Comptabiliser ses recettes et dépenses : mode d'emploi
Vous avez besoin de simplifier votre compte au maximum et gagner du temps ? C’est ce que vous permet la comptabilité de recettes et dépenses, qu’on appelle communément “comptabilité de trésorerie”. Tenir une comptabilité est essentiel et la compta de trésorerie va vous permettre de gagner du temps et économiser sur votre comptabilité. Alors pourquoi la tenue d'une comptabilité en recettes et dépenses est la meilleure solution pour vous et comment s’y prendre ? Découvrons ensemble tout ce que vous devez savoir sur le livre de recettes et dépenses en compta.
![cover-post-image](https://images.prismic.io/test-dougs/d6c16a9b-ce85-4837-b9f7-e82c1b32e67a_comptabiliser-recettes-depenses.jpg?auto=compress%2Cformat&fit=max&w=1666&h=1000)
Définition : Qu'est-ce que la comptabilité de recettes et de dépenses ?
Ce qu'on nomme la comptabilité de recette et de dépenses correspond en réalité à la comptabilité de trésorerie. Le calcul du résultat comptable est alors basé sur les recettes encaissées et les charges payées. On soustrait les dépenses des recettes, et on obtient ce qu'on appelle le "résultat". On utilise ce calcul comme référence dans la comptabilité de trésorerie.
Quelles sont les recettes de l'entreprise ?
Les recettes sont la totalité des encaissements réalisés par votre entreprise au cours d'un exercice comptable. Les recettes comprennent toutes les entrées d'argent, mais ne sont pas toujours égales au chiffre d'affaires. En effet, les recettes sont l'argent réellement reçu, tandis que le chiffre d'affaires prend en compte les factures qui ne sont pas forcément réglées à la fin du mois ou de l'exercice comptable.
Qu'est-ce qu'une dépense en comptabilité ?
Une dépense en comptabilité est une sortie d'argent. On comptabilise les dépenses fixes, qui correspondent aux dépenses obligatoires et payées que l'entreprise devra faire à un rythme fixe. Cela comprend le loyer, les factures d'énergie, les abonnements, ou encore les assurances. La deuxième catégorie est celle des dépenses variables, comprenant l’achat de produits destinés à la vente, de matières pour la transformation, ou autres dépenses logistiques.
Comment remplir le registre des recettes et des dépenses ?
Pour garder un oeil sur les résultats de votre activité (surtout en profession libérale), il est souvent nécessaire d'avoir un registre des recettes et dépenses. Dans certains cas, c'est même une obligation fiscale. Dans ce livre, vous devrez inscrire chronologiquement toute dépense faite ou recette reçue au cours de l'année comptable. Ces 2 parties du registre devront mentionner l'origine, le montant, la modalité de règlement et le/les justificatif(s) liés à cette recette ou cette dépense.
La date d’inscription des recettes
Si votre chiffre d’affaires est en dessous de 264000 € (en BNC ou BIC), vous pouvez enregistrer toutes vos recettes et dépenses à la date d’opération sur votre relevé bancaire. Vous devrez tout de même comptabiliser avant la fin de l’année les opérations qui n’ont pas encore été prises en compte au 31/12.
Si votre chiffre d’affaires dépasse le seuil des 264000 €, tout dépend du mode d’encaissement :
- Pour un chèque, c’est la date à laquelle vous l’avez reçu (peu importe que vous l’encaissiez en janvier, si vous l’avez reçu en décembre, c’est en décembre que vous devez l’enregistrer).
- Pour un bordereau, il s’agit de la date de remise en banque. Attention toutefois, tous vos chèques doivent s’enregistrer avant le 31/12 de l’année en cours ; même s’ils n’ont pas encore été remis à l’encaissement.
- Pour les espèces, la date est celle de la réception du paiement.
- Pour les paiements par carte bancaire, il s’agit de la date de crédit de votre compte. Vous comptabilisez le montant brut.
- Pour les virements bancaires, même chose, il s’agit de la date de crédit de votre compte.
Rappel : vos recettes doivent s’enregistrer dans un compte financier (banque ou caisse selon le mode de règlement) d’un côté et de l’autre, dans le compte qui correspond à leur nature (honoraires par exemple).
Les autres encaissements
Les encaissements qui ne sont pas à proprement parler des recettes doivent tout de même être enregistrés dans le journal des recettes. L’utilisation du compte financier ne change pas, il s’agira toujours de la caisse ou de la banque ; mais le compte de ventilation sera adapté à la nature de l’opération :
- Apport personnel, dans le cas où vous versez de l’argent sur votre compte bancaire professionnel depuis votre compte privé.
- Emprunt ou Tiers divers, dans le cadre d’un emprunt professionnel ( à comptabiliser l’année de la réalisation)
- Cession d’immobilisation, si vous vendez l’un de vos biens immobilisés vous inscrirez le prix de cession à cet endroit. (Attention : seule l’éventuelle plus-value est imposable)
- Virement interne, si vous déplacez de l’argent d’un poste à un autre. Par exemple, quand vous déposez sur votre compte en banque vos recettes de caisse du jour.
Recettes reçues par erreur
Un client vous a réglé une facture complète en oubliant qu’il vous avait versé un acompte. Parce que vous êtes quelqu’un de bien, vous n’allez pas vous frotter les mains en gardant le trop perçu. Il va donc falloir le rembourser. Comment cela va-t-il se passer d’un point de vue comptable ?
Vous commencez par enregistrer votre opération normalement : le montant réel reçu ira en banque ou en caisse, le montant qui aurait normalement dû être versé ira au bon endroit (par exemples en honoraires). Il ne vous reste plus qu’à ajouter une ligne correspondant au trop perçu, que vous allez inscrire en “Tiers divers” avec la mention “indu”.
Le moment du remboursement venu ; vous irez chercher cette somme “indue” dans votre compte banque. Et vous solderez également le compte tiers correspondant.
Exemple : M. Y vous a versé 100 € de trop sur sa dernière facture.
Date | Numéro de compte | Libellé | Débit | Crédit |
12/03 | 512000 – Banque | FA121 Honoraires – indu Y | 250,00 | |
12/03 | 706000 – Prestations de services | FA121 Honoraires – indu Y | 150,00 | |
12/03 | 411000 – Clients divers | FA121 Honoraires – indu Y | 100,00 |
Vous encaissez son règlement à la réception.
Date | Numéro de compte | Libellé | Débit | Crédit |
20/03 | 411000 – Clients divers | FA121 remboursement indu Y | 100,00 | |
20/03 | 512000 – Banque | FA121 remboursement indu Y | 100,00 |
Vous régularisez l’écriture au moment du remboursement.
Note : vous n’êtes pas obligé de passer par un compte tiers, vous pouvez directement verser le trop perçu dans le compte produit (ici prestations de services) et le reprendre au même endroit quand vous remboursez.
Les frais d’exercice ou de règlement
Vous devez déclarer les honoraires que vous avez effectivement réalisés ; il convient donc au moment de comptabiliser ses recettes d’inclure tous les frais liés au règlement de ces honoraires. Si on vous règle par carte bancaire, une part de frais bancaires se retiendra. Si vous exercez dans une clinique ; l’établissement procédera probablement à une retenue aussi pour l’utilisation du matériel (par exemple).
Exemple : Mme W. règle votre dernière prestation par carte bleue.
Date | Numéro de compte | Libellé | Débit | Crédit |
12/03 | 512000 – Banque | FA51 Honoraires W | 300,00 |