Modèle facture Excel : la solution à oublier pour une entreprise

Est-ce légal de faire des factures sur Excel ?

Que dit la loi en matière de formats et de modèles de factures ainsi que d’outils de facturation ? Établir une facture est obligatoire dans de nombreuses situations de vente. Mieux vaut savoir comment se maintenir en conformité avec la réglementation.

Dans quel cas l’émission d’une facture est-elle obligatoire ?

Dès lors que vous vendez à des professionnels, la loi impose la création d’une facture pour toute livraison d’un bien ou réalisation d’une prestation de services. La facture est un document commercial et administratif qui sert de preuve et de justificatif.

C’est un document obligatoire également pour une prestation de services à un particulier dont le montant atteint ou dépasse les 25 euros TTC. En outre, si un particulier vous demande une facture, vous avez l’obligation de l’émettre.

Pas d’obligation à ce jour d’utiliser un logiciel de facturation, mais des règles à respecter pour l’entrepreneur

Aucun outil de facturation ou modèle n’est imposé par la loi. Toutefois, la facture d’un professionnel doit respecter les règles suivantes :

• mentions obligatoires prévues pour les factures ;
• émission en double exemplaire, dont un pour le client et un pour l’entreprise ;
• indication d’un numéro de facture chronologique (sans trou ni doublon dans la numérotation) ;
• calcul de la TVA avec les bons taux en fonction des produits, pour les entrepreneurs assujettis et qui ne bénéficient pas de la franchise en base de TVA.

Comment élaborer une facture sous Excel ?

Rien ne vous interdit donc à cette heure d’adopter un modèle de facture Excel pour votre entreprise. Même si ce n’est clairement pas le meilleur système de gestion de la facturation, comment s’y prendre ?

Modèle de facture vierge sur Excel ou Word

Si vous utilisez des documents vierges sur Excel ou Word, vous devez renseigner à chaque fois toutes les informations de votre entreprise ainsi que les coordonnées de vos clients. Personnaliser ces exemples de facture constitue la première étape pour gagner du temps. Puis, vous pouvez reprendre le modèle de la dernière facture émise pour faire la suivante. Mais, ce fonctionnement comporte des risques qui sont détaillés dans la suite de l’article.

Modèle de facture Excel gratuit à télécharger

Vous pouvez trouver aisément des modèles de factures en ligne, tant sur Excel que sur Word, les outils bureautiques de Microsoft. De nombreux sites web en proposent gratuitement, même si cette solution est à proscrire pour les années à venir, du fait de l‘arrivée de la facture électronique obligatoire.

Si vous persistez dans cette méthode, téléchargez des modèles de facture Excel sur des sites sérieux et spécialisés en outils de comptabilité ou de facturation. Vous limitez les risques d’informations erronées à la date du téléchargement.

En revanche, avec cette méthode, rien ne vous garantit une conformité des factures si la réglementation ou la fiscalité (TVA) évolue. C’est de votre responsabilité d’actualiser votre modèle de facture et de surveiller les obligations légales en matière de facturation et de TVA.

Modèles de factures sur Excel : risques et inconvénients

Vous créez vos factures à partir d’un modèle Excel ou envisagez de le faire ? Prenez connaissance des éléments suivants et redoublez de vigilance. Excel est un outil peu recommandé pour la gestion de la facturation et des paiements clients.

Risque d’erreurs dans le calcul de la facture et de la TVA

Utiliser un modèle de facture Excel peut entraîner des erreurs dans les montants facturés, et donc dans les paiements émis par le client, s’il ne se rend pas compte de l’anomalie. C’est vite venu de modifier une formule de calcul sur Excel, changer un taux ou ajouter une ligne non intégrée dans le total par exemple.

Vous devez redoubler de vigilance, vérifier et revérifier chaque document avant sa transmission au client. Dans beaucoup de cas, vous perdez du temps dans la gestion de votre facturation et de votre comptabilité. C’est aussi un risque fiscal, si vous émettez des factures erronées sur le plan de la TVA collectée.

Mentions obligatoires manquantes ou pas à jour

L’autre risque des exemples de factures sur Excel, c’est l’absence d’une mention obligatoire ou l’indication d’une mention erronée. D’une part, la loi évolue régulièrement, et repartir systématiquement d’un modèle ancien comporte des risques. D’autre part, à chaque situation correspondent des mentions spécifiques.

Par exemple, l’auto-entrepreneur en franchise de TVA doit écrire sur chaque facture : “TVA non applicable - article 293 B du CGI”. Mais, s’il franchit les seuils et passe au régime réel de TVA, ces éléments sont erronés. De la même manière, s‘il facture un client établi dans l’Union européenne, c’est une autre mention qui doit figurer ses factures.

En cas de doute, interrogez un expert-comptable en ligne comme Dougs. Il vous aide à déterminer les mentions spécifiques pour votre facturation.

Notez aussi que vous courez davantage de risques en matière de numéro de factures si vous utilisez le tableur Excel. Avec un logiciel de facturation, la numérotation s‘incrémente automatiquement de façon chronologique.

Manque de professionnalisme de la facturation vis-à-vis des clients

Enfin, l’inconvénient de ce mode de gestion des factures pour un entrepreneur, c’est le manque de sérieux vis-à-vis des clients. Une facture établie sur Excel, même éditée au format PDF, reste un document Excel. Tout comme pour l’émission de devis, facturer avec un logiciel apporte du professionnalisme à votre communication. La facture est un document commercial, indispensable pour convertir un devis en vente, puis en paiement.

Quel format pour une facture faut-il privilégier ?

Vous l’aurez compris, Dougs vous déconseille l’établissement des factures à partir de modèles Excel ou Word. Surtout que des logiciels de facturation gratuits existent, dont celui conçu justement par Dougs !

Les avantages de la dématérialisation des factures

Le fait d’adopter un outil en ligne pour générer, transmettre et archiver ses factures facilite la gestion administrative. De l’émission du devis (également en ligne), au paiement de la facture, toutes les étapes s'enchaînent grâce à des outils conçus pour gérer tout au format numérique.

Fini le fichier Excel avec l’édition des factures au format papier ou PDF ! Terminés les ressaisies en comptabilité et les contrôles manuels des paiements en banque ! La dématérialisation des factures fait gagner du temps, chez vous comme chez vos clients. Elle accélère l’émission des règlements et la sortie de la comptabilité.

Facture électronique et formats obligatoires : une arrivée imminente

En outre, tous les professionnels établis en France et assujettis à la TVA (y compris donc tous les auto-entrepreneurs) sont concernés par la réforme fiscale qui arrive en 2026-2027. Les factures de vente à des entreprises également situées en France et assujetties à la TVA devront s’émettre, s’envoyer et s’archiver au format électronique, quel que soit le montant.

Attention. Ceci n’a rien à voir avec le fait de transmettre par mail à son client une facture au format PDF (établie par exemple sur Excel) ! La réforme fiscale française de la facturation électronique obligatoire impose en effet :

• des formats spécifiques (UBL, CII ou Factur-X) avec des mentions légales ;
• un passage systématique par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) immatriculée par l'administration fiscale, et chargée de la circulation des factures.

Notez que Dougs, à travers sa filiale API First, vous propose une solution PDP agréée et conforme pour la gestion de vos factures électroniques.

Les logiciels de facturation gratuits ou payants pour entrepreneurs

Dans cette optique de facturation électronique, tout entrepreneur et micro-entrepreneur doit se préoccuper de migrer d’Excel vers un logiciel de facturation, gratuit ou payant. Aussi, si vous envisagez d’établir vos factures sur Excel, mieux vaut tout de suite commencer par un tel outil conforme pour 2026-2027.

Que vous recherchiez un logiciel de facturation pour auto-entrepreneur ou un logiciel mixte pour la facturation et la comptabilité, Dougs vous propose ses services pour personnaliser vos factures. En plus, sa solution de facturation est gratuite pour tous les clients !

Avec l’outil de facturation Dougs, oubliez le modèle de facture sur Excel ou sur Word à télécharger gratuitement. Mettez-vous en conformité pour les années à venir et rendez vos documents plus professionnels. Vous gagnez du temps, limitez les risques et améliorez la relation commerciale, ce qui n’a pas de prix. Pour vous faire votre propre opinion, lancez-vous et créez ici votre première facture en ligne et gratuite.