Que sont les “management fees” ?

Vous êtes associé de plusieurs sociétés, en holding et filiale par exemple ? Vous avez déjà entendu parler des "management fees" ? Une expression américaine pour un procédé qui concerne toutes les entreprises en holding, de New York à Paris, de la SAS à la SARL ! En effet, les management fees, c'est tout simplement une rémunération versée par une filiale à sa société mère. Mais une rémunération dans quel cas de figure ? Comment fonctionne ces "management fees" en terme d'imposition ? Comment sont-ils calculés ? Dougs vous explique tout sur les management fees.

Que sont les management fees en holding : définition et traduction

Les managements fees, ce sont des "frais de gestion" en français, mais de quelle gestion parle-t-on ? C'est bien de la gestion d'une société filiale par une société mère. Ce sont des frais inévitables dans la vie d'une entreprise. Ce montage financier en holding a pour principe de représenter la société filiale comme cliente de la société mère. Mais que sont ces services qui demandent compensation financière alors ? Il s'agit de faire supporter par les filiales certaines charges que la société mère supporte finalement pour leur compte.

Ce cas se présente lorsque la holding réalise des prestations destinées à l'ensemble du groupe. Cela concerne essentiellement des services fonctionnels.

Par exemple : embauche d'une secrétaire par la holding pour la gestion de la facturation de l'ensemble des filiales, l'embauche d'un spécialiste de la communication qui gère le marketing de toutes les sociétés du groupe, des consultations juridiques, etc.

Mais soyez vigilant sur un point : en aucun cas, les prestations facturées ne doivent couvrir des tâches qui relèvent en principe du mandat social du dirigeant (personne physique) de la société. Dans le cas contraire, l’administration peut rejeter les déductions opérées et appliquer des pénalités.

Frais de gestion déductible : la comptabilisation

Pourquoi les "management fees" deviennent si populaires ? Parce qu'une entreprise en holding a tout à y gagner. Si vous facturez des services à une filiale, cette filiale peut comptabiliser ces facturations comme des charges externes, qu'on déduit ensuite du résultat pour faire baisser son imposition. En bonus, la holding ne sera plus considérée comme passive mais "animatrice", ce qui représente aussi un avantage fiscal, dont on parle dans ce dossier sur les holdings. 

Là encore, quelques précautions sont nécessaires. Pour éviter tout différend avec l’administration fiscale, votre montage et les refacturations qui l’accompagnent ne doivent en aucun cas avoir une motivation principalement fiscale. Faute de quoi, vous vous exposez à un rejet de votre comptabilité et à l’application de pénalités.

La convention ou contrat de management fees

Attention, vous ne pouvez pas tout simplement facturer des services à votre filiale sans officialiser cette relation ! C'est là qu'intervient la convention de management fees. Un document qui établit les règles de cet accord entre les deux entreprises, pour faciliter la facturation mais aussi la lisibilité de cette relation pour l'administration fiscale. Dans cette convention, on précise quels services sont rendus, quel est l'objectif, pour quels frais, quels sont les modes de rémunération, et en général les liens entre chaque structure.

La rédaction de ces accords n’est pas sans risque et peut s’avérer très complexe. Nous vous conseillons d’être accompagné de juristes professionnels pour sécuriser votre montage.

Qu'est ce qu'un compte de frais de gestion ?

C'est tout simplement la catégorie de compte dans laquelle votre comptable va placer les dépenses liées à la mise en place de managements fees. Ces charges externes seront soumises à TVA et classifiées dans un compte de services extérieurs. 

Comment calculer les management fees ? 

Le montant des management fees est décidé dans la convention de management fees entre la filiale et la société mère de la holding, sur une année complète. Ils peuvent être néanmoins facturés mensuellement par le holding à la filiale. Le montant des prestations de services est calculé sur la base du coût de réalisation. Attention à ne pas surévaluer vos prestations pour faire augmenter "artificiellement" les charges déductibles de la filiale : l'administration le remarquera. Il faut choisir un prix raisonnable pour les prestations, en utilisant des montants correspondant au travail fourni. 

Une règle à retenir impérativement : le prix facturé doit être cohérent eu égard au service rendu. Et surtout, vous devez être en mesure d’apporter la preuve de l’existence des prestations facturées.

Il n'y a pas de règles strictes à suivre pour facturer les frais de gestion, tant que vous restez sur des tarifs comparables à ce que les entreprises de votre secteur facturent pour ces services. 

Un conseil, évitez à tout prix les facturations floues sous forme de “forfait”. Votre facturation doit être bien lisible avec un volume horaire et un taux horaire déterminés dans la convention de management fees.

Comment comptabiliser les management fees ?

Les managements fees sont comptabilisés comme des frais de service généralement, voici dans le détail comment vous ou votre comptable allez catégoriser ces dépenses : 

• débit du compte 628 divers
• débit du compte 44566 tva sur autres biens et services
• crédit du compte 401 fournisseurs

Il se peut également que la société mère ait acquis des matériels pour l’ensemble des filles. Dans ce cas, lorsqu’elle refacture les biens, ils sont comptabilisés chez la fille selon leur nature : petit matériel, fournitures administratives, locations…

Comment justifier les management fees ?

La justification des frais de gestion doit se faire grâce à la convention des management fees. Elle va assurer à l'administration fiscale que, dans le cas de la filiale (SAS, SCI, SARL...), vous ne payez pas pour des services que vous pourriez effectuer vous-même, et que ces services correspondent à l'objet social de l'entreprise. 

Il en va de même si la société mère en holding vous facture des prestations de services ou produits qui ne sont pas nécessaires à votre bon fonctionnement ou ne remplissent pas un impératif social. Vous devrez garder toutes les pièces justificatives liées à ces échanges. 

Faites donc bien attention à respecter les règles pour profiter de ce montage financier au risque de rejet des dépenses, et des pénalités qui peuvent aller, dans les cas les plus extrêmes, jusqu'à une condamnation pour abus de biens sociaux. Pour être sûr que vous êtes dans le bon cas de figure, n'hésitez pas à faire appel à un professionnel expert-comptable. 

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Les exemples de frais de gestion

Attention, si vous voulez profiter de la déduction des charges de votre base imposable dans le cadre du montage de frais de gestion entre la holding et la filiale, il faut respecter certains critères. 

Tout d'abord, les frais doivent correspondre à des nécessités pour l'entreprise, en prestations de services à réaliser (tâches de gestion, conseils...), voici quelques exemples : 

• Service juridique
• Service marketing
• Service ressources humaines
• Service comptabilité
• Service financier

Ensuite, il ne faut pas oublier trois règles fondamentales :

• Les frais doivent impacter directement la société bénéficiaire
• Vous devez justifier de leur efficacité pour le bien de votre entreprise
• Les frais doivent être justifiés et avoir une trace (facture, documents échangés...)

Comment gérer la TVA sur facturation de management fees ? 

La mise en place de management fees, ou "frais de gestion" sont en effet sujets à la TVA. La plupart du temps, les services rendus à la filiale seront majorés du taux normal de TVA de 20%. Cette TVA doit être mentionnée sur les factures produites par la maison mère de la holding. Pour s'assurer que vous êtes dans le bon cas de figure côté TVA (régime, montant...), on conseille une nouvelle fois d'avoir un bon expert-comptable !

Envie d'en savoir plus ? N'oubliez pas de consulter notre article sur la comptabilité en holding.