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Apprivoisez la compta : les journaux de recettes et dépenses

Notre objectif avec la série d’articles “Apprivoisez la compta” est de vous faire découvrir quelques notions comptables. Nous en avons profité pour vous montrer quelques unes de vos obligations existantes dans la plupart des AGA lorsque vous saisissez vous même votre comptabilité. Aujourd’hui, nous résumons et expliquons les journaux de recettes et dépenses !

Chapitre 2 : Les Journaux de recettes et dépenses

Vous devez inscrire vos achats et vos ventes (qu’il s’agisse de prestations de services ou de ventes de produits) dans des journaux nommés « journaux de recettes et dépenses ». Tout doit être noté clairement mais concrètement entre “papier : 10€” et “ramette de papier format A4 achetée à Leclerc le 12/02 à 13h42 pour 10€ payés avec un chèque vert” quelle est la meilleure façon de procéder ? (un indice : ce n’est ni l’un ni l’autre de ces exemples !)

Ce qu’il faut indiquer sur le journal des recettes

  • L’identité du patient (ou client selon votre profession)
  • Le montant perçu
  • Le mode de paiement (chèque, espèces, carte bleue…)
  • Nature de la prestation et numéro de facture le cas échéant

Note : si vous êtes tenu au secret professionnel, vous n’avez pas à mentionner l’identité du patient. Vous pouvez simplement mettre une référence à un document permettant de le retrouver.

Selon le type de support utilisé, la date et le numéro de compte ne sont pas obligatoires mais certains logiciels de comptabilité se chargeront de les remplir à votre place alors pourquoi ne pas en profiter ?

DateNuméro de compteLibelléDébitCrédit
22/01530000 – CaisseFA101 formation Leblanc200,00 
22/01706000 – Prestations de servicesFA101 formation Leblanc 200,00

Exemple d’entrée dans un journal de recettes informatisé. (Le montant se comptabilise en caisse, donc il s’agit d’un règlement en espèces.)

Vous devez enregistrer vos opérations une par une, sauf si elles sont réglées en espèces et que le montant unitaire ne dépasse pas 76€. Vous devez tout de même garder un justificatif par opération. Si vos clients vous règlent par chèque, vous pouvez inscrire le total du bordereau de remise en banque à condition que le bordereau comporte l’identité des différents clients.

Ce qu’il faut indiquer sur le journal des dépenses

  • La date (là par contre, c’est obligatoire !)
  • La nature exacte de la dépense
  • Le montant
  • Le mode de paiement (chèque, espèces, carte bleue…)
  • La référence de la pièce justificative

Attention : si vous avez opté pour le forfait kilométrique dans le cadre de vos déplacements, vous ne devez pas enregistrer les frais concernés dans les comptes charges sinon cela implique que vous renoncez au forfait. Ils doivent s’inscrire dans le poste “Personnel exploitant” si vous avez les réglez avec votre compte bancaire professionnel.

DateNuméro de compteLibelléDébitCrédit
22/01606400 – Fournitures administrativesCHQ251 FNAC papiers-stylos40,00 
22/01512000 – BanqueCHQ251 FNAC papiers-stylos 40,00

Exemple d’entrée dans un journal de dépenses informatisé.

Bien remplir vos journaux de dépenses et recettes vous permettra d’éviter les erreurs. Et ainsi d’ajuster votre budget en cours d’année sans attendre le bilan. Si vous optez pour un logiciel de comptabilité ; bien saisir vos journaux de recettes et dépenses vous permettra aussi de remplir vos déclarations plus rapidement. En effet le logiciel ira chercher les informations à votre place.

Au fait, savez vous que Dougs vous enlève la plupart de vos obligations ? Notamment la tenue de journaux de recettes et dépenses.

Sarah Jaouani

Responsable de la comptabilité et cofondatrice

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