3 outils pour optimiser son temps de travail

La gestion du temps est un élément crucial de la réussite d’une entreprise. En effet, plus vous serez en mesure d’optimiser votre temps de travail, plus vous pourrez vous concentrer sur les activités importantes et ainsi augmenter votre productivité. Pour vous aider à gérer votre temps et à réduire votre stress, il existe de bonnes méthodes d'organisations qui ont fait leurs preuves mais le mieux est d'utiliser de bons outils ! Voici notre sélection des méthodes et outils pour optimiser son temps de travail et augmenter son efficacité.

Optimisation du temps de travail : les outils indispensables

Avant de voir comment organiser son temps de travail, voyons comment optimiser son temps de travail pour être plus efficace. Pour améliorer votre efficacité et la gestion du temps, utiliser des bons outils est indispensable. Chez Dougs, on vous en propose 3, au programme : facturation, formation et fiscalité.

Comment améliorer la gestion du temps avec un bon outil de facturation ?

Trouver une bonne solution de facturation est l’un des éléments clés pour améliorer votre efficacité et optimiser votre temps de travail. Et oui, on le sait, la gestion administrative quand on est entrepreneur est une charge chronophage mais essentielle. Pour vous y aider, il existe de nombreux logiciels de facturation gratuits et payants sur le marché, mais il est important de choisir celui qui convient le mieux à votre entreprise. Ça dépendra surtout de votre volume de factures et de la nature de votre activité.

Chez Dougs, nous vous donnons accès gratuitement à notre outil de facturation en ligne. Vous pouvez ainsi gérer toutes vos factures directement depuis votre tableau de bord et voir en temps réel où en sont vos paiements et impayés. Grâce à une interface très simple et intuitive, notre outil vous fait gagner du temps pour émettre vos factures et propositions commerciales.

Comment organiser et optimiser au mieux son temps de travail grâce à une plateforme de formation ?

Pour être bien organisé, il est essentiel que vous soyez bien formé. Avec la multitude de plateformes de formations en ligne qui existent, la connaissance est à portée de main et ce quel que soit le sujet.

Gardez bien en tête qu’en tant que dirigeant, vous avez droit chaque année à un crédit d’impôt formation pouvant aller jusqu’à 830€ environ pour 40h de formation. En effet, la loi n°2005-882 du 2 août 2005 en faveur des petites et moyennes entreprises encadre ce crédit d’impôt. La seule condition est de suivre une formation dans le cadre de la formation professionnelle continue (FEC).

Chez Dougs, nous savons que devenir entrepreneur c’est apprendre un nouveau métier, celui de chef d’entreprise. Pour vous donner toutes les cartes en main, nous avons développé une plateforme de formation en ligne. C’est est un outil idéal pour optimiser votre temps de travail et apprendre à améliorer certaines de vos tâches de dirigeant relatives à la création d'entreprise, votre rémunération de dirigeant, la gestion de votre entreprise et tout ce qui à trait à l'imposition et à la fiscalité. Grâce à nos cours interactifs, vous apprendrez à mieux gérer votre temps et à le rendre plus productif en étant mieux préparé.

Gagner du temps dans votre fiscalité avec l'examen de conformité fiscale

Optimiser son temps de travail, c'est également prendre de l'avance sur certaines tâches et se tranquilliser l’esprit. L'examen de conformité fiscale peut vous être utile afin d'anticiper et préparer les contrôles des administrations.

Pourquoi faire un Examen de conformité fiscale (ECF) ?

Pour faire bref, l'examen de conformité fiscale permet de renforcer la sécurité juridique et fiscale de votre entreprise.

Plus précisément, l'ECF vous donne la possibilité de vérifier et sécuriser la conformité fiscale de vos déclarations ainsi que du Fichier des Écritures Comptables (FEC) de votre entreprise.

En plus, dans le cadre de la relation de confiance avec l’administration fiscale, l’ECF vous permet d’obtenir des garanties en cas de contrôle ! Aucune pénalité ni intérêt de retard ne seront dus en cas de rappel d’impôt sur l’un des points validés lors de cet examen.

Comment gérer son temps efficacement ? Conseils et exemples de méthodes d'organisation

La deuxième étape pour optimiser votre temps de travail est d'avoir une bonne organisation. Voici quelques conseils et méthodes pour vous aider à vous organiser.

Définir ses priorités et améliorer son efficacité avec la matrice d'Eisenhower

Pour gérer votre temps et vous organiser il existe énormément d'outils et de méthodes différentes. La Matrice d'Eisenhower est un indispensable facile à utiliser qui va vous aider à classer vos tâches pour définir leur ordre de priorité et vous concentrer sur les essentielles.

Voici comment elle se présente :

Pour vous expliquer un peu mieux, il y a 2 axes. L'un en fonction du degré d'urgence de la tâche et l'autre selon l'importance, autrement dit l'impact que ça peut avoir sur votre activité. Le quadrant 1 est le plus urgent, il doit comporter toutes les activités que vous devez absolument faire le plus rapidement possible en priorité et qui ont une importance capitale pour le développement de votre activité. Le quadrant 2 liste les tâches importantes mais qui peuvent attendre.

Le quadrant 3 est moins important mais urgent, il liste les tâches urgentes que vous pouvez déléguer et qui ne nécessitent pas une attention particulière de votre part. Enfin, le quadrant 4 regroupe toutes les activités qui peuvent être abandonnées si nécessaire.

La méthode de gestion des priorités GTD (Getting Things Done)

L'une des méthodes d'organisation du temps de travail les plus utilisées actuellement est sans aucun doute la méthode GTD (Getting Things Done) créée en 2001 par David Allen. Elle sert également à gérer quotidiennement vos priorités mais elle est bien plus complexe à mettre en œuvre qu'une matrice d'Eisenhower.

Il faut avant tout comprendre sa logique et son fonctionnement qui est fondé sur 5 étapes :

• Collecter les différentes tâches dont vous allez définir la priorité ;
• Clarifier l'action à réaliser selon la tâche ;
• Organiser les tâches pour les diviser en différentes actions (le tri peut se faire en fonction de la deadline, du projet, de vos priorités) ;
• Planifier et coordonner la mise en œuvre de toutes les tâches précédemment identifiées ;
• Exécuter les tâches en respectant le planning.

Pour résumer, la méthode GTD peut vous aider à optimiser votre temps de travail en triant toutes les activités associées à vos projets. Le système GTD est fait pour traiter chaque tâche au cas par cas, il est bien plus complet qu'une matrice d'Eisenhower et c'est un système entier de priorisation des tâches. Des formations intégralement dédiées à cette méthode d'organisation existent pour parvenir à l'utiliser efficacement avec l'ensemble de vos collaborateurs.

Il existe de nombreuses autres méthodes pour organiser et optimiser son temps de travail comme la méthode ABCDE, Pomodoro, PARA ou le time-blocking pour n'en citer que quelques-unes.

Dégager du temps régulièrement pour vous permettre de développer votre activité est un point essentiel pour atteindre vos objectifs. Notre conseil, renseignez-vous sur les différentes méthodes et les différents outils qui existent pour gagner toujours plus de temps en étant toujours plus efficace dans votre quotidien. Autrement dit, faites une veille d'informations régulièrement. Pour vous y aider, nous vous avons proposé quelques-uns de nos outils qui peuvent vous faire gagner du temps à long terme, notamment sur la gestion de votre facturation. Il existe aussi de nombreux outils de gestion de projet comme  Monday, Trello ou encore Notion (notre petit préféré).