Le modèle de facture : exemple sous Excel et PDF

Modèle de facture simple et conforme : comment s’y prendre ?

Un modèle de facture doit comporter au minimum les informations essentielles et obligatoires. Voici ce que vous devez savoir pour démarrer votre facturation client.

C’est quoi une facture commerciale ?

La facture n’est pas seulement une pièce indispensable pour la comptabilité. C’est aussi avant tout un document commercial que le vendeur doit établir dans de nombreuses situations. La facture est obligatoire pour les ventes à des professionnels. Si la transaction concerne un particulier, des règles spécifiques s’appliquent. Ainsi, vous devez aussi émettre obligatoirement une facture s’il s’agit :

• d’une prestation de services de plus de 25 euros TTC ;
• d’une vente à distance ;
• d’une livraison intracommunautaire exonérée de TVA ;
• d’une demande du client.

Comment rédiger une bonne facture ?

Il n’existe pas à proprement parler de modèle de facture définitif ou tout prêt, même si des mentions sont toujours obligatoires. En général, ces factures types demandent de l’adaptation à votre entreprise et vos produits ou prestations. 

Pour créer une facture, privilégiez le mode portrait, aux dimensions A4. C'est le format le plus fréquent et les entreprises l’acceptent. Avec le développement de la facture de vente digitale et des logiciels de facturation en ligne, le papier devient de plus en plus rare. Les entreprises privilégient l'envoi de factures PDF par mail ainsi que le téléchargement sur un site commercial ou une plateforme.

Qu’est-ce qu’une facture électronique en 2026 ?

L’évolution des modèles de factures s’accélère avec la généralisation de la facture électronique qui arrive. Ce format digital devient en effet obligatoire pour toutes les petites et moyennes entreprises au 1er septembre 2027. Quant aux plus grandes structures, c’est à partir de septembre 2026 qu’elles doivent émettre leurs factures dans ce format.

Cette réforme fiscale de la facturation électronique en France impose des formats de factures précis, dont notamment la factur-X. C’est un type de facture mixte, qui comporte à la fois un fichier PDF et un fichier de données structurées (format XML), destiné à la lecture par les systèmes informatiques. Ainsi, la facture électronique PDF classique que vous connaissez ne sera bientôt plus conforme.

En outre, la dématérialisation obligatoire des factures impose d’émettre, transmettre, recevoir et archiver les pièces de façon électronique, de bout en bout. Vous n’aurez plus le droit de les envoyer à vos clients par mail notamment. Vous devrez utiliser les services d’une plateforme de dématérialisation partenaire immatriculée par l’administration fiscale. La filiale de Dougs, API First, a obtenu l’agrément provisoire de PDP à l’automne 2024 et poursuit le processus prévu par la France, comme toutes les autres PDP.

Pourquoi un modèle de facture se repère-t-il aisément dans chaque entreprise ?

Chaque entreprise adapte ses modèles de factures. Analysez notamment celles de vos fournisseurs. Elles présentent toutes des caractéristiques communes. Voici lesquelles et pourquoi.

Le modèle de facture de votre entreprise : un visuel repérable entre tous

La facture papier, depuis les débuts de la comptabilité, se réalise sur un format prédéfini :

• dimension A4 sur une page ou plusieurs ;
• présentation en portrait ;
• avec le calcul du montant total à payer et des autres informations (déductions, TVA, etc.), en bas à droite ;
• mention du mot “facture” ou “avoir”, ainsi que d’un numéro unique et de la date de la pièce ;
• indication du nom du vendeur en haut à gauche le plus souvent ;
• coordonnées du client en haut à droite généralement.

Si toutes les factures d’une même entreprise se ressemblent, ce n’est pas un hasard. C’est une convention d’usage qui améliore leur lisibilité. D’ailleurs, l’icône d’une facture est comme un idéogramme : le lecteur reconnaît de suite le concept de facture. Il est donc important que votre modèle de facture de vente corresponde au mieux à cette convention. Toutefois, vous pouvez la personnaliser. Ainsi, votre client note immédiatement, en voyant ce document, qu'il s'agit d'une facture à régler.

Les mentions obligatoires présentes sur chaque modèle de facture

La facture semble être le document le plus réglementé, et à juste titre. C’est le support qui affiche la dette de votre client vis-à-vis de votre entreprise. La facture de vente sert aussi au calcul de la TVA collectée qui reste la principale recette de l’État. Ainsi, la TVA représente 30 % des recettes fiscales dans le projet de loi de finances 2022. Ceci est le cas si votre entreprise n’est pas au régime de la franchise en base de TVA.

Vous comprenez donc que le législateur est très exigeant sur les informations à mettre dans la facture. Ces indications à incorporer systématiquement sur chaque modèle de facture s’appellent “les mentions obligatoires”. L’article intitulé “Quelles mentions obligatoires faire apparaître sur vos factures ?” vous explique ce que vous devez absolument inclure sur chacune. Notamment, pensez à :

• l’identité du vendeur et de l’acheteur ;
• les règles concernant le numéro et la date de la facture ;
• la désignation des biens ou services vendus ainsi que la quantité ;
• les prix unitaires hors taxes avant toute réduction de prix ;
• etc.

Auto-entrepreneur, donc sans numéro RCS, vous n’êtes pas redevable de la TVA ? Vous demandez si les mentions obligatoires de la facture vous concernent ? La réponse est oui !

Toutes entreprises, sauf quelques exceptions, sont assujetties à la TVA. En revanche, certaines sont redevables, d’autres non. N'hésitez pas à consulter nos dossiers “des mentions obligatoires selon la situation du vendeur” et “la TVA dans la facture de l’auto entrepreneur : avec ou sans ?”.

Un modèle de facture digitale qui remplace le papier : le format PDF

Devenu le format de fichier le plus courant pour la gestion des factures, le modèle de facture PDF ressemble au modèle papier. Le principe est le même pour un modèle de facture PDF :

• respect des mentions obligatoires (modalités de paiement, date d'émission, adresse de facturation, etc.) ;
• mise en forme du contenu de la facture (placement des informations).

Actuellement, envoyer votre facture PDF par e-mail ne fait pas de différence avec l'envoi d’un document papier par courrier. En revanche, c’est plus rapide et vous évitez les frais d’affranchissement. Comme expliqué précédemment, ce mode de gestion devra toutefois évoluer avec la réforme de la facture électronique. Le format PDF sera à intégrer dans le système Factur-X. Et vous devrez oublier l’envoi simple par mail aux clients.

Comment créer une facture simple pour votre entreprise et avec quel outil ?

En attendant cette révolution à venir de la facture électronique, vous devez penser à facturer votre premier client et créer votre première facture de vente. Un peu perdu ou pas certain de la méthode ? Voici des possibilités pour créer et personnaliser votre modèle de facture, soit à partir de fichiers à télécharger ou d’outils de facturation professionnels. Cerise sur le gâteau, vous accédez à l’exemple de facture utilisé dans le module gratuit de facturation de Dougs.

Création de factures sur Excel ou Word : la solution à éviter désormais

Il est tentant d’utiliser Microsoft Excel ou Microsoft Word pour concevoir le format de vos factures, ou pour télécharger un modèle, selon votre niveau de maîtrise de ces outils. Pourtant, en 2025, la bureautique ne correspond plus à une bonne gestion de la facturation.

Les atouts apparents des factures sur Excel ou Word

Excel fait suite aux ancêtres du logiciel comptable : les tableurs Multiplan et VisiCalc. Ce dernier est même l'application qui a fait du micro-ordinateur un véritable outil destiné à des applications comptables et commerciales.

Encore aujourd'hui, de nombreuses entreprises utilisent ces outils bureautiques pour gérer les tâches commerciales : devis, bons de commande et factures. Microsoft Excel a l'avantage d'être facile à utiliser. Même pour les néophytes, la courbe d’apprentissage est rapide.

Les risques et inconvénients de modèles de factures sur Excel ou Word 

Toutefois, les risques d’erreurs existent, surtout si vous souhaitez personnaliser un modèle à télécharger.

Même si Excel vous semble un bon logiciel pour faire vos calculs facilement, vos factures risquent de manquer d’élégance et de professionnalisme. Si vous vous trompez dans la numérotation des factures, votre processus de facturation présente une conformité insuffisante sur le plan comptable et fiscal. Une anomalie dans le calcul du montant hors taxes, dans le prix unitaire, les quantités ou les taux de remise, et voilà le total de la facture erroné. C’est préjudiciable pour votre entreprise, surtout si cette erreur est de nature à réduire la somme due par le client.

Même si tout est question de goût et de couleur, restez concentré sur le pourquoi de votre facture de vente : obtenir le paiement du client dans le délai fixé avec lui !

La facture doit-être la plus fonctionnelle possible pour un meilleur traitement par le client. À trop vouloir soigner le design de votre facture exemplaire, vous prenez le risque de dégrader l’expérience de lecture du client. Par ricochet, votre entreprise peut connaître un retard de paiement.

Utiliser un modèle de facture c’est bien, mais mieux vaut éviter une gestion sur des outils bureautiques.

L’important dans la gestion de la facturation : se faire payer bien et vite

De l'expérience des professionnels chez Dougs, un client ne refuse jamais de payer une facture parce que le design laisse à désirer. Par contre, il est courant d’avoir un retard de paiement, car un fournisseur tarde à envoyer sa facture. Ne passez pas trop de temps à rendre votre modèle de facture parfait au pixel près. En étant entrepreneur, vous devez apprendre à gérer vos priorités.

Un mode de facturation amené à disparaître avec la facture électronique obligatoire

Comme expliqué précédemment, l’obligation de facture électronique signifie notamment l’adoption d’un format bien précis. C’est donc contre-productif de vouloir utiliser Excel pour facturer les clients aujourd’hui, car cet outil ne remplit pas les exigences de demain.

Dans quelque temps, vous devrez abandonner votre modèle sur Excel et choisir une solution qui rendra vos factures conformes. Autant le faire tout de suite. En plus, c’est parfois gratuit, comme chez Dougs.

Alors, de quelle autre option disposez-vous, si vous cherchez quelque chose de plus professionnel ou spécialisé qu'Excel ?

Les modèles de factures téléchargeables pour s’inspirer : exemple du fichier PDF de Dougs

Dougs vous propose divers modèles de facture gratuits. Quelle que soit votre situation entrepreneuriale, négoce ou prestations de services, redevables de la TVA ou non, et pour tous types de factures, vous y trouvez des exemples pour bâtir ensuite vos propres factures. Facture standard, facture d’avoir, facture d’acompte, facture avec ou sans TVA, etc., la liste des fichiers à télécharger couvre ces différents cas de figure.

Nous vous déconseillons de vous contenter de ce modèle pour créer toutes les factures ensuite sur Excel, puis de les imprimer dans un fichier PDF simple. Évidemment, n’envoyez jamais non plus le fichier Excel à votre client. Enfin, même si, pour le moment, le législateur dans son article 289 du code des impôts n’interdit pas ce format de facturation, cela complique la mise en place d’une piste d’audit fiable. Or, ce processus est obligatoire et vous est demandé, en cas de contrôle fiscal.

Excel doit vous servir uniquement à façonner (à rédiger) votre modèle de facture. Ensuite, adoptez de vrais logiciels de facturation dont c’est l’objectif central.

Les logiciels de facturation professionnels

Les outils de facturation ne manquent pas : Zervant, Kolirys, Henrri, etc. Tout comme Dougs, ils proposent souvent différents modèles et la conservation de vos factures en ligne. Ainsi, vous évitez de fouiller dans vos dossiers et classeurs papier ou de devoir placer vos factures sur une clé USB pour les transférer.

Le logiciel de facturation Dougs : l’alternative gratuite et conforme pour vos factures clients

Après avoir créé votre première facture à partir du modèle de Dougs, que devez-vous faire pour lancer la facturation ?

Concevoir une matrice Excel pour éditer une facture est un premier pas. Cependant, c’est insuffisant pour suivre toute l’activité commerciale et le paiement des factures. Vous devez aussi créer une liste des factures de ventes et la mettre à jour en fonction des statuts de chacune (brouillon, validée, envoyée, en retard, payée, etc.).

Une des problématiques d’Excel consiste à recopier l’information entre plusieurs feuilles de calcul. Cette duplication des données multiplie les risques d’erreur. Un outil comme le module gratuit de facturation de Dougs facilite vos tâches commerciales et administratives liées à la facturation de votre entreprise.

Les fonctionnalités de notre application

La plateforme Dougs, c’est aussi un logiciel gratuit de facturation pour :

• établir et envoyer vos devis et vos factures clients à partir de modèles ;
• gérer les factures fournisseurs en réception ;
• intégrer toutes ces pièces automatiquement en comptabilité ;
• centraliser le stockage en ligne de toutes les factures pendant toute la durée légale ;
• suivre les paiements clients et fournisseurs en attente.

Dougs et la facture électronique

En plus de toutes ces fonctionnalités disponibles gratuitement, en adoptant Dougs pour établir vos factures, vous disposerez d’un outil conforme pour l’étape suivante : la facture électronique. Dougs est compatible avec la factur-X. Et, en plus, d’ici 2026 et 2027, vous bénéficierez des services de plateforme PDP, ce qui sera obligatoire pour toutes les entreprises, même les assujettis à la TVA qui sont non redevables.

Foire aux questions sur les modèles de facture