Doit on avoir une pièce justificative pour chaque dépense ?

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Une pièce justificative est nécessaire ? En effet, les dépenses doivent, d’une manière générale, satisfaire à plusieurs conditions cumulatives :

  • être exposées dans l’intérêt de l’entreprise,
  • correspondre à une charge effective,
  • être comprises dans les charges de l’exercice au cours duquel elles ont été engagées,
  • et être appuyées de justifications suffisantes,

Sur ce dernier point, l’administration rappelle que tout enregistrement comptable doit être accompagné d’une pièce justificative. Pour l’instant, il faut conserver le support de la pièce justificative. Si vous avez reçu du papier, il faudra le conserver. La loi de finances 2017 a changé cela. Attendons désormais le décret pour la dématérialisation.

pièce justificative

La pièce justificative relative aux achats

La comptabilité doit être justifiée de toute pièce destinée à permettre le contrôle de la réalité des dépenses. La jurisprudence a précisé que  la comptabilité doit être appuyée de pièces justificatives destinées à permettre le contrôle de la réalité des frais et charges portés en déduction du bénéfice imposable (pièces de caisse, reçus, carnets de paie). Les tickets de cartes bleues ne servent à rien. Ce sont les factures qu’il faut conserver.

Si vous n’avez pas de facture libellée au nom de votre société, vous pouvez être sanctionné dans le cas d’un contrôle fiscal. Nous vous invitons dans ce cas à conserver tout document utile pour le prouver. Mais cela restera à l’appréciation du contrôleur.

Les sanctions applicables en cas de défaut de production de pièce justificative

Le défaut de production de pièces justificatives peut entraîner le rejet de la déduction de la charge. Autrement dit, votre charge sera réintégrée aux résultats imposables de votre entreprise. La pénalité sera au minimum de 10%. Nous parlons de minimum car si votre comptabilité n’est pas appuyée de pièces justificatives probantes en quantité suffisante, l’administration fiscale peut faire un rejet total de votre comptabilité.  Autrement dit, c’est une remise en cause de votre entreprise car l’administration peut déclarer un nouveau bénéfice fiscal et ce sera à vous de prouver le contraire.

À propos de l'auteur : Sarah Jaouani est responsable de la comptabilité et cofondatrice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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