Gestion de la taxe d'apprentissage pour les entreprises : guide pratique

La taxe d'apprentissage, instituée en 1925, est un impôt que la plupart des entreprises françaises doivent acquitter. Elle vise à soutenir l'apprentissage et le développement des formations professionnelles et technologiques. Elle se déclare annuellement, généralement en mai et son calcul repose sur la masse salariale. On vous explique en détail comment ça marche, comment la calculer et la verser.

Comment fonctionne la taxe d'apprentissage ?

La taxe d'apprentissage est composée de deux parts : une part principale, dont le taux est de 0,59%, destinée au financement de l'apprentissage et un solde qui finance le développement des formations initiales technologiques et professionnelles. Cet impôt est dû par toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité et structure juridique (SASU, SAS, EURL, SARL, etc.). Les rémunérations versées aux apprentis par les employeurs de moins de 11 salariés sont exonérées de la taxe d'apprentissage. Le prélèvement de la part principale de cette taxe est effectué mensuellement via la DSN et le solde est à déclarer sur la DSN du mois d’avril.

Le principal objectif de la taxe d'apprentissage est de garantir un accès équitable à l'enseignement professionnel pour tous. Elle aide à financer non seulement les formations en apprentissage, mais également les formations initiales technologiques et professionnelles.

De plus, cette taxe permet aux entreprises de contribuer activement à l'insertion professionnelle des jeunes. En choisissant à qui verser le solde de cette taxe, les entreprises peuvent soutenir les organismes de formation qui correspondent le mieux à leurs besoins en compétences.

En somme, la taxe d'apprentissage assure un financement stable et prévisible pour les centres de formation des apprentis (CFA) et d'autres établissements d'enseignement professionnel et technologique.

Qui est soumis à la taxe d'apprentissage ?

Les entreprises soumises à la taxe d'apprentissage

Toutes les entreprises françaises exerçant une activité industrielle, commerciale ou artisanale et assujetties à l'impôt sur les sociétés ou à l'impôt sur le revenu sont soumises à la taxe d'apprentissage. 

À noter que les entreprises employant plus de 250 salariés et qui emploient moins de 5% d'alternants par rapport à leur effectif annuel moyen sont redevables d'une contribution supplémentaire à l'apprentissage (CSA) auprès de l'Urssaf ou de la MSA. 

Cette contribution s'ajoute à la taxe d'apprentissage. 

Quelles sont les entreprises exonérées de la taxe d'apprentissage ?

Certaines entreprises peuvent être exonérées de la taxe d'apprentissage. C'est notamment le cas des entreprises employant un ou plusieurs apprentis et dont la base d'imposition n'excède pas six fois le SMIC mensuel en vigueur. 

Les structures suivantes ne sont pas soumises à la taxe d'apprentissage :

• Association, organisme fondation, fonds de dotation, congrégation, syndicat à but non lucratif
• Groupement d'employeurs agricoles
• Société coopérative agricole et union de sociétés agricoles d'approvisionnement et d'achat
• Personne morale ayant pour objectif exclusif l'enseignement
• Certaines mutuelles et organismes mutualistes
• Coopération et union artisanale, maritime, de transport fluviale et d'entreprises de transports
• Organisme d'habitations à loyer modéré
• Société coopérative de construction
• Société et union de sociétés de production, de transformation, de conservation et de vente de produits agricoles

Chaque entreprise doit vérifier son éligibilité à ses exonérations pour optimiser sa gestion fiscale.

Exonération mensuelle des employeurs d'apprentis :

Un employeur est exonéré de taxe d'apprentissage lorsque les 2 conditions suivantes sont réunies :

• Emploi d'au moins 1 apprenti
• Masse salariale inférieure ou égale à 6 fois le Smic mensuel (soit 10 601,50 € pour la taxe due en 2024).

L'exonération est appréciée chaque mois en fonction de ces 2 critères appliqués au mois précédent.

Par exemple :

Un employeur est exonéré de Taxe d’Apprentissage  en juin si les 2 critères de l'exonération (emploi d'au moins 1 apprenti + masse salariale inférieure ou égale à 10 601,50 €) sont remplis en mai.

Dépenses déductibles de la part principale de la taxe d'apprentissage (TA)

La part principale de la taxe d'apprentissage peut être réduite grâce à la déduction des dépenses suivantes :

• Dépenses des investissements en équipements et matériels pour un centre de formation d'apprentis (CFA) dont l'entreprise dispose
• Dépenses pour des offres de formations innovantes par apprentissage. Il doit s'agir d'offres qui n'ont jamais été dispensées sur le territoire national.

Les dépenses « CFA entreprises » et « formations innovantes » pouvant être déduites de la taxe de l'année N se calculent en fonction de celles payées au cours de l'année précédant la déduction (N-1).

Les déductions ne peuvent pas dépasser 10 % de la part principale de taxe de l'année (N-1).

Dépenses déductibles pour le solde de la taxe d'apprentissage (TA)

Le solde de la TA peut être diminué du montant des subventions en nature versées aux CFA sous forme d'équipements et de matériels. L'employeur doit déduire ces subventions du solde de la taxe d'apprentissage de l'année N qui est payée en mai de l'année N+1.

La cotisation supplémentaire à l'apprentissage (CSA)

La cotisation supplémentaire à l'apprentissage (CSA) est une contribution obligatoire pour certaines entreprises. Elle concerne les sociétés comptant au minimum 250 salariés, redevables de la taxe d'apprentissage et qui emploient moins de 5% d'alternants dans leur effectif annuel moyen.

Cette contribution a pour objectif d'inciter les grandes entreprises à recruter davantage d'alternants et de favoriser l'insertion professionnelle. La CSA est un versement complémentaire à la taxe d'apprentissage et est recouvrée par l'Urssaf ou la MSA, selon le même mécanisme que la taxe d'apprentissage.

L'assiette de calcul de la CSA est identique à celle de la taxe d'apprentissage. Cependant son taux varie en fonction du pourcentage de contrats d'alternance au sein de l'entreprise.

Les entreprises qui emploient au moins 3% d'alternants dans leurs effectifs et dont le nombre de salariés en contrat d'apprentissage a augmenté de 10% par rapport à l'année précédente peuvent également être exonérées.

Calcul et base de la taxe d'apprentissage

Détermination de la base de calcul

La base de calcul de la taxe d'apprentissage est principalement déterminée par la masse salariale de l'entreprise. Cela comprend le montant total des salaires et des avantages en nature soumis aux cotisations sociales qui ont été versés par l'entreprise au cours de l'année précédente. Cette masse salariale est constituée de la somme des rémunérations brutes versées aux salariés et aux mandataires sociaux affiliés au régime de la Sécurité sociale de l'entreprise.

À noter que les rémunérations dues aux apprentis par les employeurs dont l'effectif est de moins de 11 salariés sont exonérées de la taxe d'apprentissage.

Taux applicable pour 2023 et 2024

Pour l'année 2023 et 2024, le taux applicable de la taxe d'apprentissage est de 0,68% de la masse salariale. Ce taux se décompose en deux parties :

• Une part principale de 0,59%, destinée au financement de l'apprentissage, perçue par l’Urssaf via des versements mensuels par le biais de la DSN
• Un solde de 0,09% qui s’applique à la masse salariale de l’année 2022.

Pour les entreprises situées en Alsace-Moselle, le taux est réduit à 0,44% de la masse salariale.

Exonérations possibles et cas particuliers

Il existe plusieurs situations permettant une exonération de la taxe d'apprentissage. Par exemple, les entreprises employant un ou plusieurs apprentis et dont l'assiette de la taxe est inférieure ou égale à 6 fois le SMIC sont exonérées.

D'autres cas particuliers d'exonérations incluent :

• Les entreprises employant au moins un apprenti avec un contrat d'apprentissage et dont la masse salariale n'excède pas 6 fois le montant du SMIC mensuel ;
• Les entreprises exerçant une activité d’enseignement ou les professions libérales.

Ces conditions sont appréciées mensuellement. Il convient donc pour chaque entreprise de vérifier régulièrement son éligibilité à ces exonérations.

En outre, une partie du salaire versé aux apprentis peut également être exonérée.

Le versement de la taxe d'apprentissage

Comment verser sa contribution pour 2024 ?

Le solde de la taxe d'apprentissage est versé à l'Urssaf, qui le transfère ensuite à la Caisse des Dépôts et Consignations après affectation par l'entreprise. Cette affectation se fait via une plateforme numérique, appelée SOLTéA.

Pour effectuer ce versement, l'employeur doit déclarer le solde de la taxe d'apprentissage, qui représente 0,09% de la masse salariale de l'année précédente, dans la DSN du mois d'avril 2024. Cette déclaration doit être effectuée sous le code 076 "Versement libératoire de la taxe d'apprentissage". Le paiement doit ensuite être effectué soit le 5 mai pour les entreprises de plus de 50 salariés, soit le 15 mai pour celles de moins de 50 salariés.

Ensuite, entre le 25 mai et le 9 novembre 2024, l'entreprise peut affecter le solde de sa taxe d'apprentissage aux établissements de son choix, toujours via la plateforme SOLTéA.

Enfin, les versements directs à l'établissement au titre du solde de la taxe d'apprentissage ne sont plus possibles.

Le rôle de l'Urssaf dans le paiement de la taxe

L'Urssaf joue un rôle central dans le processus de versement de la taxe d'apprentissage. Depuis janvier 2022, elle a pris le relais des Opérateurs de compétences (Opco) pour la collecte de cette taxe. Cela signifie que c'est auprès de l'Urssaf que les entreprises doivent déclarer et verser leur taxe d'apprentissage. L'Urssaf accompagne les entreprises dans ce changement et assure une collecte mensuelle de la taxe. En outre, elle est également responsable du recouvrement du solde de la taxe d'apprentissage, qui est ensuite versé à la Caisse des dépôts et consignations.

Soltéa : une plateforme pour le versement du solde

Soltéa est une plateforme numérique mise à disposition des employeurs pour effectuer la répartition du solde de la taxe d'apprentissage. Elle offre une interface intuitive pour faciliter l'affectation des fonds aux établissements habilités à les recevoir, en toute transparence.

Grâce à Soltéa, les employeurs peuvent :

• Consulter le catalogue des établissements habilités ;
• Effectuer leur déclaration en ligne ;
• Obtenir de l'aide grâce à des tutoriels et des guides utilisateurs.

Soltéa garantit ainsi une gestion simplifiée et une traçabilité optimale du versement du solde de la taxe d'apprentissage.

Affectation et utilisation des fonds collectés

Qui peut percevoir la taxe d'apprentissage ?

La taxe d'apprentissage peut être perçue par divers établissements et organismes de formation habilités. Ces entités sont définies précisément par l'article L6241-5 du Code du travail, qui établit une liste annuelle de ces organismes.

Parmi ces bénéficiaires, on retrouve :

• Les Centres de Formation des Apprentis (CFA) ;
• Les Unités de Formation par Apprentissage (UFA) ;
• Les sections d'apprentissage ;
• Certaines écoles et universités.

Toutefois, les organismes de formation continus ou les organismes gérés par des sociétés commerciales à but lucratif ne peuvent pas percevoir la taxe d'apprentissage.

Enfin, l'affectation du solde de la taxe d'apprentissage est réalisée par les entreprises elles-mêmes, via la plateforme SOLTéA, aux établissements de leur choix. Les entreprises peuvent donc soutenir les formations et établissements qu'elles jugent pertinents pour leur secteur d'activité.

Comment verser sa contribution à une école ou une association ?

Pour verser votre contribution à une école ou une association, vous devez vérifier leur éligibilité à recevoir le solde de la taxe d'apprentissage. Certaines associations, comme l'ANAF, sont éligibles à percevoir 30% du solde de cette taxe. Une fois l'éligibilité confirmée, la démarche se réalise via la plateforme numérique SOLTéA, mise en place par la Caisse des Dépôts et Consignations.

• Entre le 25 mai et le 9 novembre de l'année en cours, dirigez-vous vers cette plateforme pour affecter le solde de votre taxe aux établissements de votre choix ;
• Il est possible d'affecter le solde de la taxe à plusieurs établissements ;
• Assurez-vous d'avoir toutes les informations pertinentes à portée de main, comme le nom et l'adresse de l'établissement ou de l'association, et le montant que vous souhaitez leur affecter.

Depuis 2023, les versements directs à l'établissement ne sont plus possibles, tous les versements doivent passer par l'intermédiaire de la plateforme SOLTéA, qui est accessible via votre compte Net-entreprises.

Gestion comptable de la taxe d'apprentissage

Comment comptabiliser la taxe d'apprentissage ?

Pour comptabiliser la taxe d'apprentissage, voici les étapes à suivre :

1. Débitez le compte 6312 "Taxe d'apprentissage (Administrations des impôts)" pour la totalité du montant de la taxe. Ce montant correspond à 0,68% de la masse salariale pour la majorité des entreprises, et 0,44% pour celles situées en Alsace-Moselle.
2. Créditez le compte 4486 "État - charges à payer" du même montant. Cela représente la charge à payer de la taxe d'apprentissage versée à l'État.
3. Pour les contributions de formation professionnelle et la part principale de la taxe d'apprentissage, utilisez le compte 6333 "Contribution unique des employeurs à la formation professionnelle".
4. Enfin, pour le solde de la taxe d'apprentissage, mouvementez le compte 512 "banque" lors du paiement.

Influence sur la contribution formation professionnelle

La taxe d'apprentissage et la contribution à la formation professionnelle sont deux éléments distincts mais interconnectés du financement de la formation en France. Depuis 2022, le recouvrement de la Contribution Formation Professionnelle (CFP) a été confié à l'Urssaf et la MSA, tout comme celui de la taxe d'apprentissage.

Ces deux contributions sont prélevées mensuellement par le biais de la DSN, permettant ainsi une meilleure répartition des fonds tout au long de l'année et une simplification des démarches pour les entreprises. Notons que ces contributions sont indépendantes de l'imposition de l'entreprise et ne dépendent pas du régime d'imposition ni des résultats de l'entreprise.

La CFP finance les dispositifs d'accès à la formation continue des salariés et des demandeurs d'emploi, alors que la taxe d'apprentissage est destinée à financer l'apprentissage et les formations technologiques et professionnelles initiales.

Une contribution conventionnelle supplémentaire peut être due aux OPCO dont le taux varie en fonction de la branche professionnelle.

La taxe d'apprentissage est-elle libératoire ?

La taxe d'apprentissage peut en effet être dite libératoire. Cette caractéristique réside dans la nature même de cette contribution. En effet, le solde de la taxe, à un taux de 0,09%, est dédié à des dépenses libératoires effectuées par l'employeur.

Ces dépenses libératoires sont destinées à financer des formations initiales technologiques et professionnelles. Elles donnent lieu à un versement annuel, contrairement à la part principale de la taxe qui est prélevée mensuellement.

Le solde de la taxe d'apprentissage, aussi appelé "dépenses libératoires", représente 13 % du produit total de la taxe. Il peut être utilisé par l'entreprise pour soutenir des établissements de formations éligibles de son choix.