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Note de frais en entreprise : que faire en 2023 ?

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Notes de frais pour dirigeant, de président, de SASU, de SAS, de gérant, de RL, de SARL, de société civile immobilière, de société civile, de SNC : quelques fois, la note de frais est la seule solution, tout simplement parce que vous n’avez pas votre carte bleue ou vous ne l’aviez pas ce jour là. Voyons les idées reçues, que faire avant et après la création de l’entreprise, et sur quoi rester vigilant.

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Les idées reçues sur la note de frais

Tordons le cou aux idées reçues, ce n’est pas mieux de mettre en note de frais que de payer avec la CB de la société. Si vous avez la possibilité de payer en carte bleue, cela simplifiera la comptabilité et vous y gagnerez en temps. A choisir, utilisez plutôt une carte bleue professionnelle qu’une carte personnelle. Une note de frais vous oblige à la noter quelque part, et avoir une facture au nom de votre société, même s’il existe des situations où vous n’aurez pas le choix.

Les notes de frais avant la création d’entreprise

Avant même de faire une note de frais, si vous n’avez pas de carte bleue professionnelle, demandez des factures au nom de votre société. En France, lorsqu’on crée une société, on possède une raison sociale unique, même si l’on a plusieurs enseignes commerciales. Si vous connaissez le nom de votre prochaine enseigne commerciale, mentionnez-la, mais dans le cas contraire, précisez simplement votre raison sociale. Dans tous les cas, marquez votre nom, prénom, et votre adresse. 

Vous devrez noter l’ensemble des dépenses réalisées précédemment : 

  • Frais de journal d’annonce légale
  • Frais de Greffe du tribunal de commerce
  • Frais d’honoraires (pour la création de la société)
  • Frais divers (documentation, formation, déplacements pro…) 

La période est variable mais doit remonter à vos premières démarches pour créer l’entreprise, que ce soit une recherche de prospects ou une formation. 

Les notes de frais pendant la création de la société

Il y a une forte probabilité qu’au départ vous utilisiez du matériel qui vous appartient pour démarrer votre activité professionnelle. Vous allez donc devoir céder votre matériel personnel à votre société. 

Cela concerne l’ensemble de votre équipement : 

  • Ordinateur personnel
  • Smartphone
  • Câbles
  • Luminaires
  • Ecrans
  • Imprimante… 

Vous ne serez pas imposable au titre de ces ventes (car elles sont ponctuelles), donc n’hésitez pas à noter ces ventes à l’entreprise (à un prix d’occasion) sur une feuille ou fichier Excel. Ces ventes d’occasion sont payées par l’entreprise une fois que vous faites vos premiers bénéfices, et cet argent remboursé sera non-imposable à titre personnel. Et qui dit plus de compte courant dit moins d’impôt pour votre entreprise en fin d’année. Vos dépenses vont réduire le bénéfice, donc vos impôts : vous gagnez sur tous les tableaux.

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Les notes de frais après la création de l’entreprise

Si votre siège social est chez vous, pensez à créer un bail entre vous-même et votre entreprise ou société (que vous soyez locataire ou propriétaire). Vous pourrez récupérer de l’argent via ce loyer (compatible avec l’ARE), ce qui vous permettra d’avoir moins de charges sociales. Le loyer est imposé en BNC, micro BNC, micro BIC, ou revenu foncier selon que vous soyez locataire ou propriétaire mais vous serez rarement perdant. 

N’oubliez pas de passer votre box internet au nom de la société pour récupérer la TVA (ce qui est catégorisé automatiquement pour les clients DOUGS). Vous devrez aussi décider si votre véhicule personnel sera utilisé à des fins professionnelles (IK ou voiture de société). Vous devrez contacter votre assureur pour leur préciser que votre siège social est chez eux, et les prévenir quelle activité vous réalisez avec votre véhicule.

Les points de vigilance sur la note de frais

Le rattachement à l’exercice est un élément important de la note de frais. Si vous créez votre entreprise le 1er Janvier et vous clôturez le 31 décembre, et vous vous rendez compte en fin d’année que vous n’avez pas comptabilisé tous vos frais. Tant que vous êtes dans l’exercice fiscal, vous pouvez remonter au premier mois de l’exercice, tant qu’il n’est pas clos. Néanmoins, une fois l’exercice clos, vous ne pourrez plus revenir en arrière.

Enfin, privilégiez toujours la carte d’entreprise et évitez au maximum de mélanger carte personnelle et carte d’entreprise. Cela simplifiera votre comptabilité, qu’elle soit professionnelle ou personnelle. 

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