Rapprochement bancaire : tout ce qu'il faut savoir pour le faire correctement

Vous êtes minutieux, vous aimez que votre comptabilité soit carrée mais avec vos différentes cartes bleues et comptes bancaires, parfois vous avez du mal à faire le ménage dans tout ça. Et c'est normal !

Vous avez donc pensé au rapprochement bancaire, c'est une excellente idée qui va vous permettre de mettre un peu d'ordre dans vos comptes.

Pour être sûr de vous libérer du temps pour votre activité et le développement de votre entreprise on va définir ce qu'est un état de rapprochement bancaire et voir comment le faire facilement. Quel est le but d'une telle démarche ? Pourquoi en faire un ? Qui peut vous faire une réconciliation bancaire ? Accrochez vous bien on va faire la lumière sur le sujet !

Définition : Qu'est-ce que l'état de rapprochement bancaire ?

Souvent considéré comme une tâche redondante et sans réel intérêt, le rapprochement bancaire est une tâche parfois relayée au second plan par les dirigeants, à tort.

Le rapprochement bancaire, aussi appelé réconciliation bancaire, consiste à s’assurer que le solde des opérations bancaires présentes dans votre comptabilité coïncide parfaitement avec le solde de vos relevés bancaires.

Vous devez effectuer autant de rapprochements bancaires qu’il existe de comptes bancaires au nom de la société.

C'est un processus nécessaire à la bonne tenu de votre comptabilité et de vos comptes bancaires, il serait dommage de négliger cette étape de votre comptabilité au risque de faire des erreurs...

Quel est le but d'un rapprochement bancaire ?

Son objectif est d'identifier et de résoudre les écarts éventuels entre les deux sources d'informations.

Cela permet d'assurer l'exactitude des données d'un compte bancaire et de détecter les erreurs ou les fraudes potentielles lors des sorties ou entrées d'argent.

L’intérêt d’effectuer un rapprochement bancaire de manière régulière est donc de s’assurer que les mouvements de vos comptes bancaires sont entièrement repris dans votre comptabilité et qu’aucune opération n’est manquante. 

Pourquoi faire un rapprochement bancaire ?

Comme nous l’avons vu, grâce au rapprochement bancaire vous vous assurez de la concordance de vos opérations comptables avec vos comptes bancaires. Mais en quoi ça consiste exactement ?

En réalisant un rapprochement bancaire, vous pouvez :

• Vérifier l'exactitude de vos enregistrements comptables : Le rapprochement bancaire permet de s'assurer que les transactions financières enregistrées dans les livres comptables de l'entreprise correspondent aux opérations réellement effectuées par la banque.
• Détecter les écarts et les erreurs : En comparant les enregistrements internes avec les relevés bancaires, les différences entre les deux sources d'informations peuvent être identifiées. Cela peut inclure des transactions manquantes, les doublons, des frais bancaires non anticipés, des chèques en attente d'encaissement, des paiements non compensés, etc. La détection précoce de ces écarts permet de résoudre les problèmes rapidement et d'éviter les conséquences négatives potentielles.
• Prévenir les fraudes et les activités suspectes : Le rapprochement bancaire peut aider à repérer les transactions frauduleuses ou non autorisées. En comparant les enregistrements avec les relevés bancaires, les opérations douteuses ou non autorisées peuvent être identifiées, ce qui permet de prendre des mesures immédiates pour enquêter sur ces activités et les stopper.
• Fournir des informations financières fiables : En assurant l'exactitude des enregistrements comptables, le rapprochement bancaire permet de disposer de données financières précises et fiables. Cela est essentiel pour prendre des décisions financières éclairées. Ça vous aide aussi à évaluer la santé financière de l'entreprise, établir des budgets et préparer des rapports financiers.

Une petite nuance s’impose cependant. Il y a quelques années en arrière, la saisie des écritures bancaires était effectuée manuellement. Aujourd’hui la plupart des logiciels comptables proposent une synchronisation automatique avec votre banque (Shine, Qonto). Sans saisie manuelle le risque d’erreurs s'en trouve sensiblement réduit.

Qui fait le rapprochement bancaire et comment ?

Le rapprochement bancaire est le plus souvent effectué par votre comptable. Il peut aussi être fait par le dirigeant si ce dernier effectue sa comptabilité lui-même tout au long de l’année.

Vous avez plusieurs solutions pour réaliser votre rapprochement: il peut être réalisé à la main, à l'aide d'un simple tableau sur un fichier Excel ou bien en vous aidant d'un logiciel de comptabilité prévu à cet effet

Cependant, gardez en tête que la personne responsable du rapprochement bancaire doit être en mesure de lire et de comprendre les états financiers et les relevés bancaires. C'est primordial pour avoir une bonne visibilité de l'activité de votre entreprise.

La meilleure décision est quand même de laisser cet exercice à un expert du sujet. On verra un peu plus bas comment Dougs et ses experts-comptables peuvent vous aider à éviter toute erreur de saisie éventuelle et effectuer vos rapprochement bancaire le plus simplement possible.

Les différentes étapes de l'exercice du rapprochement bancaire : 

Maintenant qu'on a vu ensemble pourquoi faire un rapprochement bancaire et qui s'en occupe on va se pencher sur les étapes importantes lors de la réalisation de cet exercice. Avec en bonus, un petit exemple pratique de réconciliation bancaire !

Les étapes typiques d'un rapprochement bancaire sont les suivantes :

1. Collecte des relevés bancaires : Munissez-vous de votre dernier relevé bancaire. Il est en général accessible depuis votre espace bancaire en ligne.

• Par exemple, pour connaître pour récupérer votre relevé de banque QONTO c’est par ici : https://help.qonto.com/fr/articles/4359625-ou-se-trouvent-mes-releves-de-compte
• Si vous avez choisi SHINE comme votre banque principale c’est par là : https://help.shine.fr/fr/articles/2512470-comment-telecharger-mes-releves-bancaires

2. Préparation du relevé interne : Rassemblez les informations financières internes de l'entreprise, telles que les enregistrements comptables, les registres de caisse, les relevés de cartes de crédit, les chèques émis, etc. Surtout, organisez-les de manière claire et compréhensible, ça sera bien plus simple pour vous dans la suite des opérations.

3. Comparaison des transactions : Maintenant que c'est bien organisé, comparez chaque transaction enregistrée dans les relevés internes avec les transactions correspondantes sur les relevés de vos comptes bancaires. Vérifiez bien les montants, les dates, les bénéficiaires et les descriptions pour s'assurer de leur concordance exacte !

Que se passe-t-il en cas d'écart dans l'analyse de vos comptes ?

Vous vous rendrez compte que certains montants ne correspondent pas ? Il est probable qu’une ou plusieurs opérations soient manquantes ou erronées, il faut donc entamer les investigations ! Pas de panique, en suivant les étapes suivantes vous devriez vous y retrouver facilement.

1. Identification des écarts : Identifiez les écarts ou les différences entre les relevés internes et les relevés bancaires. Cela peut inclure des transactions manquantes, des erreurs de saisie, des frais bancaires non anticipés, des dépôts en attente ou d'autres divergences. Avec un peu de chance et une bonne tenue de vos comptes bancaires cette étape n'est pas toujours systématique !

2. Analyse des écarts : Analysez les écarts identifiés pour comprendre leurs origines. Il peut s'agir d'une simple erreur de saisie, d'un délai de traitement de la banque, de chèques non encaissés ou encore de dépôts en transit. La liste est longue, ne vous accablez pas si jamais vous identifiez un écart, ça arrive à tout le monde.

3. Réconciliation des écarts : Enfin, prenez les mesures nécessaires pour résoudre les écarts identifiés. Cela peut impliquer la correction des erreurs de saisie ou des doublons, l'ajout de transactions manquantes, la mise à jour des relevés internes ou bien la communication avec la banque pour clarifier certaines opérations.

Quand faire le rapprochement bancaire ?

Vous devez faire un état de rapprochement bancaire a minima une fois par an, c'est la fréquence minimum à avoir pour être sûr que la gestion de vos comptes soit correcte.

On vous conseille cependant de le faire une fois par trimestre, voire une fois par mois pour les plus consciencieux d’entre vous. Un écart peut notamment déceler un encaissement client non repris en comptabilité dont la TVA n’a pas été déclarée. 

Exemple d'une réconciliation bancaire

Pour vous aider à y voir plus clair on vous a fait un petit exemple de tableau illustrant un rapprochement bancaire !

Dougs automatise votre comptabilité via le rapprochement bancaire

Pas de panique ! Chez Dougs, nous vous accompagnons pour réaliser ce rapprochement bancaire. Une notification vous alerte dès qu’un rapprochement bancaire est nécessaire. Il suffit alors de nous indiquer le solde de votre relevé bancaire à une date donnée.

Une erreur dans vos comptes bancaires ? Dougs le repère automatiquement et vous alerte. Nous vous demandons alors de nous transmettre vos relevés bancaires sous format PDF et l’un de nos comptables prend le relai pour corriger l’écart éventuel et rétablir une comptabilité reflétant parfaitement votre trésorerie et les mouvements associés.