Facture acquittée, définition et obligation

Définition : qu'est-ce qu'une facture acquittée ?

Que veut dire facture acquittée ?

Avant de donner la définition d’une facture acquittée, il faut d’abord partir du début, à savoir la naissance d’une facture émise par un fournisseur auprès de son client. Nous noterons au passage que c’est au vendeur de prévoir la date d’émission, le numéro de la facture, la date et les moyens de paiement : chèque, virement bancaire, prélèvement, etc.

À réception de la facture, le client s’organise pour payer sa dette. C’est à ce moment-là que le client peut demander auprès de son fournisseur une facture acquittée.

Le vendeur d’une prestation de services ou de marchandises va d’abord s’assurer du règlement de sa facture. À l’issue de cette vérification, il va pouvoir apposer la mention “facture acquittée”.

Quelle est la portée juridique d’une facture acquittée ?

En cas de contestation liée au paiement d’une dette, une facture acquittée constitue un élément de preuve recevable devant un tribunal. Elle atteste que le créancier a bien été réglé et peut donc être utilisée pour démontrer la réalité du paiement effectué.

Il est donc essentiel de la conserver soigneusement, tant pour le débiteur que pour le créancier.

Pourquoi demander des factures acquittées ? Est-ce une obligation ?

Même si la facture acquittée représente un document comptable, elle n’est pas une obligation. En effet, rien n’oblige le vendeur à l’établir ou l’acheteur à l’obtenir. Seule l’édition de facture est obligatoire, l’envoi d’une facture acquittée n’est donc pas une obligation.

Il existe par ailleurs d’autres moyens pour prouver le règlement d’une facture. Il peut s’agir par exemple d’une attestation en faisant appel à un professionnel du chiffre, comme un expert-comptable. Ce dernier peut par exemple attester d’une liste de dépenses payées. Le client peut également faire appel à son commissaire aux comptes qui peut certifier un document comptable.

Parallèlement, les entrepreneurs qui n’ont pas d’expert-comptable, comme les micro-entreprises, produiront des relevés de comptes bancaires faisant apparaître les dépenses. Cette dernière solution a toutefois une valeur probatoire inférieure aux autres solutions.

Quelle mention mettre sur les factures acquittées de votre entreprise ?

Vous vous demandez si la mention « acquittée » doit être apposée quand la facture est reçue ou à la réception du paiement ? Que la facture soit payée par virement ou espèces ou dans un autre mode de paiement, certaines mentions obligatoires doivent être apposées en plus.

Le fournisseur reprend la facture et appose :

• la date du paiement et son mode de règlement ;
• son cachet commercial ;
• la mention “facture acquittée” ;
• la signature de l’entreprise.

Par exemple, la mention sur la facture pourrait être la suivante “ Facture acquittée le 25 janvier 2023 par chèque n° 234 48773 038 du Crédit Agricole”.

Qui fait l'acquittement d'une facture ?

On parle d’acquittement d’une facture lorsque le client reçoit la facture et qu’il en paye le montant exigé à la date demandée. Il lui suffit de consulter son compte bancaire. C’est à partir de ce moment-là qu’il peut en faire la demande auprès de son fournisseur.

Facture acquittée et payée en espèces

Pensez bien lors du paiement de la facture (acquittée) en espèces à exiger un reçu et/ou une facture acquittée avec la mention de la nature du paiement.

Quand et comment faire une facture acquittée ?

En règle générale, c’est le client qui en fait la demande à son fournisseur. Cependant, il est d’usage dans certains secteurs d’activité comme le bâtiment de demander régulièrement des factures acquittées pour faciliter la gestion de sa comptabilité. Certains fournisseurs le font même systématiquement avant d’en avoir la demande. Bien évidemment, ils veillent au bon règlement en regardant leur compte bancaire. Idem pour les marchés publics. Pour la plupart des fournisseurs, la procédure consiste alors à imprimer une copie de la facture et mettre les mentions obligatoires.

Tout d’abord, apposer la mention “facture acquittée” est dangereux pour le fournisseur. En effet, il reconnaît par écrit que sa créance n’existe plus. C’est avant tout un document comptable. Raison supplémentaire pour le créancier de s’assurer du bien-fondé de son action. À défaut de vérification, cela pourrait lui être reproché.

Le code civil mentionne à travers son article 1353 “(…)celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l’extinction de son obligation”.

En d’autres termes, un créancier ayant apposé un peu trop rapidement sa mention de facture acquittée pourrait être poursuivi par l’organisme qui a versé la subvention auprès de son client. Cela lui serait d’autant plus préjudiciable s’il s’agissait de facture impayée.

Que faire en cas de facture non payée ?

Prendre contact avec le client de manière informelle

Avant d’engager une procédure de relance formelle, il est recommandé de contacter directement votre client par téléphone ou par e-mail. Il peut tout simplement s’agir d’un oubli ou d’un retard involontaire. Cette approche souple permet souvent de régler la situation rapidement, tout en préservant la relation commerciale.

Il est important de rester courtois et d’éviter toute pression excessive : appels insistants en dehors des horaires de travail, propos menaçants ou agressifs sont strictement interdits et peuvent avoir des conséquences pénales.

Envoyer une lettre de relance de paiement

Si le contact direct n’aboutit pas, vous pouvez passer à l’étape suivante en envoyant une lettre de relance, par courrier ou par e-mail.

Cette lettre doit être claire, précise et contenir certaines mentions essentielles :

• la référence de la facture (numéro et date) ;
• la date d’échéance initiale du paiement ;
• le montant dû, incluant les éventuelles pénalités de retard ;
• la description des produits ou services concernés ;
• une demande explicite de règlement immédiat.

Il est recommandé de joindre une copie de la facture à votre courrier et d’utiliser un ton ferme mais professionnel, afin de ne pas dégrader la relation avec le client.

Connaître les délais de prescription

Le droit de réclamer une facture impayée est encadré par des délais de prescription, qui varient selon la qualité du débiteur :

• 2 ans si le client est un particulier (consommateur) ;
• 5 ans si le débiteur est un professionnel, commerçant ou société.

Passé ce délai, il n’est plus possible d’engager une action en justice pour obtenir le paiement.

Mise en demeure et procédures judiciaires

Si malgré vos relances, la facture reste impayée, vous pouvez adresser une mise en demeure à votre client. Ce courrier formel constitue le dernier avertissement avant contentieux. Il permet de lancer officiellement une procédure de recouvrement.

Si la mise en demeure n’aboutit pas, vous pouvez :

• Faire appel à une société de recouvrement ;
• Lancer une procédure d’injonction de payer auprès du tribunal.

Cette dernière option est efficace lorsque la dette est clairement établie et non contestée (facture, contrat, reconnaissance de dette, etc.). Elle permet d’obtenir un titre exécutoire délivré par un juge, sans passer par un procès classique.

• Si la créance est inférieure à 4 000 € :

Une procédure simplifiée de recouvrement peut être engagée par l'intermédiaire d’un commissaire de justice (anciennement huissier).

Si le débiteur ne répond pas dans un délai d’un mois, il sera alors nécessaire de saisir le juge pour obtenir un titre exécutoire.

• Si la créance est supérieure à 4 000 € :

Dans ce cas, la voie amiable par commissaire de justice n’est pas possible. Il faut directement engager une procédure judiciaire, en déposant une requête en injonction de payer auprès du tribunal compétent (tribunal judiciaire ou de commerce selon la nature du litige).

Cette requête doit être rédigée avec précision et accompagnée des justificatifs (facture impayée, relances, mise en demeure…).

N’attendez pas que la situation se détériore. Plus vous intervenez tôt, plus vous augmentez vos chances d’obtenir un règlement rapide. Un impayé qui traîne peut fragiliser votre trésorerie et mettre en danger la santé financière de votre entreprise.