Dirigeants, faites des économies sur votre salaire grâce aux notes de frais !

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Lecture : avec une enveloppe financière de 3 000€, si le Président décide de se rémunérer avec un salaire, son revenu sera alors d’environ 1 620€ hors impôt sur le revenu. Au contraire, avec la même enveloppe financière, en optant pour les notes de frais, son revenu sera alors de 3 000€ et exonéré d’impôt sur le revenu.

Note de frais : de quoi s’agit-il ? 

Trop souvent négligées par les dirigeants de société, les notes de frais sont des dépenses engagées personnellement par le dirigeant dans l’intérêt de la société.

On trouve naturellement les dépenses exposées avant la création de la société comme les frais de statuts ou les greffes du tribunal de commerce. Mais on peut également parler des charges supportées par le dirigeant comme le loyer, l’eau, l’EDF alors que le siège social de la société se trouve à son domicile personnel. 

Pour qui ? 

Tout dirigeant qui expose une dépense dans l’intérêt de la société est potentiellement éligible aux notes de frais. 

Par conséquent, le Président d’une SAS/SASU ou gérant de SARL/EURL peut naturellement en bénéficier.

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En quoi est-ce profitable pour l’entreprise ?

Les notes de frais permettent de réduire la base imposable de la société, que celle-ci soit à l’impôt sur les sociétés ou transparente fiscalement. Cela se traduit donc par une baisse de l’impôt sur les sociétés (IS) ou de l’impôt sur le revenu (cas des SASU IR ou EURL IR).

Combien  ?

Il n’y a pas de limite et les notes de frais présentent l’avantage d’être exonérées de charges sociales et d’impôt sur le revenu pour le dirigeant. 

Mais tout frais exposé par le Président n’est pas nécessairement un frais déductible. 

En effet, il existe des conditions générales pour caractériser une note de frais. Elles sont au nombre de trois : 

  1. la dépense exposée par le Président doit être dans l’intérêt de la société et pour les besoins de l’activité
  2. elle doit être proportionnée ou raisonnable 
  3. elle doit être caractérisé par un justificatif.

Quitte à le répéter une seconde fois, il est indispensable de bien conserver un justificatif d’achat (facture, note détaillées, etc).

Parfois, les frais exposés par le Président entrent non seulement dans l’intérêt de sa société mais aussi dans son intérêt personnel. C’est l’exemple typique du repas d’affaires payé par la société et qui permet aussi de sustenter le Président.

Dès lors, si la société supporte le coût d’une dépense qui rentre également dans l’intérêt personnel du dirigeant, c’est une économie réalisée sur salaire…

Bref, c’est ce type de notes frais qui permet de réellement améliorer la rémunération du dirigeant. 

Pour illustrer cela, cet article met en avant 3 exemples de notes de frais.

3 exemples de notes frais possibles pour économiser son salaire

1) La facture de téléphone et d’internet 

Il s’agit d’un basique. Nécessairement, toute société a besoin d’internet et d’une ligne téléphonique. Très souvent, c’est le dirigeant qui paie la facture globale à titre personnel. Il s’agit donc pour lui d’estimer l’utilisation à titre professionnel et de créer une note de frais afin de faire supporter à la société le coût qui lui revient. 

2) La facture d’électricité, de gaz et d’eau

Dans cette situation, le domicile du dirigeant est sollicité pour accueillir le siège social de la société ou un établissement secondaire. La consommation EDF, gaz, eau peut être proratisée en fonction de la superficie utilisée par la société dans le domicile du dirigeant.

3) Une quote part du loyer

Il faut imaginer que si la société devait élire son siège social ou établissement secondaire dans un local autre que le domicile du dirigeant, elle serait obligée de payer un loyer. Il est donc normal de se renseigner sur les prix du marché avant de faire payer un loyer à la société au titre de la mise à disposition d’une partie de son domicile.

Ce ne sont que des exemples et d’autres postes de dépenses peuvent faire l’objet de notes de frais. 

Dans tous les cas, Dougs met à disposition du dirigeant un module dédié aux notes de frais. Celui-ci permet de générer automatiquement des notes de frais et en toute simplicité, y compris depuis un smartphone. 

Etienne Folque
À propos de l'auteur : Etienne Folque est juriste en droit social chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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