire établir le justificatif au nom de la société.
• Parfois, ces clients du restaurant disposent d’une carte de paiement d’entreprise afin de régler ces dépenses directement au nom de la société. Ils doivent alors demander une facture libellée à ce nom.

Lorsque les dépenses de restaurant passent par le système des notes de frais, l’enregistrement comptable s'effectue avec le traitement de ces documents de dépenses professionnelles. C’est important de sensibiliser les salariés au formalisme des factures de restaurant, surtout qu’ils paient directement la dépense.

Pensez à écrire les règles dans une procédure écrite. Communiquez-les à chaque salarié susceptible de se rendre dans un restaurant pour une mission professionnelle. Notamment :

• Précisez les montants ou plafonds recommandés par repas et par personne.
• Demandez-leur de mentionner sur chaque note de restaurant, facture ou ticket, les personnes qui ont participé au repas. Ils doivent aussi ajouter leur fonction, le nom de leur société et le motif du repas payé par l’entreprise.

Puis-je récupérer la TVA mentionnée sur les notes de restaurant ?

Ce point est très important pour l’entreprise qui présente des dépenses dans les restaurants. D’une part, si la facture ne détaille pas la taxe à la valeur ajoutée, l’entreprise ne peut pas la récupérer. C’est le cas pour tout type de frais professionnels. Ensuite, si votre société n’est pas assujettie à la TVA, la taxe ne se récupère pas évidemment.

D’autre part, tous les repas pris au restaurant ne peuvent pas aboutir à la déduction de la taxe sur la déclaration. Dougs a détaillé les règles de TVA sur les repas dans un article spécifique.

Qu’est-ce qui va changer pour les restaurants avec la facturation électronique ?

La réforme de la facturation électronique concerne toutes les entreprises situées en France et assujetties à la TVA, quels que soient leurs clients. Les restaurateurs sont dans cette situation, y compris ceux qui exercent en micro-entreprise, et/ou sous le régime de la franchise en base.

Les ventes aux particuliers et l’e-reporting

Les restaurants devront au 1er septembre 2027 transmettre les informations journalières issues des transactions réalisées avec des non assujettis, dont les particuliers. Ces données entreront dans un fichier normé appelé e-reporting. Une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) l’enverra au portail PPF, en vue de le communiquer à l'administration fiscale ensuite. Plusieurs méthodes sont possibles, comme l'extraction des éléments contenus dans les tickets de caisse enregistreuse (ticket Z).

Lorsqu’un salarié demande une note de restaurant ou une facture, sans exiger qu’elle soit au nom de son entreprise, cette vente entrera aussi dans le e-reporting. En effet, la transaction est alors considérée comme réalisée avec un non-assujetti à la TVA.

La gestion des factures électroniques pour les clients professionnels

Pour les entreprises qui exigent un justificatif émis à leur nom, le restaurant devra gérer ses factures au format électronique au plus tard au 1er septembre 2027 pour les TPE, PME et micro-entreprises. Il ne s’agit pas ici d’une simple facture électronique PDF ! Parmi les possibilités pour réaliser cette facturation appelée e-invoicing, les professionnels disposent d’un format mixte, Factur-X, avec à la fois un document PDF et un fichier de données structurées, lisible par les ordinateurs.

La facture de restaurant exige toute l’attention, tant pour l’entreprise de restauration que pour un client professionnel. La gestion des dépenses de ce type, tout comme celle du chiffre d’affaires des restaurants, suppose de bien respecter les mentions sur factures, les règles de TVA, etc.

Avec le renforcement de la lutte antifraude et notamment la facture électronique obligatoire, c’est encore plus important d’adopter un outil de facturation conforme et professionnel. Dougs accompagne les entrepreneurs, en particulier les petites structures et les indépendants. Avec notre outil en ligne et gratuit, abandonnez votre tableur et créez votre première facture en toute conformité !