Facture impayée de professionnel : l'éviter ou la surmonter

Facture impayée de professionnel : de quoi parle-t-on exactement ?

Tant que le client ne vous règle pas la facture émise, elle n’est pas payée. Pour autant, ce n’est pas encore une facture impayée. La nuance est subtile, mais importante.

Quelles sont les conséquences des impayés sur la trésorerie ?

Les retards de paiement des clients correspondent à de l’argent que vous n’avez pas sur votre compte en banque. Quand vous émettez une facture, elle comporte une date d’échéance. Ce délai de paiement fixe le moment maximum auquel vous devez encaisser le règlement de votre créance. Au-delà, la facture n’est pas réglée, elle est donc impayée.

Chaque jour de retard vous handicape dans la gestion de votre entreprise. Vous devez parfois décaler des achats ou des règlements de vos propres fournisseurs. La trésorerie reste le point de douleur maximal d’un entrepreneur. Sans elle, vos projets sont parfois compromis. C’est donc essentiel de se préoccuper des impayés, et aussi de les éviter autant que possible.

Quel est le délai de prescription pour une facture impayée entre professionnels ?

Les délais de prescription diffèrent en fonction de la qualité du débiteur. Si le débiteur est un consommateur, le créancier dispose d'un délai de 2 ans pour intenter une action en justice en vue du recouvrement de la facture.

En revanche, si le débiteur est un professionnel, une société commerciale ou un commerçant, le délai de prescription s'étend à 5 ans. C’est donc une période bien plus longue pour engager des poursuites en justice en cas de facture impayée.

Quelles sont les pénalités pour non-paiement d'une facture ?

Pour comprendre les pénalités, vous devez d’abord connaître les règles sur les délais de paiement.

Les délais de paiement et le droit

Pour des professionnels, les échéances des factures se négocient entre le client et son fournisseur, dans la limite de ce que la loi autorise. Le délai figure obligatoirement sur les conditions générales de vente (CGV) ainsi que sur chaque facture. Voici ce que vous devez savoir :

• Si aucun délai n’a été convenu (négocié) entre les deux entreprises, par défaut, la date d’échéance est fixée à 30 jours.
• Au pire, le délai négocié est de 60 jours après la date d’émission de la facture, la livraison du bien, ou la réalisation de la prestation de services.
• Les professionnels peuvent déroger à ce délai maximal de 60 jours et choisir un délai de 45 jours fin de mois.
• Certaines activités présentent des délais spéciaux prévus par la loi (par exemple, les produits alimentaires périssables se règlent avant 30 jours après la fin de la décade de la livraison).

Les pénalités pour paiement tardif

Plusieurs types de pénalités financières sanctionnent les retards de paiement. Certaines sont légales, d’autres fixées par chaque entreprise, dans la limite de ce qu’autorise la loi.

Pour résumer, voici ce que risque un professionnel qui ne respecte pas ses échéances :

• indemnité forfaitaire de 40 euros par facture pour frais de recouvrement ;
• pénalités de retard, selon le taux et les conditions de calcul mentionnés dans vos CGV, sachant que le minimum légal est de 11, 13 % pour 2025 ;
• amende administrative fixée par le Code de commerce ;

publication dans la presse des sanctions, en plus de celle effectuée par la DGCCRF (name and shame).

Comment éviter au maximum les factures impayées par des professionnels ?

Évidemment, mieux vaut prévenir que guérir. Vous avez donc intérêt à réduire le risque d’impayé au maximum, en amont de la facturation, voire de la vente et du bon de commande.

S’assurer de la solvabilité du client avant la prise de commande

Plusieurs moyens sont à votre disposition pour vous assurer de la capacité des prospects ou clients à payer vos services ou marchandises. Cela nécessite tout d’abord un travail régulier de recherche. En effet, les clients exposent seulement ce qu’ils désirent sur leur entreprise. Pour rester confiant par rapport à leur situation financière, notamment en cas de doutes, consultez les bilans ou comptes de résultat des clients.

Renseignez-vous ainsi via certains sites dédiés aux entreprises, tels que Infogreffe.com ou Société.com. Ce n'est qu'un premier indice pour vous. Vous savez ainsi si la société connaît des difficultés récurrentes, si elle est placée en redressement, etc. Mais ce n'est malheureusement pas une information à l'instant T. En effet, la publication des comptes s’effectue seulement une fois par an. Un résultat positif ou une trésorerie excédentaire au 31 décembre ne vous garantit pas que tout se passe pour le mieux au mois de juillet.

Aménager des conditions de règlement convenables et cohérentes pour votre entreprise

Même si vous avez peur de frustrer votre client en abordant le sujet, prévoyez sur la facture des conditions de règlement qui vous conviennent ! Ainsi, vous pouvez aborder avec votre client les éventuelles pénalités auxquelles il s’expose en cas de retard de paiement. En plus d’assurer vos arrières et de prévenir les retardataires, vous montrez ainsi votre sérieux sur le plan professionnel, notamment en matière de modalités de paiement.

Assurez-vous que les délais négociés sont conformes à ce que pratique la concurrence dans votre secteur d’activité. Faites clairement figurer ces conditions de règlement et les sanctions éventuelles dans vos conditions générales de vente et sur vos factures.

Émettre des factures de vente correctes et sans retard pour accélérer le paiement client

Vous attendez de votre client qu’il vous paye dans les temps ? Montrez-vous rigoureux dans la date d’envoi de vos factures ! Dans une entreprise, les factures non parvenues des fournisseurs en fin de mois doivent se limiter au minimum. Dans le cas contraire, vous donnez un mauvais signe à vos clients sur le plan de votre professionnalisme.

Vous venez d’organiser la livraison de votre produit chez le client ? Faites suivre la facture sans attendre. C’est le meilleur moyen de se faire payer à temps. Ainsi, vous rappelez à votre client les conditions de paiement qu’il a acceptées à la commande. Vous le poussez à traiter la facture, ce qui augmente vos chances d’être réglé sans délai.

Demander des acomptes à la commande pour un client professionnel pour éviter l’impayé

Votre entreprise est sur le point de contracter avec un prospect ? Vous avez déjà connu des difficultés de paiement, voire du retard, avec un client régulier ? Dans les deux cas, pour éviter les factures impayées, prenez l’habitude de demander un acompte, tant pour la vente de biens que de services. Ce paiement partiel réalisé avant l'exécution du contrat sécurise la transaction commerciale et financière. Avec un acompte, le montant du solde à payer diminue. Cela réduit d’autant le risque d’impayé.

Lorsque vous exigez un acompte de la part d'un client, vous avez l’obligation d'émettre une facture d'acompte, conformément à l'article 289 du Code général des impôts. Cette facture d'acompte constitue un engagement ferme, tant pour vous que pour votre client, d'aller jusqu'au terme de la transaction. En conséquence, votre client n'a plus la possibilité d'annuler la vente. Il est désormais tenu de régler l'acompte ainsi que le montant total de la facture.

Pour les marchandises, l’acompte se verse avant la livraison. Pour les prestations, l’acompte est perçu avant le début du chantier. Ainsi, il bloque la date de la prestation. Il évite de se retrouver avec des annulations de commandes qui désorganisent les agendas. Vous pouvez ensuite facturer les travaux selon l’avancement des travaux.

Prévenir les impayés par des relances clients régulières, voire des pré-relances

Un autre moyen pratique de réduire le risque de facture impayée chez un professionnel, c’est de mettre en place un système de pré-relance. Vous envoyez systématiquement un rappel de l’échéance à venir à vos clients, de façon bienveillante. Ainsi, vous réduisez les cas de facture perdue ou vous identifiez plus aisément les litiges.

Notez qu’avec l’arrivée de la facture électronique en France, les processus de suivi des factures entre les clients et les fournisseurs aideront à connaître la situation de chaque facture (notion de statut des factures). Ce système devrait aussi conduire à réduire les retards.

Comment récupérer le paiement d’une facture impayée auprès d’une entreprise ?

Globalement, la procédure de recouvrement des factures clients comporte deux axes principaux : la démarche amiable, entre vous et chaque débiteur, ainsi que les actions en justice. Cette seconde voie s'utilise quand vous avez épuisé les pistes en mode amiable.

Procédure de relance amiable ou judiciaire : les étapes classiques à connaître pour vos créances

Toute entreprise commence par essayer de se faire payer par ses propres moyens. Ce sont les actions amiables. Par exemple, vous faites intervenir le service comptabilité ainsi que le commercial qui a conclu la vente.

Lorsque la facture impayée est confirmée et que vos relances restent vaines, vous pouvez entamer une démarche judiciaire. Des professionnels du recouvrement prennent le relais pour vous aider à récupérer vos créances sans délai.

Comment relancer à l’amiable une facture impayée par une entreprise ?

Voici les étapes d’une procédure de relance pour des factures impayées.

Demande de paiement à votre client par mail ou téléphone

Avant d'en arriver à la lettre de relance, la première étape consiste à contacter votre client par email ou téléphone. Demandez-lui de réaliser le paiement de votre facture, il peut s'agir d'un simple oubli de sa part. Dans ce cas, cela ne nécessite pas de rentrer dans une longue procédure de relance. Mieux vaut y aller petit à petit pour garder de bonnes relations commerciales.

Établissement de lettres de relance écrites

Vos tentatives orales ou par mail s'avèrent infructueuses ? Vous entrez alors dans une procédure de relance, avec l’envoi potentiellement de plusieurs lettres de rappel, tant que le retard persiste.

Veillez tout de même à ne pas faire subir de pression à votre client avec des appels incessants en dehors des horaires de travail ou à proférer des menaces. C'est totalement interdit et cela peut aller jusqu'au pénal. La bienveillance reste de mise, afin de préserver les relations commerciales.

Contacter votre client pour lui demander le paiement des factures échues et impayées n'a pas suffi ? Il vous reste à envoyer des lettres de relance. Chaque courrier de ce type doit contenir précisément les mentions obligatoires suivantes :

• la date d'échéance de paiement ;
• le montant de la facture, y compris les pénalités de retard ;
• les produits ou services auxquels se rapporte la facture ;
• l'objet de la lettre, qui doit clairement exprimer la demande de paiement immédiat ;
• le numéro et la date de la facture (attention au délai de prescription des factures).

Vous pouvez aussi annexer une copie des factures à votre lettre de relance et mentionner leurs références (numéros) dans le contenu du courrier. L'objectif de cette première relance consiste à obtenir le règlement des factures impayées, mais aussi à conserver de bonnes relations commerciales avec votre client. Par conséquent, lors de votre demande de paiement, veillez à adopter un ton modéré.

Combien de lettres de rappel de paiement devez-vous envoyer ?

Si votre première relance auprès du client ne produit pas les résultats escomptés, envoyez une deuxième, voire une troisième lettre de relance pour réclamer le paiement de votre créance. Ces courriers servent d'avertissement, car ils mentionnent clairement la possibilité d'entamer une procédure en justice. Ces relances successives constituent des justificatifs des démarches réalisées, en cas de poursuites judiciaires.

Vous pouvez aussi vous limiter à deux lettres de relance, selon la nature de votre relation client. Ces trois étapes de recouvrement à l'amiable visent à préserver une relation commerciale continue ou à ménager un client fidèle.

La loi n'impose pas de délai spécifique entre l'envoi de deux lettres de rappel pour une facture impayée. Cette décision relève de votre gestion interne. Bien entendu, il est également possible d'envoyer directement une mise en demeure si vous estimez que cela est approprié.

En résumé, chaque lettre de relance porte son propre objectif :

1. La première lettre a pour but de rappeler au client que sa dette est à présent échue. Elle doit être accompagnée de la facture en pièce jointe.
2. La deuxième lettre de rappel sert à demander une réponse, suite à l’envoi de la première lettre. Ajoutez en pièces jointes la première relance ainsi que la facture en retard de paiement.

La troisième lettre de relance pour facture impayée correspond à un rappel plus impérieux. Adoptez une tonalité plus sévère en raison de l'absence de paiement, malgré les deux premières relances. Ce courrier informe le client qu'en cas de non-paiement, votre entreprise enclenchera une procédure judiciaire. Cette relance s'accompagne des deux premières lettres de rappel, ainsi que de la facture impayée.

Échec du recouvrement amiable d’une facture impayée : la procédure judiciaire

Votre procédure de relance amiable n’a pas abouti ? Il vous reste plusieurs moyens pour vous faire payer. Vous devez alors confier votre recouvrement de factures à un commissaire de justice (anciennement appelé huissier) ou intenter une action auprès du tribunal. Plusieurs procédures existent. Nous vous en présentons deux, sachant que vous pouvez aussi recourir à une procédure simplifiée de recouvrement pour un chèque impayé ou une petite créance de moins de 5 000 euros.

La mise en demeure  par un commissaire de justice

Votre client ne se manifeste pas, ne répond à aucune relance et refuse de payer ses dettes ? Dans ce cas, il vous reste toujours la solution d'envoyer un courrier de mise en demeure afin d'entamer une procédure de recouvrement. Vous pouvez ainsi faire appel à des agents de recouvrement si aucune de vos multiples lettres de relance n’a porté ses fruits.

Cependant, n’attendez pas d’être en difficulté pour réclamer le règlement de vos créances ! La prescription est de plusieurs années, mais plus vous agissez vite, plus vous avez de chance de recouvrer vos factures. En outre, des retards de paiement peuvent vite mettre votre entreprise en danger. En effet, mieux vaut se fâcher avec les clients mauvais payeurs, plutôt que de fragiliser la santé économique de votre entreprise.

Requête en injonction de payer

En tant que créancier, vous pouvez aussi lancer une procédure d’injonction de payer. Vous n'avez pas réussi à obtenir le règlement amiable d'une dette ? Qu'il s'agisse d'une facture ou d'une reconnaissance de dette, l'injonction de payer est un moyen d'obtenir ce paiement par l'intervention d'un juge. C’est une requête devant le tribunal de commerce qui s’effectue en ligne. Ce procédé s'applique aux créances qui ne font l'objet d'aucune contestation. Ce sont par exemple :

• les obligations issues de contrats de location ou de vente ;
• les obligations statutaires, comme les cotisations à la caisse de retraite ou à la Sécurité sociale.

S’assurer du paiement d’une facture non payée et de l’envoi des lettres de relance avec les documents justificatifs prend du temps. En outre, c’est parfois néfaste pour les relations clients, surtout si la procédure va jusqu'à la mise en demeure. Plus vous réduisez les risques d’impayés en amont de la date d’échéance, plus vous améliorez votre gestion administrative et financière.

Commencez déjà par émettre des factures conformes dans leur contenu et sans délai. Dougs vous recommande d’utiliser des modèles de factures fiables, mais surtout un logiciel de facturation professionnel. C’est une démarche pour automatiser, sécuriser et accélérer votre facturation, soit une première marche afin de se faire payer rapidement.