Tout savoir sur la comptabilisation des aides à l'apprentissage

Il est parfois difficile de s’y retrouver dans les différentes aides possibles : temporaires, exceptionnelles, prolongées ou non… Les aides à l’apprentissage n’échappent pas à cela. En tant qu’employeur, l’embauche d’un apprenti peut vous être très profitable. Non seulement, vous bénéficiez d’une main-d’œuvre dont le coût est limité, mais aussi, d’un futur salarié formé selon vos attentes et les besoins de votre entreprise. 

Voyons quelles aides vous pouvez obtenir pour le recrutement d’un apprenti. 

Vous souhaitez également en savoir plus sur la comptabilisation des aides à l’apprentissage ? On vous explique tout en fin d’article ! 

Aides à l’apprentissage : A quoi servent-elles ?

L’utilité des aides à l’apprentissage et leur comptabilisation semble assez évidente. Elles ont vocation à réduire le coût salarial des apprentis pour leurs employeurs.

Ainsi, elles peuvent être une incitation à embaucher ces profils dans les entreprises. Elles sont un levier intéressant d’insertion professionnelle pour les jeunes publics.

Au final, entre les réductions de charges patronales et les aides forfaitaires, un apprenti supplémentaire représente un coût très faible pour la petite entreprise.

Quelles sont les aides à l'apprentissage ?

Comment bénéficier de l’aide exceptionnelle (allant jusqu'à 8000€) en embauchant un jeune apprenti ?

L'aide exceptionnelle à l'embauche est de 5 000 € pour le recrutement d'un alternant (en contrat d'apprentissage ou de professionnalisation) de moins de 18 ans et de 8 000 € si celui-ci a au moins 18 ans et moins de 30 ans et prépare un diplôme, un titre professionnel ou un certificat de qualification jusqu'au master (bac +5).

Attention, elle ne s’applique que sur la première année de votre contrat.

Pour les entreprises ayant un effectif de moins de 250 salariés, elle remplace l'aide unique au titre de la première année du contrat si celui-ci est conclu pour l'obtention d'un diplôme ou titre au moins de niveau 5 (Bac + 2) et au plus de niveau 7 (Bac + 5).

Les conditions pour les entreprises de plus de 250 salariés sont plus restrictives.

L’aide unique à l’apprentissage

Cette aide s’adresse aux employeurs ayant un effectif de moins de 250 salariés. Ils doivent avoir conclu un contrat d'apprentissage à compter du 1er janvier 2019.

Ce contrat doit viser à la préparation d’un diplôme ou d’un titre à finalité professionnelle de niveau inférieur ou égal au bac.

Le montant de l’aide unique est de : 

• 4 125 € maximum pour la 1re année d’exécution du contrat,
• 2 000 € maximum pour la 2e année,
• 1 200 € maximum pour la 3e année et également pour la 4e.

L’aide est versée mensuellement. Attention, elle n’est pas due durant les mois sur lesquels le contrat de travail pourrait être suspendu.

Pour pouvoir en bénéficier, l’employeur doit adresser le contrat d’apprentissage à son Opco. Les démarches sont à accomplir avant le début de l’exécution du contrat d’apprentissage ou, au plus tard, dans les cinq jours ouvrables qui suivent.

Les autres coups de pouce à l’apprentissage

Sachez qu’un apprenti supplémentaire ne vous coûtera que très peu de cotisations sociales. En effet, vous bénéficiez de la réduction générale de cotisations. Les charges patronales ne représentent alors que quelques pourcents de la rémunération brute versée à votre apprenti.

Ensuite, les petites entreprises embauchant des apprentis supplémentaires peuvent, sous conditions, être exonérées de la taxe d’apprentissage.

Les avantages de l’apprentissage sont nombreux !

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L'aide exceptionnelle de l'État à l'apprentissage est-elle toujours d'actualité ?

Une aide financière à l'embauche exceptionnelle et temporaire avait été mise en place pour les contrats conclus jusqu’au 30.6.2022. Elle concernait la préparation de diplômes équivalents au plus à un master. Bonne nouvelle ! Ces aides sont prolongées jusqu'au 31 décembre 2022.

Le contrat doit donc être signé avant le 31/12/22, pour un diplôme ne devant pas être supérieur à un niveau Bac +5.

Et à compter de 2023, que se passe-t-il ?

Une aide à l'apprentissage est accordée par l'État aux entreprises qui recrutent des apprentis préparant un diplôme ou un titre à finalité professionnelle de niveau inférieur ou égal au bac. Les avantages sont ceux de l’aide à l'embauche unique existant précédemment.

L’aide ne concerne que les entreprises ayant un effectif de moins de 250 salariés, concluant un contrat à compter du 01/01/2023.  

Son montant s’élève à : 

• Un maximum de 4 125 € sur la première année d'exécution du contrat,
• Un maximum de 2 000 € sur la seconde année ,
• Un maximum de 1 200 € sur la troisième année (même chose sur la 4ème année).

La demande doit être présentée par l’employeur à son OPCO.

Contrat d'apprentissage : comment comptabiliser les aides à l'apprentissage

Comment comptabiliser des aides à l'embauche d'un jeune apprenti comme subventions d’exploitation ? Comment utiliser le compte 791 ?

Il n’est pas rare de rencontrer les deux traitements dans la comptabilisation des aides à l'apprentissage : subvention d’exploitation ou transfert de charges.

En général, ces aides venant couvrir des charges de personnel, n’ont pas le caractère de subventions. 

Elles conduisent au versement / remboursement forfaitaire de certaines sommes et s’imputent plutôt dans des comptes de “transfert de charges “d’exploitation”.

Lors du versement, le schéma d’écriture serait :

• Crédit du compte 740 “subvention” ou 791 “transfert de charges” 
• Débit du compte 512 “banque” .

La comptabilisation des réductions de charges patronales

Dans le cas, il n’y a en général pas d’enregistrement spécifique à réaliser pour la comptabilisation des aides à l'apprentissage. La réduction conduit simplement à une diminution  des cotisations sociales à verser aux organismes. Le montant dû est donc normalement enregistré dans les comptes de charges sociales :

• Compte 43 “Sécurité sociale et autres organismes sociaux”
• En contrepartie du compte 645 “charges de sécurité sociale et de prévoyance”.

Des aides sont régulièrement proposées aux employeurs d’apprentis. Elles permettent aux petites entreprises de réduire nettement les coûts salariaux engendrés par ces embauches. Et quoi de mieux que de former directement un futur salarié aux métiers dont votre entreprise à besoin ? Ainsi, dès la fin de sa formation, il sera immédiatement opérationnel pour contribuer au bon fonctionnement de votre affaire.