Comptabilité : doit on avoir une pièce justificative pour chaque dépense ?

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En tant qu’entrepreneur, vous êtes régulièrement amené à effectuer des dépenses pour les besoins de votre activité. D’un point de vue comptable, il est important d’en garder une traçabilité, notamment pour pouvoir les déduire. Mais devez-vous obligatoirement conserver les pièces justificatives de chacune de vos dépenses ? Dougs vous répond !

Comment savoir si mes dépenses sont déductibles ?

Pour être déductibles, vos dépenses doivent, d’une manière générale, satisfaire aux conditions cumulatives suivantes :

  • être exposées dans l’intérêt de l’entreprise ;
  • correspondre à une charge effective ;
  • être comprises dans les charges de l’exercice au cours duquel elles ont été engagées ;
  • être appuyées de justifications suffisantes.

Sur ce dernier point, l’administration rappelle que tout enregistrement comptable doit être accompagné d’une pièce justificative. Pour l’instant, il faut conserver le support de la pièce justificative. Si vous avez reçu une facture papier, il faudra la conserver sous ce format. Mais la loi de finances pour 2017 facilite la conservation des justificatifs sous un format dématérialisé. Un décret sur la dématérialisation est depuis paru

Important : conservez toutes pièces justificatives relatives à vos achats

Votre comptabilité doit être justifiée par toute pièce permettant le contrôle de la réalité de vos dépenses. La jurisprudence précise en effet que la comptabilité doit être appuyée de pièces justificatives destinées à permettre le contrôle de la réalité des frais et charges portés en déduction du bénéfice imposable (pièces de caisse, reçus, carnets de paie). Attention, les tickets de cartes bleues ne servent à rien ; ce sont les factures qu’il vous faut conserver.

En cas de contrôle fiscal, si vous n’avez pas de facture libellée au nom de votre société, vous pouvez être sanctionné. Nous vous invitons donc à conserver tout document utile pour prouver vos achats… mais la sanction restera à l’appréciation du contrôleur.

Quelles sanctions applicables en cas de défaut de production de pièces justificatives ?

Le défaut de production de pièces justificatives peut entraîner le rejet de la déduction de la charge. Autrement dit, votre charge sera réintégrée aux résultats imposables de votre entreprise. La pénalité sera au minimum de 10 %. 

Nous parlons de minimum car si votre comptabilité n’est pas appuyée de pièces justificatives probantes en quantité suffisante, l’administration fiscale peut faire un rejet total de votre comptabilité. Autrement dit, c’est une remise en cause totale du bénéfice déclaré par votre entreprise et l’administration va recalculer un nouveau bénéfice fiscal selon ses propres méthodes. Vous pourrez contester le bénéfice ainsi calculé par l’administration, mais ce sera à vous de démontrer que des erreurs ont été commises par le fisc ce qui, en pratique, est assez difficile. 

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Besoin d’aller plus loin sur le sujet des charges déductibles ? Consultez notre article : Peut-on tout passer en charge dans son entreprise ?
Sarah Jaouani
À propos de l'auteur : Sarah Jaouani est responsable de la comptabilité et cofondatrice chez Dougs, l'expert-comptable en ligne qui vous simplifie la vie. Découvrez comment Dougs rend votre compta automatique et sans paperasse.
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