Frais généraux : le secret d'une gestion d'entreprise efficace
Les frais généraux représentent une part importante des dépenses d’une entreprise, mais leur gestion est souvent négligée. Pourtant, une bonne maîtrise de ces coûts peut avoir un impact significatif sur la rentabilité et la compétitivité. Comment optimiser ces frais sans nuire à l'efficacité des opérations ? Quelles solutions existent pour mieux les contrôler et éviter les gaspillages ? Dans cet article, on va explorer les différentes stratégies pour gérer efficacement les frais généraux et améliorer la gestion financière de votre entreprise, tout en optimisant vos ressources.


Définition : que sont les frais généraux ?
Les frais généraux désignent l'ensemble des dépenses nécessaires au fonctionnement d'une entreprise, mais qui ne sont pas directement liées à la production ou à la vente de biens et services. Ils incluent des coûts tels que le loyer, les salaires administratifs, les fournitures de bureau, les assurances, les services publics et les frais de gestion. Ces charges sont essentielles pour maintenir l'activité de l'entreprise, mais elles ne sont pas directement imputables à un produit ou service spécifique.
Exemple
Imaginons une entreprise de construction spécialisée dans la rénovation de bâtiments. Les frais généraux correspondent aux coûts liés à la gestion des assurances pour la couverture des risques sur tous les chantiers. Les frais liés à la location d'un bureau central où se font les devis et la gestion des projets sont aussi considérés comme des frais généraux.
Ces dépenses ne peuvent pas être attribuées à un chantier spécifique, car elles sont liées à l'activité globale de l'entreprise. Toutefois, elles doivent être prises en compte pour établir les prix des prestations de chaque chantier, afin de s'assurer que l'entreprise couvre l'ensemble de ses coûts et reste rentable.
Les différents frais généraux d'une entreprise
Afin de saisir les écritures d'achat, il est essentiel de regrouper les frais en trois catégories distinctes :
Les frais variables
Les frais variables, contrairement aux frais fixes, dépendent directement de l’activité de l’entreprise. Plus l’entreprise produit ou vend, plus ces frais augmentent. Ils sont directement liés à la production ou à la prestation de services. Voici quelques exemples : les matières premières, la sous-traitance, les consommations d'énergies, l'intérim, etc.
Les frais semi-variable
Les frais semi-variables, aussi appelé semi-fixes, combinent une partie fixe et une partie variable. Ils englobent des coûts qui demeurent constants à un certain niveau d’activité, mais qui peuvent augmenter en fonction de l’utilisation ou des besoins supplémentaires. Ces frais se rapportent par exemple aux factures d'énergies : l’abonnement représente les frais fixes et la consommation se rapporte aux frais variables.
Les frais fixes ou les coûts de structure
Les frais fixes sont des dépenses qui restent constantes, quel que soit le niveau d’activité de l’entreprise. Ces coûts sont indispensables pour maintenir l’entreprise en fonctionnement, et doivent être réglés régulièrement, peu importe les fluctuations des ventes ou de la production. Parmi les frais fixes, on retrouve le loyer, les frais d'assurance ou encore les honoraires de l'expert-comptable.
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Pourquoi analyser et évaluer les frais généraux ?
Analyser et évaluer les frais de gestion est essentiel pour plusieurs raisons :
Pour la fiscalité
L'évaluation de l'analyse permet de diminuer le bénéfice imposable de l'entreprise, ce qui peut réduire l'impôt à payer. Cependant, ces frais doivent être directement liés à l’activité de l’entreprise, et les frais personnels ne peuvent pas être pris en compte. Il est aussi crucial de conserver toutes les pièces justificatives pour garantir la conformité des dépenses.
Certaines entreprises doivent également fournir un relevé détaillé de leurs frais généraux dans leur déclaration fiscale. Cela concerne principalement les sociétés soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou celles ayant opté pour le régime du bénéfice réel en BIC (Bénéfices Industriels et Commerciaux) sous le régime de l’impôt sur le revenu. Ce relevé permet aux services fiscaux de vérifier la légitimité des dépenses et de prévenir d’éventuels abus, notamment concernant les notes de frais.
Pour la gestion
Du côté de la gestion, surveiller les frais généraux est crucial pour le dirigeant, car ces dépenses représentent une part importante du budget de l’entreprise. Un suivi rigoureux permet de maintenir une bonne trésorerie et de garantir que les charges seront toujours couvertes. Il existe aussi de nombreuses façons d'optimiser ces frais, telles que négocier des contrats plus avantageux, automatiser certaines tâches ou réduire les dépenses non essentielles.
Quels sont les frais généraux à comptabiliser ?
Les frais généraux occupent une place essentielle dans la comptabilité d’une entreprise. Pour une gestion budgétaire efficace, le dirigeant doit analyser précisément chaque poste de dépenses. Cette évaluation peut s’appuyer, soit sur le calcul du taux de marge, soit sur des références pertinentes issues de son secteur d’activité.
Les loyers et les charges locatives
L’entreprise, lorsqu’elle loue un bureau ou un local commercial, doit payer un loyer ainsi que des charges locatives. Ces termes sont fixés dans un contrat de bail qui précise les responsabilités du propriétaire et du locataire. Dans le cas où le siège social est domicilié chez les dirigeants, les loyers peuvent également être encadrés par une convention de mise à disposition.
Ces dépenses, souvent fixes, peuvent représenter un coût significatif selon la taille de l’entreprise, le nombre de salariés, la superficie des locaux requis et leur emplacement. Pour les limiter, encourager le télétravail peut s’avérer une solution efficace.
Les frais juridiques
Les frais juridiques sont des dépenses incontournables pour les entreprises, nécessaires à :
- la rédaction des statuts ;
- des mentions légales pour la facturation ;
- des contrats de travail.
Les frais d'assurance
Les assurances représentent une dépense incontournable et fixe pour les entrepreneurs. Ces frais couvrent différentes souscriptions nécessaires, telles que :
- l’assurance responsabilité civile professionnelle ;
- l’assurance des biens de l’entreprise ;
- l’assurance garantie cybersécurité.
Certaines assurances sont également imposées par la loi, en fonction du secteur d’activité :
- La garantie financière pour les agences de voyages et immobilières,
- L’assurance automobile pour les professionnels véhiculés,
- La responsabilité civile décennale ou exploitation pour les métiers du bâtiment.
Les frais bancaires
Toutes les entreprises, à l’exception des auto-entrepreneurs qui peuvent ouvrir un compte bancaire personnel dédié à leur activité, doivent posséder un compte bancaire professionnel. Ce compte engendre des frais fixes mensuels, principalement liés à la tenue de compte.
Outre ces frais de gestion, la banque facture également des commissions sur les transactions effectuées, telles que :
- les commissions de mouvement ;
- les frais d’encaissement par carte bancaire.
En cas de découvert sur le compte, des frais bancaires supplémentaires peuvent être appliqués, augmentant ainsi les charges financières de l’entreprise.
L'achat du matériel
L'achat de matériel constitue une dépense essentielle, quelle que soit la taille de l’entreprise (TPE, PME ou grand groupe). Lorsque le montant de ces acquisitions est inférieur à 500 euros hors taxes, elles sont enregistrées comme frais généraux. Ces dépenses incluent entre autres :
- le matériel informatique ;
- les tenues de travail ;
- les outils ;
- les fournitures de bureau.
Les frais de communication et marketing
Les dépenses liées au marketing et à la communication sont essentielles pour garantir la croissance du chiffre d’affaires. Elles contribuent à planifier des campagnes ciblées, promouvoir la marque, informer les consommateurs sur les nouveautés et attirer de nouveaux clients à moyen et long terme.
Ces frais regroupent une grande variété de services, tels que :
- la création d’un site web réalisée par un web designer ;
- la gestion des réseaux sociaux assurée par un community manager ;
- la conception d’un logo ou d’une charte graphique par un graphiste ;
- la production de supports imprimés (flyers, cartes de visite) par un infographiste ;
- la location d’un stand lors de salons professionnels.
Les frais de déplacement
Les frais de déplacement peuvent être inclus dans les dépenses générales de l’entreprise. Les employés ont la possibilité de se faire rembourser leurs frais de déplacement en soumettant des notes de frais. Ces dernières sont ensuite classées dans les frais généraux par le comptable de l’entreprise et peuvent être considérées comme des charges déductibles.
Ces frais peuvent inclure :
- les frais de carburant et de péages (et/ou frais kilométriques en fonction du régime fiscal) ;
- les frais de repas ;
- le coût du logement pendant les déplacements professionnels.
Les frais d'entretien
Pour garantir le bon fonctionnement et la durabilité du matériel utilisé au sein de l’entreprise, des frais d’entretien ou de réparation peuvent s’avérer nécessaires. Ces dépenses concernent notamment :
- l’entretien des locaux de la société ;
- le nettoyage et l’entretien des véhicules de fonction ;
- la maintenance des équipements informatiques ;
- l’entretien des outils techniques spécifiques au secteur d’activité.
Les frais de prestataire externe et d'intérim
Les frais de prestataire externe concernent le paiement de services fournis par des prestataires externes, tandis que les frais d’intérim représentent les salaires des travailleurs temporaires embauchés pour des missions ponctuelles au sein de l’entreprise. Ces deux types de frais sont comptabilisés dans la catégorie des frais généraux.
Les frais compta
Les frais comptables ne font pas toujours partie des frais généraux, selon la taille de l’entreprise et son chiffre d’affaires. Par exemple, dans le cadre du régime de la micro-entreprise, qui offre une comptabilité simplifiée, l’entrepreneur peut être amené à gérer lui-même ses comptes, en tenant un livre de recettes.
En revanche, pour les entreprises qui doivent établir une comptabilité plus détaillée, faire appel à un expert-comptable devient nécessaire.
Le coût de ces services dépend du type de mission réalisée, qu'il s'agisse de la gestion des bulletins de paie, du volume d’écritures comptables ou de la préparation des bilans annuels.
Comment calculer le coefficient des frais généraux d'une entreprise ?
Le calcul du coefficient des frais généraux d'une société nécessite une analyse minutieuse des différents postes de dépenses. Un expert-comptable est particulièrement qualifié pour réaliser cette analyse en s’appuyant sur les enregistrements comptables de l’exercice précédent, ainsi que sur sa connaissance du secteur d’activité de l'entreprise.
Le calcul consiste à additionner toutes les dépenses engagées (main-d'œuvre, matériaux, etc.) pour déterminer le montant total des frais généraux. Ce montant peut ensuite être exprimé sous forme d'un coefficient ou d'un pourcentage, permettant d'évaluer l'impact de ces frais sur la gestion financière de l'entreprise.
Comment comptabiliser les frais généraux ?
La comptabilisation des frais généraux se fait dans les comptes de classe 6 du plan comptable général. Leur enregistrement a lieu dans le journal des achats selon les étapes suivantes :
- débit des comptes de charges appropriés ;
- débit du compte de TVA déductible, si applicable ;
- crédit du compte 401 « Fournisseurs ».
FAQ sur les frais généraux
Comment déterminer les frais généraux ?
Les frais généraux regroupent les dépenses nécessaires au fonctionnement quotidien d'une entreprise, sans lien direct avec la production. Pour les déterminer, il faut :
- lister les dépenses fixes ;
- inclure les coûts variables ;
- identifier les frais semi-variables.
Une analyse précise des relevés comptables permet d'identifier et de catégoriser ces frais pour une gestion optimale.
Est-ce que les salaires font partie des frais généraux ?
Oui, certains salaires peuvent faire partie des frais généraux, mais cela dépend de leur nature.
- Salaires des fonctions administratives ou de support (comptabilité, ressources humaines, secrétariat) : ils sont considérés comme des frais généraux, car ils ne sont pas directement liés à la production.
- Salaires des employés directement impliqués dans la production (ouvriers, techniciens, etc.) : ils ne sont pas inclus dans les frais généraux, mais plutôt dans les coûts de production.
Les frais généraux sont-ils déductibles fiscalement ?
Oui, la plupart des frais généraux sont déductibles, à condition qu’ils soient engagés dans l’intérêt de l’entreprise et justifiés par des documents (factures, contrats).

Maha est directrice des opérations. Chez Dougs, elle pilote le pôle formation des comptables et assure la coordination des opérations entre les différents services, garantissant une fluidité et une efficacité optimale.
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