Comment faire une facture sans se tromper ? La FAQ

Préparez-vous dès maintenant pour faire des factures électroniques ✨

Dougs se positionne en tant que PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) pour vous permettre d’émettre et de recevoir vos factures dans un format conforme. 🎉

Avant de rédiger une facture, quelques rappels sur ce document commercial et administratif

Facturer des prestations de services comme des livraisons de biens, voilà un acte incontournable pour tout entrepreneur qui veut encaisser le produit de son travail. La facture constitue un document à usage multiple, tant chez le fournisseur que chez son client.

Qu’est-ce qu’une facture ?

La facture, un document systématiquement écrit, sert de preuve dans les relations entre les fournisseurs et leurs clients. C’est donc un élément juridique, mais aussi un support de la relation commerciale. Il suit des règles précises édictées dans chaque pays, notamment au regard de la TVA.

C’est le fournisseur qui émet ce document et l’adresse à son client. La facture donne le détail des prestations et/ou marchandises vendues. Néanmoins, plusieurs types de factures coexistent.

Quels sont les formats de factures envisageables pour une entreprise ?

C'est au fournisseur de choisir le format ou modèle qu'il préfère.

La facturation au format papier

Elle s’édite généralement en double exemplaire. L’émetteur conserve le premier et il envoie le second à l'acheteur du produit ou de la prestation. Habituellement, c’est le vendeur qui émet la facture. Mais, parfois, cette opération est confiée à un mandataire qui agit pour le compte du vendeur. En cas d’auto-facturation, c’est le client qui émet la facture pour le compte de son fournisseur.

La facturation électronique ou dématérialisée facultative

C'est avant tout un moyen de transmission très efficace. La facture est réalisée et envoyée dans un format électronique. Ce type d’émission garantit l’intégrité et la pérennité du contenu de la facture. Cette forme est néanmoins réservée à des sociétés plus aguerries, car cela nécessite certaines formalités.

Voici les conditions à respecter actuellement :

• Le destinataire doit accepter ce moyen de transmission électronique.
• Le fournisseur dispose d’un certificat électronique, attribué par un prestataire de services de certification. Il s’agit la plupart du temps d’un petit programme informatique et qui doit être communiqué aux destinataires des factures.
• L’émetteur de la facture doit posséder une signature électronique, afin de garantir l’authenticité de l’origine de la facture ainsi que l’intégrité de son contenu.

La facture électronique obligatoire en 2026 ou 2027

À compter du 1er septembre 2026, la Factur-X (ou une facture CII ou UBL) deviendra obligatoire en émission pour les grandes entreprises et celles de taille intermédiaire. Ainsi, les sociétés comme EDF ou Orange enverront leurs factures aux professionnels en utilisant cette nouvelle norme.

Chaque entreprise assujettie à la TVA, quelle que soit sa taille, devra, à partir de cette date, choisir une PDP, soit une plateforme de dématérialisation partenaire. En effet, seules ces plateformes immatriculées par l’administration fiscale seront autorisées à transmettre les factures aux clients. Elles seront aussi chargées de les vérifier et de les stocker.

Il s'agit d'une révolution dans le monde de la facturation. L'État va récupérer toutes les factures françaises émises à des assujettis français à la TVA. Ainsi l'administration fiscale pourra émettre des déclarations de TVA pré-remplies.

Attention donc : le portail public de facturation (PPF) ne stocke pas ces factures. Aucune entreprise ne peut les consulter sur le site du PPF. Ce portail s’occupe uniquement du transit et de la transmission des informations à destination des impôts.

Retenez que toutes les grandes entreprises et ETI doivent être en mesure d’émettre les factures électroniques systématiquement à partir du 1er septembre 2026. Par voie de conséquence, tous les professionnels français doivent pouvoir les recevoir et les traiter dans ce format dématérialisé.

Quant aux autres structures, les PME et micro-entreprises, la dématérialisation des factures obligatoire en émission s’imposera à elles au plus tard le 1er septembre 2027. Ceci concerne aussi les auto-entrepreneurs, même ceux soumis à la franchise en base sur le plan de la TVA.

À quoi sert une facture dans une entreprise ?

Du côté du fournisseur, la facture présente plusieurs utilités.

La facture, l’outil incontournable pour se faire payer de ses clients

Ce document permet d’exiger le paiement d’un client. Ensuite, comptablement, la facture émise s’enregistre pour son montant hors taxes dans le chiffre d'affaires de l'entreprise, à sa date d’émission. Le montant TTC figure dans le compte client. Lors de la comptabilisation de l’encaissement, il est soldé. La TVA de la facture s’impute en TVA collectée et l’entreprise la reverse ensuite à l’État sur la déclaration de TVA.

La facture, le document pour justifier d’un achat fournisseur sur le plan comptable

Côté client, l'acheteur a besoin de factures pour sa comptabilité. Elles représentent des pièces justificatives pour tous ses achats. Ce document obligatoire lui permet de savoir quel montant payer, à quelle date et à quel fournisseur ou prestataire de services. C'est également la facture qui l’autorise à récupérer la TVA déductible qu'il a avancée.

À ce titre, les règles fiscales sont très explicites sur le formalisme de la facture. N'oubliez pas qu'une facture d'achat doit indiquer notamment le nom de votre société en tant que client et non pas uniquement votre nom personnel. À défaut, la facture émise par le fournisseur de marchandises ou le prestataire de services n'est pas déductible du résultat comptable du client. Et aucune loi de finances ne peut changer cela.

La facture, un outil juridique pour les relations commerciales

Enfin, la facture émise dispose également d'une valeur juridique en cas de litige entre les deux parties. C’est en quelque sorte un contrat. Elle complète l'éventuel document commercial remis le jour de la livraison par le vendeur à son client. Comme nous l’avons expliqué dans un autre article, elle sert aussi de reconnaissance de dette entre deux entreprises.

Quand un entrepreneur doit-il émettre une facture à ses clients et pour quelles ventes ou prestations ?

La facture est émise dès la livraison des marchandises vendues ou dès la réalisation d’une prestation de services. Elle comporte la date du jour de son émission. Elle est obligatoire pour toutes les transactions commerciales entre professionnels (B2B) ainsi qu’en cas de demande express d’un client particulier (B2C).

En outre, le terme facture recouvre de nombreux types de documents différents. : facture d’acompte, facture d’avoir, facture pro forma, facture acquittée, etc.

La facture d’acompte

Le fournisseur peut exiger de facturer un montant partiel de la commande, sans attendre la réalisation de la prestation de services ou la livraison des biens ou produits. Il délivre alors une facture d’acompte pour obtenir le versement par avance de la part de son client. Cela peut prendre aussi la forme de facture d'avancement, de facture intermédiaire ou facture de situation, un système très utilisé dans le monde du bâtiment.

La facture d’avoir pour modifier la facture initiale

Le fournisseur peut se tromper dans la préparation de la facture émise. Dans ce cas, il ne peut pas annuler le document purement et simplement. Il a l’obligation de créer et envoyer une facture d’avoir, afin de corriger la pièce déjà remise au client.

 Pour en savoir plus sur d’autres types de factures, n'hésitez pas à lire notre guide sur la facture acquittée, la facture avec ou sans TVA ou la note de débours.

Quel professionnel doit rédiger une facture et pour quelles ventes et quels clients ?

Toutes les entreprises, quel que soit leur statut juridique, doivent émettre des factures : SAS, SASU, SARL, EURL, micro-entreprise, etc.

Seules les mentions obligatoires peuvent varier en fonction du statut juridique et fiscal. Ainsi, un auto-entrepreneur non redevable de la TVA (franchise en base) doit ajouter une mention spécifique sur chaque facture émise.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture et quelles sanctions risquez-vous ?

Les règles de facturation concernent essentiellement le contenu de la facture. En cas de non-respect, des pénalités s’appliquent, notamment lors d’un contrôle fiscal.

Les mentions obligatoires à connaître pour votre facturation

Quelles mentions obligatoires devez-vous absolument faire apparaître sur votre facture pour qu'elle soit en règle ? Voici les éléments essentiels pour une facture à destination d’un client professionnel :

• L'identité du vendeur (dénomination sociale, forme juridique, montant du capital social, adresse du siège social, numéro RCS et numéro SIREN).
• Le numéro SIREN et la structure juridique de votre entreprise, accompagnés de la mention "immatriculée au RCS (Registre du commerce et des sociétés)/RM (Répertoire des métiers)”, plus la ville ou le département d'immatriculation au greffe.
• L’identité de votre client (nom, adresse du siège social et adresse de facturation, ainsi que le numéro de SIREN du client et enfin l’adresse de livraison lorsqu’elle diffère de celle de la facturation).
• La date et le numéro de facture (attention aux règles à respecter, car le numéro unique doit suivre une séquence chronologique continue).
• La date de la vente ou de la prestation réalisée.
• Le numéro du bon de commande.
• Votre numéro de TVA intracommunautaire et celui de votre client.
• La désignation, la quantité et le prix à l’unité des biens ou prestations vendus.
• Le montant total à payer en hors taxes (HT).
• En cas de TVA due, indication de son montant, du taux et du prix toutes taxes comprises (TTC).
• Les éventuelles majorations et réductions de prix, par exemple en cas de paiement anticipé (escompte).
• Les modalités de paiement (mode de règlement, montant de l’acompte).
• Délai de règlement autorisé (date d’échéance) et pénalités de retard en cas de paiement tardif (taux d’intérêt et indemnité forfaitaire de 40 euros).

Comment fonctionne la numérotation des factures ?

C’est formellement interdit d’utiliser 2 fois le même numéro ou de présenter une rupture dans la suite des numéros de factures. En effet, vous pouvez adopter différentes numérotations, mais le blanc ou numéro manquant dans la chronologie est interdit.

Quelles sanctions risque un entrepreneur en cas de non-respect des règles de facturation ?

Plusieurs raisons peuvent expliquer des factures clients non conformes :

• oubli du nom du client ;
• absence de mention de l'indemnité forfaitaire (type de pénalités applicables en cas de non-paiement) ;
• pas de mention du taux de TVA et du total de TVA, etc.

Dans de telles situations, vous vous exposez à des pénalités qui vont de 15 euros par facture (plafonnée à ¼ du montant de la pièce) à plusieurs dizaines de milliers d’euros. Pour accentuer cette section, les amendes ne sont pas déductibles du résultat fiscal de votre entreprise.

Dois-je rédiger chaque facture sur ordinateur à tout prix ?

Vous aimeriez faire vos factures à la main ? En 2025, c’est clairement une perte de temps. Mais, avez-vous l’obligation pour autant d’adopter un logiciel de facturation et de comptabilité ? Dougs vous explique !

Est-ce obligatoire d’utiliser un logiciel de facturation, quel que soit le montant de la vente ?

Pour le moment, aucune obligation ne peut vous contraindre à faire les factures sur ordinateur avec un logiciel spécial facturation. Toutefois, les nombreux avantages incitent à utiliser une application dédiée. Avec un outil de facturation, vous restez en conformité avec les textes. En outre, le déploiement progressif de la facture électronique en France vous y conduit inévitablement.

La facture électronique obligatoire pour le secteur public et bientôt aussi le secteur privé

Ainsi, depuis 2020, la facture électronique est déjà obligatoire pour les entreprises qui répondent aux marchés publics. Dans un futur proche, les entreprises assujetties à la TVA et basées en France devront aussi émettre leurs factures au format électronique, pour tous les clients eux-mêmes assujettis à la TVA et situés sur le territoire.

Comment établir une facture sur Excel ou Word… ou pas ?

Beaucoup de très petites entreprises, notamment les auto-entrepreneurs, créent encore leurs factures sur tableur ou sur traitement de texte. Pourtant, mieux vaut arrêter d'utiliser Excel ou Word pour réaliser ses factures dématérialisées, puis électroniques demain. Cela devient dangereux en cas de contrôle fiscal. Vous pouvez éventuellement vous limiter à la création de devis sous ce format.

Consultez l’article qui expose les inconvénients d’un modèle de facture Excel pour la gestion de votre facturation. Par exemple, envoyer une première facture à votre client et la refaire sans changer le numéro revient à faire une fausse facture.

Où trouver un modèle ou exemple de facture pour son entreprise ?

De nombreux sites web proposent de télécharger des modèles de factures gratuits, sur Excel, Google Sheets, Word ou au format PDF. Pourtant, c’est rarement la meilleure solution pour un entrepreneur.

Les limites des modèles de factures à télécharger gratuitement

Qui vous garantit que le modèle de facture trouvé sur le Web est conforme à la réglementation, surtout s’il ne provient pas d’un professionnel de la fiscalité et de la comptabilité ?

Même si la présentation d’une facture sur Excel ou Word vous semble souple, elle est tout sauf professionnelle. En outre, ce procédé comporte des risques d’erreurs, tant dans les mentions obligatoires que dans le calcul de chaque montant à y faire figurer. Et, si vous repartez du modèle et oubliez d’actualiser le numéro de la pièce, la facture est irrégulière.

Les modèles de factures Dougs à adapter pour votre propre facturation

Dougs est un cabinet d’expertise comptable en ligne, donc un professionnel du chiffre et de la fiscalité, aguerri et habitué aux obligations de facturation. Dougs vous suggère deux modèles de facture à télécharger pour vous lancer. Pour créer une facture, pensez surtout aux mentions obligatoires, à l'adresse de votre entreprise, celle de l'acheteur, la TVA, la date, le numéro de la pièce, la méthode de paiement et la date d’échéance.

Non seulement ces modèles vous aident à adapter vos factures en toute conformité, mais, en plus, Dougs vous propose bien davantage : établir vos factures en ligne avec un logiciel gratuit. Voici pourquoi et comment procéder ainsi.

Pourquoi rédiger ses factures sur un logiciel professionnel gratuit comme Dougs ?

Du côté du format, l'heure est à la digitalisation. C’est donc conseillé de réaliser ses factures directement en ligne, par exemple sur l'interface Dougs, un logiciel de facturation gratuit.

Dougs, l’outil de facturation pour se mettre en route vers la facture électronique

Les factures en ligne de Dougs resteront conformes demain avec le format Factur-X (un PDF accompagné d’un fichier de données structurées). En effet, la réforme fiscale française de 2026-2027 rendra la facture digitale obligatoire pour toutes les entreprises en 2026 ou 2027. Or, Factur-X est un des formats autorisés pour ce processus.

En outre, Dougs vous proposera également les services complets pour la gestion de vos factures électroniques : la transmission et l’archivage gratuits des factures électroniques en tant que plateforme de dématérialisation partenaire. Ainsi, sa filiale API First a obtenu l’agrément provisoire de PDP en octobre 2024.

Une solution de facturation pour simplifier le contrôle des mentions obligatoires

Dougs, en tant qu'expert-comptable en ligne, vous garantit en permanence une parfaite conformité de vos factures avec les règles fiscales françaises. Les mentions obligatoires sont régulièrement actualisées. Un service en ligne et une prestation au prix nul pour éviter d’être mis à l’amende !

Un outil qui répond aux besoins de factures avec ou sans TVA des auto-entrepreneurs

D’autres mentions obligatoires existent également, notamment pour les auto-entrepreneurs non assujettis à la TVA. Le logiciel de facturation gratuit de Dougs intègre ces particularités pour ce type d’entreprise.

Ainsi, la facture d’une micro-entreprise soumise au régime de la franchise en base de TVA doit comporter la mention suivante : “TVA non applicable - article 293 b du CGI.”

De la même manière, des sociétés qui réalisent des livraisons intracommunautaires exonérées de TVA, doivent indiquer sur chaque facture la mention : “exonération de TVA - article 262 du CGI”. C’est également le cas pour les micro-entrepreneurs non redevables de la TVA. Ils doivent alors demander un numéro de TVA intracommunautaire.

Dougs, la solution pour enregistrer simplement chaque facture émise en comptabilité

Chez le fournisseur, les montants HT, TVA et TTC de la facture font partie de l’enregistrement comptable. Le chiffre d'affaires augmente du montant du HT de la facture.

Généralement, l'écriture comptable de la facture de vente se passe toute seule, car le logiciel de facturation s’interface en automatique avec le logiciel de comptabilité. C’est le cas de Dougs, si vous optez pour la comptabilité et la facturation.

Notez qu’en fin d’exercice fiscal, vous devez tenir compte d'écritures d'inventaire. Par exemple, c’est le cas pour des factures de clôture non encore émises ou pour des produits constatés d'avance. Ceci impacte le montant du chiffre d'affaires et donc le résultat de votre entreprise. Mieux vaut confier ces opérations délicates à votre expert-comptable.

Pour le client, la facture payée est enregistrée comme achat de prestations de services ou de marchandises, voire en prestation de sous-traitance.

Vous souhaitez créer une facture simple et gratuite ?

Dougs est une société d'expertise comptable. Aider les entrepreneurs à améliorer la gestion de leur activité est un credo chez Dougs. Avec notre logiciel de facturation en ligne (et de devis), tout est déjà prêt pour vous : chaque mention obligatoire est indiquée. Il suffit de renseigner vos informations et d’extraire le fichier pour l'envoyer à votre client.

Demain, vous bénéficierez de tous les services pour le format électronique, et cela sans débourser d’argent. L'idée de Dougs consiste à simplifier la facturation. Pas de prise de tête, juste l'essentiel pour facturer mieux, plus vite et éviter toute amende. Dougs vous ouvre son application de devis et de facturation. C'est simple et efficace. Mieux, c'est totalement gratuit et vous y accédez en quelques clics.