Le guide de la facturation en e-commerce

Vous vous lancez dans l'aventure e-commerce avec votre entreprise ? Félicitations, c'est un projet ambitieux qui peut vous rapporter gros ! Mais avant de commencer à vendre vos produits vous devriez savoir comment fonctionne la facturation en e-commerce, on va se pencher dessus ensemble pour éviter les mauvaises surprises. Quelles mentions de facture sont obligatoires ? Quelles sont les conditions de vente à mentionner à vos clients ? Dougs répond à toutes vos questions sur la facturation et la comptabilité en e-commerce, c'est parti ! 

Les quelques règles de la vente sur internet

Que votre boutique s'adresse aux professionnels ou aux particuliers, en tant qu'e-commerçant, tout se passe à distance. De la vente à la facturation, vous ne serez que très rarement en contact physique avec votre client.

Pour que tout se fasse dans les règles vous avez quelques points à respecter, parmi eux on peut citer :

• Proposez plusieurs modes de paiement pour faciliter les transactions. Cela peut inclure les cartes de crédit/débit, les virements bancaires, les paiements en ligne tels que PayPal, les portefeuilles électroniques, etc.
• Fournir une facture détaillée à la suite d'un achat dans votre boutique. Celle-ci doit inclure votre nom, adresse, numéro de TVA, la date de la facture, les coordonnées du client, une description des produits ou services, les quantités, les prix unitaires, les taxes applicables, et le total à payer.
• Assurez-vous de respecter toutes les obligations légales en matière de facturation en France. Cela peut inclure l'utilisation de logiciels de facturation certifiés conformes à la législation en vigueur.
• Si vous êtes assujetti à la TVA, vous devrez collecter cette taxe auprès de vos clients et la reverser aux autorités fiscales. Il existe différents régimes de TVA en France, il est donc conseillé de consulter un expert-comptable pour déterminer celui qui convient le mieux à votre activité.
• Veillez à mettre en place un système de suivi des paiements et de relance des clients en cas de factures impayées. Cela peut inclure l'envoi de rappels de paiement ou l'utilisation de services de recouvrement de créances si nécessaire.
• Et en bonus, tenez une comptabilité précise : gardez des enregistrements précis de toutes vos transactions et assurez-vous de tenir une comptabilité conforme aux normes comptables françaises.

Quelles sont les obligations de service qui pèsent sur le vendeur d'un site e-commerce ?

Les règles de la vente en ligne ne s'arrêtent pas là. En tant que vendeur d'un site e-commerce, vous avez plusieurs obligations légales à respecter.

Ça vous permet de proposer un service aux normes et surtout de qualité à vos clients, ne voyez pas ça comme des éléments contraignants mais comme des opportunités pour fournir une prestation optimale.

Voici quelques-unes des principales obligations qui pèsent sur vous en France :

• Vous devez fournir certaines informations légales sur votre site web, telles que vos coordonnées, les conditions générales de vente, les modalités de livraison et de retour, et les éventuelles garanties offertes.
• Il faut que vous respectiez les règles relatives à la protection des données personnelles, notamment celles énoncées dans le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela implique de recueillir et de traiter les données personnelles de vos clients de manière légale et transparente, de protéger ces données et de respecter les droits des personnes concernées.
• En tant que vendeur en ligne, vous devez informer vos clients de leur droit de rétractation, qui leur permet de retourner les produits dans un délai de 14 jours à compter de la réception, sans avoir à fournir de motif. Vous devez également rembourser les clients dans les 14 jours suivant la réception du retour.
• Respectez les délais de livraison indiqués sur votre site et fournissez des informations claires sur les frais de livraison. Vous êtes responsable de la bonne livraison des produits et vous devez proposer des options de suivi des colis si possible.
• Vous êtes tenu de fournir une garantie légale de conformité pour les produits vendus sur votre site. Cette garantie vous oblige à réparer, remplacer ou rembourser un produit défectueux ou non conforme pendant une période de deux ans à compter de la livraison.
• Comme mentionné précédemment, vous devez émettre des factures conformes aux exigences légales, notamment en indiquant les informations essentielles, en collectant et en reversant la TVA si applicable.
• Enfin, vous devez mettre en place des mesures de sécurité pour lutter contre la fraude en ligne, telles que l'utilisation de protocoles de sécurité pour les transactions et la protection des données sensibles des clients.

Quelles sont les règles de facturation en e-commerce ? 

Lorsque vous rédigez une facture, ou que vous récupérez un modèle de facture, il faut vous assurer que toutes les mentions obligatoires sont présentes. Les mentions comprennent : 

• La date de la facture.
• Le numéro de la facture.
• La date de vente ou de réalisation de la prestation.
• L'identité du vendeur et du client.
• Le numéro d'identification TVA.
• Le taux de TVA applicable.
• Le numéro EORI (en cas d'import/export en dehors de l'Union Européenne).

Il faut noter qu'à partir du 1er juillet 2024 toute entreprise délivrant des factures devra le faire de manière électronique.

C'est quoi la facturation électronique ?

Selon l'article 289 bis du Code général des impôts, la facture électronique (ou e-envoicing) est une facture émise, transmise et reçue de manière dématérialisée. Elle est différente des factures "papier" ou d'un pdf ordinaire car elle contient obligatoirement un socle minimum de données structuré que ça soit sous format XML (Extensible Markup Language) ou encore UBL (Universal Business Language).

L'avenir avec Factur-X

Factur-X est un format de facture électronique franco-allemand qui deviendra obligatoire dès le 1er juillet 2024. Son utilisation est bien plus intéressante par rapport à une facture électronique conventionnelle.

En effet Factur-X se démarque par son association de deux formats de fichier en un seul. Un fichier PDF lisible par un être humain et un fichier XML structuré pour être lu par une machine. Ce format spécial rend le traitement des factures bien plus simple et permet de gagner énormément de temps.

Est-il obligatoire de fournir une facture et à partir de quel montant ?

En tant qu'e-commercant disposant d'une boutique en ligne, oui, la facture est obligatoire. Dans votre cas, que vos ventes s'effectuent avec des professionnels ou des particuliers, vous devrez générer une facture pour tout achat réalisé sur votre boutique.

Vous devez obligatoirement faire une facture à vos clients et ce quel que soit le montant de la transaction que vous avez effectué.

Si vous utilisez une plateforme partenaire pour vendre vos produits, elles disposent généralement d'une facturation automatisée, comme Amazon, la Fnac, eBay, ou encore Cdiscount.

Dans tous les cas, garder une copie de facture pour tout produit ou service vendu est indispensable pour vous assurer une bonne comptabilité d'entreprise. 

Est-ce qu'un commerce en ligne à l'obligation déclarer ses factures ?

En France, les commerces en ligne ont l'obligation de déclarer leurs factures, en particulier dans le cadre de la gestion de leur comptabilité et du respect des obligations fiscales.

En tant que commerce en ligne, vous devez émettre des factures pour vos transactions commerciales. Ces factures doivent être conformes aux règles fiscales françaises.

Vous devez tenir une comptabilité précise et conforme aux règles comptables en vigueur. Cela implique d'enregistrer correctement toutes les factures émises et reçues, ainsi que les mouvements de trésorerie liés à votre activité commerciale en ligne.

En France, vous êtes tenu de déclarer vos revenus et vos obligations fiscales régulièrement. Cela peut inclure la déclaration de la TVA, la déclaration de l'impôt sur le revenu ou de l'impôt sur les sociétés.

Attention, les commerces en ligne peuvent, eux aussi, être soumis à des contrôles fiscaux pour vérifier la conformité de leurs déclarations et de leur comptabilité. Il est donc essentiel de conserver toutes les factures et les documents comptables pendant une période spécifique (généralement 10 ans) afin de pouvoir les présenter en cas de demande.

Quelle pénalité pour une facture non-conforme ? 

Si une ou plusieurs de vos factures ne comportent pas les mentions obligatoires, il existe des pénalités appliquées par l'administration fiscale. La pénalité commence à 15€ par mention manquante ou erronée sur chaque facture, ceci étant plafonné à 1/4 du montant. Attention, les fausses factures et défauts de facturation sont des fautes différentes d'une facture non-conforme, et font office d'une pénalité bien plus lourde, qui peut atteindre 50% des sommes concernées. 

L'importance d'une bonne gestion de la comptabilité

Une bonne gestion de la comptabilité est essentielle pour la réussite et la pérennité d'une entreprise e-commerce.

La comptabilité vous permet de suivre avec précision les flux de trésorerie de votre entreprise e-commerce. Vous pouvez enregistrer les revenus générés par les ventes, suivre les dépenses liées aux achats de produits, à la publicité, à l'expédition, etc.

Cela vous permet d'avoir une vision claire de la santé financière de votre entreprise et de prendre des décisions éclairées.

Une gestion comptable rigoureuse vous aide à respecter vos obligations légales en matière de comptabilité et de fiscalité. Cela inclut l'émission de factures conformes ou encore le respect des délais de paiement. 

En respectant ces exigences, vous évitez les pénalités et les problèmes juridiques.

En disposant d'informations financières précises grâce à une comptabilité bien tenue, vous pouvez prendre des décisions stratégiques éclairées pour votre entreprise. Vous pouvez identifier les produits les plus rentables, évaluer les coûts de marketing, établir des prévisions financières et identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées.

En résumé, une bonne gestion de la comptabilité en e-commerce vous aide à comprendre et à contrôler vos finances.

Quel logiciel de facturation pour éviter l'erreur comptable ?

Quelle que soit votre activité professionnelle, pour réaliser vos factures dans les règles et les comptabiliser, il faut bien choisir votre solution logiciel pour la facturation en ligne. Avec le cabinet d'expert comptable à distance Dougs, vous bénéficiez d'un outil de facturation, la classification automatique de vos entrées et sorties d'argent, un tableau de bord pour suivre la performance de votre entreprise, et la simplification de vos déclarations de TVA et revenus sur une même interface... 

Envie d'en savoir plus ? Consultez notre dossier sur la comptabilité en ecommerce ou contactez les équipes de Dougs pour savoir comment optimiser vos revenus en e-commerce !