Embaucher un stagiaire dans votre entreprise : le guide complet

Vous envisagez d'embaucher un stagiaire pour votre entreprise ? C'est un processus qui nécessite une compréhension précise des formalités, des droits et des obligations. De la signature de la convention de stage à la rémunération, en passant par les conditions de recrutement et le respect des congés, chaque détail compte. Ce guide complet vous aidera à naviguer dans ce processus, tout en soulignant les avantages potentiels pour votre entreprise.

Comment se passe l'embauche d'un stagiaire ?

Le processus de recrutement de stagiaires est une démarche structurée qui nécessite une approche soigneuse. La première étape consiste à définir le projet pédagogique du stage qui précise les missions du stagiaire. Ensuite, il faut publier une offre de stage détaillée et attractive pour attirer les candidats potentiels.

Au moment de recevoir les candidatures, vous devez vérifier l'inscription du candidat à un cursus de formation. C'est une étape importante car le stage est avant tout un complément à une formation théorique. Par la suite, vous aurez à signer la convention de stage, un document obligatoire qui encadre le stage.

Le processus se poursuit avec des entretiens d'embauche pour évaluer la motivation et le potentiel du candidat. Enfin, vous devrez déterminer les modalités d'accueil du stagiaire en collaboration avec son établissement d'enseignement.

Vous devez également définir la gratification du stage selon les règles en vigueur et respecter la durée maximale de stage. Veillez à connaître les situations interdites et à anticiper le recrutement pour faciliter l'intégration du stagiaire.

Quelles conditions pour prendre un stagiaire ?

La convention de stage : un document indispensable

La convention de stage est un élément incontournable du processus d'embauche d'un stagiaire. Elle se présente comme un document légal tripartite qui lie l'entreprise d'accueil, le stagiaire et l'établissement de formation. L'objectif de cette convention est de définir le cadre du stage, les missions qui seront confiées au stagiaire, ainsi que les obligations de chaque partie.

Elle doit notamment mentionner :

• L'identité de toutes les parties ;
• Les dates de début et de fin du stage ;
• Les compétences professionnelles à acquérir ou à développer ;
• Les modalités d'encadrement du stagiaire (tuteur de stage) ;
• La gratification du stage.

À noter que la rédaction de cette convention de stage doit être précise et conforme à la loi pour garantir une expérience de stage bénéfique et équitable pour toutes les parties concernées.

Combien de stagiaires maximum dans une entreprise ?

Le nombre de stagiaires que vous pouvez accueillir dans votre entreprise dépend de l'effectif de l'entreprise.

• Pour les entreprises comptant moins de 20 salariés, le nombre maximal de stagiaires est de trois ;
• Pour celles qui comptent 20 salariés ou plus, le nombre de stagiaires ne peut excéder 15% de l'effectif total de l'entreprise, arrondi à l'entier supérieur.

Ces limitations s'appliquent aux conventions de stage en cours durant une même semaine civile.

Il faut également prendre en compte le nombre de stagiaires par tuteur. Chaque tuteur ne peut pas encadrer plus de trois stagiaires.

Un auto-entrepreneur peut-il prendre un stagiaire ?

Pour les auto-entrepreneurs, l'embauche d'un stagiaire est tout à fait possible, mais elle obéit à certaines règles spécifiques.

Premièrement, le statut d'auto-entrepreneur ne confère pas le droit d'employer un stagiaire de la même manière qu'un employé classique. Le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié et a donc un statut particulier.

Deuxièmement, l'auto-entrepreneur doit respecter les obligations envers le stagiaire, notamment en termes de gratification, qui doit être d'un montant au minimum égal à 4,35 euros de l'heure (en 2024) si le stage est d'une durée supérieure à 2 mois consécutifs par année scolaire.

Enfin, le recrutement d’un stagiaire implique un certain nombre de formalités administratives, même si elles sont réduites par rapport à l'embauche d'un salarié. Par exemple, la convention de stage est un document obligatoire qui doit être fournie par l’organisme de formation du stagiaire.

La rémunération des stagiaires : obligations et bonnes pratiques

Gratification ou salaire : quelle différence ?

La gratification et le salaire sont deux concepts distincts dans le cadre d'un stage. La gratification est une somme d'argent versée au stagiaire en compensation de son travail, sans lien direct avec le salaire. Elle n'est pas soumise aux cotisations sociales, tant qu’elle ne dépasse pas la gratification légale, ce qui la distingue du salaire. De plus, la gratification est obligatoire pour tout stage d'une durée supérieure à 2 mois.

Le salaire, en revanche, est une rémunération versée à un employé en échange de son travail, soumise à des charges sociales et fiscales. Le stagiaire n'a pas le statut de salarié. Par conséquent, il ne perçoit pas un salaire mais une gratification.

En résumé, la gratification est le "salaire" du stagiaire, bien que son montant et son régime juridique soient différents de ceux du salaire d'un salarié.

Est-il obligatoire de payer un stagiaire ?

En France, l'obligation de rémunérer un stagiaire dépend de la durée de son stage. Si le stage dure plus de 2 mois, soit 44 jours, l'organisme d'accueil doit verser une gratification au stagiaire. Cette gratification n'est pas considérée comme un salaire, elle est exonérée de cotisations sociales dans une certaine limite.

L'obligation de gratification s'applique dès le premier jour du stage, et le montant doit être versé chaque mois.

Pour calculer la gratification d'un stage, vous devez prendre en compte le nombre d'heures de présence effective du stagiaire. Ce nombre d'heures inclut le temps de travail effectif et peut également inclure les congés payés si l'entreprise a décidé de les octroyer.

La gratification est calculée en multipliant le nombre d'heures de présence effective du stagiaire par le taux horaire de la gratification minimale. En 2024, ce taux est de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale, soit 4,35€ par heure.

Il est possible que le montant de cette gratification soit plus élevé, si cela est prévu par un accord collectif ou par la volonté de l'employeur. Cependant, il est important de noter que les stagiaires ne sont pas rémunérés au SMIC.

Enfin, pour les stages de moins de deux mois, la gratification n'est pas obligatoire mais elle peut être versée à la discrétion de l'employeur.

Voici un exemple de calcul pour un stage à temps plein (35 heures par semaine) sur un mois (soit 4 semaines) :

Heures de présence effective = 35h * 4 semaines = 140 heures

Gratification = 140h * 4,35€/h = 609€ / mois

Notez que même si le stagiaire est rémunéré, il n'est pas considéré comme un salarié et sa rémunération n'est donc pas soumise aux mêmes charges sociales et fiscales, tant qu’elle ne dépasse pas la gratification légale (4.35 € / heure)

Gestion des congés et temps de travail du stagiaire

Les droits aux congés pour les stagiaires

Les stagiaires ont droit à des congés et autorisations d'absence, en particulier lorsqu'ils effectuent un stage de plus de deux mois. Ces droits sont généralement définis dans la convention de stage. Ils sont alignés sur ceux des salariés dans des situations spécifiques. Par exemple, en cas de grossesse, de paternité ou d'adoption, le stagiaire bénéficie des mêmes congés et autorisations d'absence que les salariés.

À noter que :

• Les congés pour les stages de six mois sont courants dans les écoles de commerce et les cursus universitaires.
• Pour les stages de plus de deux mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations d'absence.
• Il n'existe cependant aucune obligation légale concernant le nombre de jours de congés pour les stagiaires.

À noter que, contrairement aux salariés, les stagiaires ne bénéficient pas de congés payés. L’employeur n’a donc aucune obligation de rémunérer ces absences.

Un stagiaire peut-il travailler plus de 35h par semaine ?

La durée de travail d'un stagiaire ne doit pas excéder 35 heures par semaine ni 10 heures par jour, qu'il soit mineur ou majeur. Ces limites sont imposées par le Code du travail et doivent être respectées par tous les employeurs.

• Si un stagiaire travaille plus de 35 heures par semaine, il s'agit d'une infraction à la loi.
• Il n'est pas possible de demander à un stagiaire d'effectuer des heures supplémentaires, sauf s'il est engagé comme salarié dans l'entreprise.
• Le temps de présence du stagiaire dans l'entreprise compte dans le calcul de la durée de travail, pas seulement le temps effectif de travail.
• Enfin, les règles applicables aux stagiaires en matière de temps de travail sont les mêmes que celles applicables aux salariés.

Il faut donc bien gérer le temps de travail du stagiaire pour respecter ces règles et garantir une expérience de stage équitable et bénéfique.

L'intégration du stagiaire dans l'entreprise

Bien préparer l'accueil du stagiaire

Pour un accueil réussi de votre stagiaire, une préparation adéquate est cruciale. L'organisation de l'arrivée du stagiaire doit être pensée en amont et ne doit pas être improvisée.

• Préparez son environnement de travail : Assurez-vous que son espace de travail soit prêt et équipé des outils nécessaires à l'exécution de ses tâches.
• Communiquez à l'équipe : Informez l'équipe de l'arrivée du stagiaire, de son nom, des missions qui lui seront confiées et des personnes avec lesquelles il sera amené à travailler.
• Désignez un tuteur : Un tuteur doit être désigné pour accompagner le stagiaire tout au long de son stage. Le tuteur est là pour guider le stagiaire, répondre à ses questions et veiller à son intégration.
• Planifiez un programme d'intégration : Ce programme peut comprendre une présentation de l'entreprise, des collaborateurs, du fonctionnement interne et des projets en cours.

Ces actions contribuent à créer un environnement de travail accueillant et à faciliter l'intégration du stagiaire.

L'assignation de tâches réalistes et significatives est également importante. Le stagiaire doit se sentir utile et voir que son travail contribue aux objectifs de l'équipe :

• Assignez des tâches en lien avec les compétences du stagiaire.
• Assurez-vous que les tâches sont clairement définies et que les attentes sont bien communiquées.

Enfin, la création d'un environnement de travail inclusif favorise le sentiment d'appartenance du stagiaire :

• Encouragez le stagiaire à participer activement aux réunions et discussions de l'équipe.
• Invitez le stagiaire aux événements sociaux de l'équipe pour favoriser la cohésion.

Ces actions contribuent à une intégration réussie du stagiaire dans l'équipe, tout en favorisant son apprentissage et son développement professionnel.

L'embauche d'un stagiaire à l'issue du stage : modalités et avantages

La prise en compte de la période de stage dans le contrat de travail

Lorsqu'un stagiaire est embauché suite à une période de stage, la durée de ce dernier est prise en compte dans le contrat de travail. En particulier, si l'embauche a lieu dans les trois mois suivant la fin du stage, la durée de ce dernier peut être déduite de la période d'essai.

Cette prise en compte s'applique également pour le calcul des droits liés à l'ancienneté. Ainsi, si le stage a duré plus de deux mois, la durée de celui-ci est prise en compte pour l'ouverture et le calcul de ces droits. Cela peut notamment avoir un impact sur l'intéressement ou la participation, qui ont un caractère collectif.

L'embauche d'un ancien stagiaire présente plusieurs avantages pour l'entreprise.

• Premièrement, le temps d'intégration et de formation est généralement plus court. En effet, le stagiaire connaît déjà l'entreprise, ses objectifs, sa culture et ses méthodes de travail. Il a également probablement acquis une partie des compétences nécessaires pour le poste pendant son stage. De plus, le stagiaire, familiarisé avec les processus internes de l'entreprise, peut reprendre son poste rapidement, limitant ainsi les interruptions de travail.
• Deuxièmement, l'entreprise a eu l'occasion d'évaluer le stagiaire pendant une période prolongée, ce qui réduit le risque d'une mauvaise embauche. Cela peut aussi faciliter l'établissement d'un lien de confiance entre l'employeur et l'employé et vous évitez également des frais liés à la recherche et l'entretien de nouveaux candidats. 
• Troisièmement, l'ancien stagiaire peut apporter un regard neuf et innovant sur le poste et l'entreprise. Ayant eu le temps d'observer et de comprendre le fonctionnement de l'entreprise, il peut proposer des améliorations ou de nouvelles idées.
• Enfin, embaucher un ancien stagiaire peut être perçu positivement par les autres employés et futurs stagiaires, démontrant que l'entreprise est disposée à investir dans le développement professionnel de ses stagiaires.

Les avantages fiscaux liés à l'embauche d'un stagiaire

L'embauche d'un stagiaire présente plusieurs avantages fiscaux pour l'employeur. Tout d'abord, la rémunération versée au stagiaire, dite "gratification", n'est pas assujettie aux cotisations sociales dès lors que son montant ne dépasse pas 15% du plafond horaire de la sécurité sociale. Cet avantage permet à l'entreprise de diminuer le coût global de l'embauche.

Vous pouvez vous renseigner auprès des organismes compétents pour connaître en détail les avantages liés à l'embauche d'un stagiaire.

Les obligations de l'employeur envers le stagiaire

L'employeur a plusieurs obligations envers le stagiaire. Tout d'abord, un représentant légal de l'entreprise doit signer la convention de stage. Ensuite, le stagiaire doit être inscrit sur le registre unique du personnel. Vous devez impérativement fournir à votre stagiaire une attestation de stage à la fin de sa période en entreprise.

L'employeur doit également s'assurer du respect des règles d'encadrement du stagiaire. Le tuteur doit être désigné officiellement et avoir les compétences requises pour accompagner le stagiaire.

En cas de non-respect de ces obligations, l'employeur s'expose à des sanctions.

De plus, même si le stagiaire ne bénéficie pas des mêmes avantages que les salariés, il a droit à certains avantages comme l'accès au restaurant d'entreprise ou à des titres-restaurant.

Enfin, l'employeur doit respecter un délai de carence entre deux stages pour un même poste.

Un stagiaire ne peut pas  exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise (ou de l’organisme) d’accueil, pour occuper un emploi saisonnier ou pour remplacer un salarié ou un agent en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail. Il n’a pas d’obligation de production.

Le remboursement des frais de transport du stagiaire

L'employeur a une obligation de remboursement partiel des frais de transport du stagiaire. Cette obligation s'applique lorsque le stagiaire utilise des transports publics (métro, bus, location de vélo) pour se rendre sur son lieu de stage depuis son domicile. Le remboursement doit se faire dans les mêmes conditions que pour les salariés de l'entreprise.

Le pourcentage du remboursement peut varier en fonction du secteur privé ou public. De manière générale, l'employeur est tenu de prendre en charge au moins 50% du prix des titres d'abonnements souscrits par le stagiaire pour l'intégralité du trajet entre sa résidence habituelle et son lieu de stage. 

Dans le cas où l'entreprise mettrait à disposition un véhicule de service ou de fonction, aucun remboursement des frais de transport n'est à prévoir. Il est également important de souligner que les remboursements de frais de déplacement inférieurs à 4€ ne sont généralement pas remboursés car le coût de gestion de l'opération dépasse la somme à payer.

En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l'employeur doit avertir ses salariés et stagiaires au moins un mois avant la date fixée pour le changement.