Passer d’Excel à une application comptable facilement

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Tout le monde (ou presque) se sert d’Excel. C’est un formidable outil polyvalent. Gratuit ou presque, accessible et de prime abord facile à prendre en main.Les petites entreprises privilégient souvent le logiciel Excel. Pourtant, multiplier les tableaux a ses limites et avec la croissance de votre entreprise, vous souhaitez sans doute disposer d’un outil mieux adapté à vos besoins. Finalement, il est peut être temps de penser à une application informatique dédiée à la comptabilité.

Excel n’est pas la meilleure application comptable pour votre entreprise

Le temps de saisie est long

Utiliser Excel implique tout d’abord de saisir les données comptables et bancaires à la main. Saisir les données est toujours fastidieux pour la plupart des dirigeants d’entreprise. Comme il n’existe pas d’outil de suivi a priori, l’erreur humaine en comptabilité peut passer inaperçue et entraîner des problèmes.

Plus inquiétant : n’importe qui ayant l’accès à votre dossier peut modifier le contenu des formules de calcul. Il est donc très difficile de retrouver qui modifie quoi et une fraude ou une erreur involontaire peut être compliquée à repérer.

L’outil est complexe

Excel est un outil plus complexe qu’il n’y parait. De nombreuses petites entreprises l’oublient, Excel est accessible et utilisé par tous mais il s’agit d’un logiciel complexe qui possède son propre langage de programmation. Maîtriser ce langage prend du temps et implique donc une formation que l’utilisateur ne possède pas toujours et dont il n’a pas forcément conscience.

Aussi, paramétrer un tableau qui correspond à vos besoins exacts demande du temps et une certaine préparation en amont. Une opération qu’il faudra ainsi recommencer chaque fois que vous souhaitez modifier un aspect de votre gestion. La croissance de votre entreprise risque de vous obliger à changer constamment les paramètres de vos tableaux.

Plus vos modifications seront importantes; plus vous passerez du temps, plus vos risques augmenteront. Enfin, les transactions sauvegardées sur Excel sont difficiles à suivre. Pourquoi ? Car le logiciel ne reconnaît pas les doubles entrées et au lieu de vous aider à gérer votre entreprise, il peut au contraire compliquer la visualisation de vos données.

Les informations se stockent dans Excel mais souvent ; on a l’impression qu’elles y sont bloquées, qu’il manque de la lisibilité ! Libérez vos données comptables avec une application dédiée qui vous apporte une meilleure visualisation et vous aide à décider. 

Les intérêts d’une application comptable pour votre gestion

Une plus grande facilité d’utilisation

Une application de comptabilité, à plus forte raison si elle se base sur le cloud ; se conçoit pour être évolutive, rentable et s’adapter aux besoins de votre société. Elle rassemble toutes vos données et se charge de croiser les informations à votre place.

Balance, compte de résultat et autres tableaux deviennent accessibles en un seul clic. L’application se charge de mettre à disposition tous les outils nécessaires pour établir les rapports de gestion de votre activité. Plus besoin d’attendre la fin du mois ou de passer des heures à remplir des déclaration de TVA, quelques minutes suffisent.

Une meilleure vue d’ensemble

L’application empêche les modifications volontaires ou involontaires des paramètres. Vous êtes ainsi surs de toujours disposer de données exactes. Tout ce qui concerne les finances de votre société est accessible sur le cloud, vos relevés de banque arrivent directement dans votre application. C’est automatique et le risque d’erreurs ainsi que la quantité de données à saisir manuellement sont minimisées.

Une sécurité renforcée

Une application de comptabilité basée sur le cloud est un outil disponible en permanence. Vos données sont accessibles quand vous le souhaitez et sauvegardées toutes les nuits sur des serveurs séparés ultra-sécurisés. Avec la sauvegarde sur le cloud vous n’aurez plus à vous soucier des problèmes, parfois coûteux, d’espace de stockage.

Le partage d’informations se simplifie

Vous pouvez disposer d’un nombre d’utilisateurs illimités tout en contrôlant leur accès à l’information. Ainsi, vous vous assurez que vos données sensibles ne circulent pas librement. Vos données sont accessibles n’importe où, n’importe quand, ce qui vous permet de partager facilement vos informations financières avec vos employés, comptables ou conseillers financiers.

De plus, vous disposez d’un historique clair et précis de toutes les actions réalisées. Vos données ne peuvent pas se compromettre, un document s’enregistre pour chacune de vos transactions : ventes, paiements des employés et plus encore.

Le développement de votre société se décuple

Un tableau de bord facile à utiliser est un tableau déjà prêt à l’emploi, que vous n’aurez pas besoin de modifier vous même. Grâce à une vision claire de votre activité financière, vous n’avez pas à vous soucier de prendre des décisions mal-informées.

Si vous ne trouvez pas votre gestion quotidienne facile et rapide à gérer sur Excel, alors il est temps de songer à une alternative.

Il est parfois difficile de modifier ses habitudes de gestion et d’accepter le changement, mais le jeu en vaut la chandelle. Excel n’est tout simplement pas conçu pour remplacer une application de comptabilité. Offrez à votre entreprise les moyens de croître et réussir sans restrictions.

À propos de l'auteur : Patrick Maurice est expert-comptable et cofondateur chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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