Pourquoi éviter la facture rectificative dans les faits ?

Qu’est-ce qu’une facture rectificative dans l’esprit ?

L’erreur est humaine et peut concerner vos factures, quel que soit le montant, le motif, la date (avant ou après validation ou paiement par le client). De nombreuses raisons peuvent conduire à constater une anomalie, y compris au niveau des mentions obligatoires. Se pose alors la question de savoir comment corriger le document.

Que signifie rectifier une facture ?

Vous pourriez croire qu’une facture rectificative correspond tout simplement à une facture qui comporte des erreurs et que vous modifiez pour la rendre conforme. Mais, dans les faits, c’est plutôt une autre pièce, avec son propre numéro, qui vient annuler et remplacer la facture erronée.

Sauf à réaliser sa facture sur un tableur, un traitement de texte, voire à la main, c’est matériellement impossible de prendre la facture initiale, de la raturer ou de compléter les mentions manquantes. En outre, vous verrez, dans la suite de l’article, qu’émettre des factures à des clients professionnels de cette manière sera bientôt non conforme sur le plan fiscal.

Dans quels cas une entreprise souhaite-t-elle modifier une facture client ?

Voici des raisons qui peuvent conduire à corriger une facture :

• facture non conforme aux conditions prévues dans le devis signé ou le bon de commande ;
• mentions obligatoires sur facture, erronées ou manquantes ;
• erreur sur le taux de TVA appliqué pour un article ou produit vendu ;
• quantité erronée de marchandises facturées par rapport au bon de livraison ;
• refus des biens livrés par le client (retour), par exemple pour un souci de qualité ;
• coordonnées du client à corriger (numéro de TVA, adresse de facturation, etc.) ;
• omission de la mention et de la déduction des factures d’acompte.

Quelle est la différence entre une facture rectificative et un avoir ?

La notion de facture rectificative implique que les montants et mentions qui figurent sur la facture sont corrigés et donc corrects, par rapport à la facture erronée d’origine. En revanche, la facture d’avoir correspond à l’annulation partielle ou totale de la facture de départ.

En fait, les deux concepts se complètent. Vous comprendrez que la meilleure manière de vous y prendre consiste à annuler la pièce par un avoir, puis à émettre une nouvelle facture.

Est-il possible de rectifier une facture ?

Vous percevez bien le besoin de modifier et corriger parfois des factures. Mais, est-ce légal et comment s’y prendre ? Plusieurs cas de figure existent.

Facture émise sur Excel ou Word : des rectifications possibles, mais un schéma bientôt non conforme

Vous avez peut-être l’habitude de créer vos factures sur traitement de texte ou tableur. ? En cas d’anomalies détectées par vos clients ou par vous-même, vous vous dites que la facture rectificative est ultra-simple à réaliser. Il vous suffit de reprendre le fichier Word ou Excel, d’apporter les modifications et de réimprimer. Attention toutefois ! Si la pièce est déjà enregistrée en comptabilité, cette pratique est à bannir, surtout si le montant de la facture, HT, ou TTC, diffère de la pièce initiale.

De toute façon, ce système de facturation doit disparaître dans les prochains mois. Même pour un modèle de facture d’auto-entrepreneur, Dougs recommande d’éviter ces pratiques encore très répandues. En 2025, avec la réforme de la facture électronique, vous aurez l’obligation d’adopter un logiciel de facturation afin d‘établir des factures conformes, dans leur format, leurs mentions et leur mode de transmission.

Par exemple, Dougs, cabinet d’expertise comptable à distance, propose une solution de facturation en ligne gratuite, sans aucun engagement. C’est la meilleure manière d’oublier le modèle de facture Excel auquel vous avez pris l’habitude.

Notion de facture validée, avec ou sans erreurs, dans un logiciel de facturation

Vous vous demandez comment faire une facture conforme et sécurisée ? Avec un logiciel de facturation pour émettre factures et devis, vous ne disposez pas de la souplesse d’Excel ou Word, et pour cause !

Un outil conforme et sécurisé comporte souvent une étape de préparation et une étape de validation. Généralement, c’est impossible d’éditer la pièce pour la communiquer au client sans la valider. Ce processus a pour effet de rendre le document non modifiable, sans aucune possibilité de revenir en arrière.

Cette facture doit alors s’enregistrer en comptabilité en l’état. Pour émettre une pièce rectificative, vous devez donc l'annuler par un avoir, puis créer une nouvelle facture avec un nouveau numéro. Ce processus constitue la norme.

Oubliez la facture rectificative au profit de l’avoir et de l’émission d’une nouvelle facture

Vous l’aurez compris, dans un avenir proche, le logiciel de facturation et de comptabilité deviendra obligatoire pour vos factures.

N’écoutez pas tout ce qui se raconte sur ce que la facture rectificative doit comporter

Vous rencontrez parfois des articles qui disent que vous pouvez modifier une facture émise si le client ne l’a pas encore payée. Mais, ce n’est pas ainsi que fonctionnent les outils de facturation. Avec l’éradication des factures sur Word ou Excel, ces pratiques disparaîtront. Il ne sera plus possible de réaliser une facture rectificative de cette manière.

Pour les micro-entreprises aussi, adopter un tel logiciel pour ses factures deviendra incontournable, y compris pour ceux qui sont au régime de la franchise en base. En effet, la dématérialisation des factures obligatoire s’applique également à ces professionnels, même s’ils ne facturent pas la TVA à leurs clients.

Avec un système de ce type, rectifier une facture déjà émise, voire comptabilisée et même payée par le client, devient mission impossible. Vous adoptez alors les méthodes classiques et sécurisées, tant pour la comptabilité que pour la TVA. Vous émettez un avoir et créez une nouvelle facture qui vient remplacer la première erronée.

Adoptez les bonnes pratiques administratives pour simplifier la comptabilité, la TVA et le suivi client

Le fait de procéder ainsi pour rectifier une facture qui comporte des erreurs rationalise le fonctionnement de votre gestion administrative. La facture validée porte un numéro chronologique et est non modifiable. Elle ne peut pas faire l'objet d‘une suppression pure et simple, ce qui générerait un manque dans la numérotation. Elle entre en comptabilité, même si le client n’émet aucun règlement pour cette pièce.

Aussi, vous créez un avoir pour annuler cette facture. Il comporte la référence à la pièce erronée. Vous émettez ensuite une facture conforme et sans erreurs. Ces deux documents adressés au client entrent dans votre comptabilité, comme dans celle de l’acheteur.

Le mariage dans les comptes de la facture initiale et de l’avoir permet de solder l'opération en comptabilité. Ceci s’appelle un lettrage du compte client. Ainsi, l'état du compte montre seulement la facture rectifiée émise, en attente de l’encaissement de la somme prévue. En cas de relance de la facture auprès du client, seule cette dernière pièce émise est due et réclamée.

La TVA mentionnée sur la facture de départ s’annule grâce à l’avoir. Finalement, seule la taxe portée sur la facture rectifiée est à reverser à l'administration fiscale, à la date habituelle, selon votre régime de TVA.

Préparez-vous à la facturation électronique et à la gestion des statuts de facture

L’arrivée de la facture électronique en France sécurisera les transactions entre les entreprises. Un des objectifs consiste à lutter contre la fraude fiscale en matière de taxe à la valeur ajoutée. Mais, c’est aussi une opportunité formidable de rendre les transactions commerciales plus fluides, sécurisées et transparentes, sur le plan administratif.

La réforme comporte l'obligation de transmettre entre client et fournisseur les statuts de factures. Par exemple, lorsque la pièce est en litige, le client doit informer électroniquement son fournisseur. Ce sont les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), comme celle de Dougs, qui transmettront ces informations.

La facture rectificative constitue un faux problème. Face à une facture envoyée, réglée ou non, quels que soient le montant ou la nature de l’erreur, l’important est d’émettre un avoir, puis d’établir une nouvelle facture conforme. Avec des outils qui respectent les nouvelles exigences fiscales, commencez par vous entraîner à réaliser votre facturation en ligne en toute sérénité. Vous aurez franchi un grand pas pour la facturation électronique de demain dans votre entreprise.

En plus, chez Dougs, tout ce processus n’a pas de prix, vu que c’est gratuit, tout comme notre future plateforme PDP. Pourquoi se priver d’un tel système pour vos opérations commerciales ? Inscrivez-vous ici pour créer votre première facture irréprochable en ligne.