5 pistes pour mieux gérer votre emploi du temps d’avocat
Depuis que vous vous êtes installé(e) à votre compte, vous n’arrêtez pas une minute ! Entre les rendez-vous, les mails, le téléphone qui n’arrête pas de sonner, votre emploi du temps rempli … Vos rédactions prennent du retard et à la fin de la journée vous avez l’impression de ne pas avoir avancé. Et si vous preniez le temps de respirer ? Dougs vous propose aujourd’hui quelques bonnes pratiques simples pour optimiser la gestion de votre temps de travail.
Première piste : établir une liste des tâches du jour
Commencez votre journée sur de bonnes bases : établissez une liste de toutes les tâches précises que vous devez accomplir. Complétez cette liste au fur et à mesure et cochez ce qui a déjà été fait, ainsi vous serez sûr de ne rien oublier et vous aurez la satisfaction de voir votre travail avancer. Les avocats qui gardent tout en tête sont d’autant plus susceptible d’être stressés qu’ils devront perdre du temps à réfléchir à la montagne de tâches qui les attend. Ne vous laissez plus déborder !
Deuxième piste : définir vos priorités
Votre liste des tâches ne tient pas sur une page et rien que la regarder vous donne le vertige ? Il est temps d’établir des priorités ! Quel est le dossier qui doit absolument être bouclé ce soir ? Posez-vous la question à chaque nouvelle tâche et donnez-vous des objectifs du jour. Soyez tolérant avec vous même et essayer de ne pas en définir plus de trois ou quatre. Tout ce que vous accomplirez en plus de ces impératifs sera du bonus !
Troisième piste : identifier ce que vous ne pouvez pas inclure dans votre emploi du temps
Soyons réaliste, vous n’aurez jamais le temps de faire tout ce que vous vouliez faire dans la semaine. Ce n’est pas une raison pour culpabiliser, planifier son emploi du temps passe aussi par une bonne dose de réalisme. Réfléchissez à ce que vous laissez tomber toutes les semaines et ce que vous repoussez sans cesse au lendemain. Et s’il était temps de les sortir de la liste ou de les confier à quelqu’un d’autre ? Même si vous travaillez seul, pensez aux prestataires indépendants pour les tâches accessoires à votre activité. Si vous souhaitez vraiment faire l’une de ces tâches vous-même, dans ce cas prenez le taureau par les cornes ! Bloquez une heure sur votre emploi du temps de la semaine et traitez là comme un rendez-vous important.
Quatrième piste : limiter les distractions
S’organiser ne sert à rien si vous vous laissez distraire par le téléphone ou vos mails toutes les dix minutes. Un bon moyen d’optimiser son emploi du temps est aussi de savoir limiter les distractions : mettez-vous sur répondeur pendant une heure et astreignez-vous à ne vérifier vos mails que deux ou trois fois par jour (à moins bien sûr que vous n’attendiez un contact urgent !). En contrepartie, vos messages risquent de s’accumuler un peu plus. Pas de problème ! Inscrivez aussi une heure pour répondre à tout le monde sur votre emploi du temps. Faites le calcul, vous y serez sans doute gagnant.
Cinquième piste : libérer son emploi du temps des clients encombrants
Malgré tout cela, vous traînez encore les pieds devant certains dossiers et tous les conseils d’organisation ne rendront pas ces dossiers plus agréables à traiter. Il existe pourtant une solution à ceux là aussi : dites non. Dites non à ce client pénible qui va vous appeler trois fois par jour ou à cet autre client qui vous demandera dix précisions supplémentaires en cours de route sans même vous remercier.
Savoir gérer son temps, c’est avant tout savoir planifier. Tenez votre agenda à jour de manière détaillée, définissez vos priorités clairement et vous aurez déjà accompli la moitié du chemin. Mais n’oubliez pas aussi de vous ménager ! Incluez des pauses dans votre emploi du temps et quand vous sentez que vous n’êtes pas productif, autorisez vous aussi à vous arrêter cinq minutes pour respirer.
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