Comment annoncer à un employé qu’il va être licencié ?

Vous avez décidé de procéder au licenciement d’un employé. Quel que soit le motif de ce licenciement, il va bien falloir l’annoncer à l’employé. C’est la mort dans l’âme que vous commencez à rédiger la fameuse lettre de convocation à l’entretien préalable. Avant de poster ce courrier, Dougs vous propose de refaire le tour des étapes légales pour licencier un employé. Ainsi vous disposerez de quelques conseils pour mieux les aborder.

Licencier un employé, étape par étape

Licencier un employé est loin d’être une démarche anodine. En effet, il s’agit d’une procédure légale entourée de codes et étapes à respecter scrupuleusement. A défaut, vous risquez de vous retrouver devant le tribunal des Prud’hommes. Maintenant, voyons ensemble comment les choses doivent se dérouler.

Attention : la procédure qui suit peut être modifiée par les dispositions spécifiques liées à votre convention collective ou aux lois entourant les salariés protégés. Pensez à vérifier ces deux points avant de commencer toute formalité.

Première étape : la lettre de convocation à l’entretien préalable

Tout commence donc par un courrier envoyé au salarié, par lettre recommandée avec accusé de réception. Ce courrier contiendra :

  • la date de convocation à l’entretien,
  • le motif (autrement dit licencier un employé),
  • le lieu,
  • et les modalités d’accompagnement dont le salarié peut bénéficier. Il faut penser au représentant du personnel si possible. A défaut, indiquez les coordonnées de l’inspection du travail ou de la mairie.

L’entretien devra avoir lieu au minimum 5 jours ouvrables après la remise de la lettre. Néanmoins, il faut prévoir deux mois maximum s’il s’agit de licencier un employé pour motif disciplinaire.

Deuxième étape : l’entretien préalable au licenciement

Après la lettre de convocation, vient l’entretien préalable lui-même. Concrètement, pendant cette rencontre avec le salarié et son éventuel conseil, il s’agit pour vous d’exposer le motif exact du licenciement. Chaque licenciement d’un employé s’accompagne de circonstances qui lui sont propres mais il s’agit sans aucun doute de l’étape la plus difficile : vous allez devoir faire face au ressentiment du salarié licencié. Armez-vous de courage et faites front, n’oubliez pas les raisons pour lesquelles vous licenciez ! Vous pouvez bien-sûr négocier des termes de licenciement plus favorables avec l’employé mais ne faites pas de promesse que votre entreprise ne peut pas se permettre de tenir.

Note : l’employé peut choisir de ne pas assister à l’entretien préalable, cette absence ne pourra pas lui être reprochée et ne remet pas en cause les conditions du licenciement.

licencier un employé

Troisième étape : notification du licenciement

Ainsi, il ne vous reste maintenant plus qu’à envoyer un dernier courrier et officialiser le licenciement. Cette lettre signée de votre main devra être envoyée avec accusé de réception au minimum deux jours après la tenue de l’entretien préalable (et dans un délai d’un mois après celui-ci s’il s’agit du licenciement d’un employé pour motif disciplinaire) et contenir les motifs précis qui vous poussent à licencier.

Récapitulons : pour procéder au licenciement d’un employé, vous devez lui envoyer une convocation indiquant que vous comptez le licencier. Ensuite, vous devez tenir l’entretien préalable, que vous aurez fixé au minimum 5 jours après l’envoi, puis confirmer le licenciement par lettre avec AR. A tout cela viendra enfin s’ajouter la période de préavis, dont la durée légale dépendra de l’ancienneté du salarié et de votre convention. Il est à noter que vous pouvez en dispenser le salarié ou conclure avec lui d’une fin de contrat plus tôt que ce qui est prévu. Dougs vous souhaite bon courage dans vos démarches, retrouvez-nous sur le blog pour d’autres conseils !

À propos de l'auteur : est expert-comptable et cofondateur chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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